Coronavirus – Boomerang für die verpasste Digitalisierung?

Die Corona-Krise und die damit verbundene Anweisung Home Office zu machen bzw. anzubieten, erwischt viele Schweizer Unternehmen eiskalt.

Seit einigen Tagen, speziell seit dem 16.03.2020, zeigt sich, dass viele Unternehmen mit dem Thema Home Office heillos überfordert sind. Was an Digitalisierung in den letzten Jahren verschlafen wurde, kommt wie ein rasiermesserscharfer Boomerang zurück.

Bereitschaft für Remote Work gering

Eine Studie von Oracle aus dem Jahr 2018 zeigt, dass nur rund ein Drittel der befragten Unternehmen plante, innerhalb der nächsten 3 Jahre «remote working» einzuführen.

In der aktuellen Situation, in der ein Grossteil der Büro-Arbeiter im Home Office ist, werden die Verantwortlichen sehr deutlich mit den Herausforderungen konfrontiert.

Nicht nur, dass die Mitarbeiter sich nicht gewohnt sind, ihre Arbeit ausserhalb des Büros zu erledigen, sie verfügen auch nicht über die entsprechende Infrastruktur.
In Nacht und Nebelaktionen werden Laptops für alle organisiert, VPN-Zugänge aufgeschaltet, Office 365 eingeführt, usw. Wenn überhaupt…

Ich selbst stelle in Gespräch mit meinen Kunden fest, dass es nicht nur die kleinen Unternehmen sind, die Schwierigkeiten haben, sondern gerade die grossen Unternehmen, die sich die letzten Jahre hinter dem Argument der Sicherheit und Compliance versteckt haben, die Mitarbeiter nun im Regen stehen lassen.

Eine starre und veraltete IT-Infrastruktur erschwert den Mitarbeitern ein unkompliziertes Arbeiten von zu Hause mit allen benötigten Zugriffen und der Möglichkeit mit externen Personen Online-Meetings abzuhalten. Weiter kommen fehlende Berechtigungen dazu, nichts darf heruntergeladen oder installiert werden. Wenn vorgängig keine spezifischen Plattformen für Online-Meetings genutzt wurden, sind die Zugänge zu den bekannten Providern meist blockiert.

Weniger als die Hälfte vorbereitet

Ein weiteres Ergebnis der Oracle-Studie besagt, dass weniger als die Hälfte der Organisationen Tools für die Zusammenarbeit ausserhalb des Büros zur Verfügung stellt.

Dies zeigt, dass Home Office oder Arbeiten von ausserhalb des Büros tatsächlich kein fester Bestandteil unserer Arbeitskultur ist. Unterstützt wird dies auch durch die Aussage von Oliver Wymann, der diese Frage aktuell im März 2020 in der Schweiz gestellt hat. Nur für gerade 40% ist Home Office über längere Zeit überhaupt möglich.

Nun, es nützt alles Jammern und mit dem Finger zeigen nichts, Lösungen müssen her, und zwar möglichst rasch. Die aktuelle Lage wird noch mindestens einen Monat andauern, wenn nicht sogar länger.

Was können also Unternehmen tun, um Ihre Mitarbeiter so gut wie möglich zu unterstützen und ihnen das Arbeiten zu erleichtern?

Gedanken und Inputs für Entscheider und Geschäftsführer

Hier kommen einige Denkanstösse für diejenigen, welche derzeit noch entscheiden müssen und die Verantwortung tragen.

Kommen Sie in ein Start Up-Mindset

Will heissen, gehen Sie Herausforderungen ganz frisch und ohne Vorbelastung an. Versuchen Sie gedankliche Altlasten abzulegen. Grundsätze wie «das haben wir noch nie gemacht», «so schnell geht das nicht», etc. Vergessen Sie das! Handeln und denken Sie wie ein Start Up. Es geht um Schnelligkeit, um Wendigkeit, um Innovation und um Umsetzung. Sie werden erstaunt sein, was alles möglich ist, wenn man sich von alten Zöpfen befreit hat und einfach mal macht.

Fragen Sie nach Unterstützung

Wenn Sie es allein nicht können, holen Sie Hilfe. Es ist völlig ok, wenn Sie nicht wissen, wie man O365 effizient nutzt. Oder welche kostenlosen Tools es gibt, die man rasch und unkompliziert nutzen kann, ohne irgendwas installieren zu müssen.

Es gibt genügend Unternehmen, die gerne helfen wollen und das nötige Know-How mitbringen. Fragen Sie einen Profi und lassen Sie sich helfen.

Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitern

Ich bin überzeugt viele Ihrer Mitarbeiter hätten gute Ideen und wüssten diese auch umzusetzen. Fragen Sie sie doch mal. Lassen Sie sie machen. Profitieren Sie vom Schwarmwissen, welches es in Ihrem Unternehmen gibt. Nichts boostet die Motivation eines Mitarbeiters mehr, als das Vertrauen der Geschäftsleitung und die Freiheit eine geniale Idee umsetzen zu dürfen. Zusammen neue Wege gehen heisst die Devise. Vertrauen schafft viel mehr Innovation als Kontrolle. Lassen Sie es zu.

Lockern Sie die Internet-Restriktionen

Ja, das braucht Überwindung und vielleicht entspricht es nicht Ihren üblichen Guidelines, aber es ist ein unglaublicher Quick-Win! Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, sich ihren Arbeitsalltag so angenehm wie möglich zu gestalten. Dazu gehören Webex-Tools und auch News-Seiten, um up to date zu bleiben. Ich bin überzeugt, das Vertrauen wird nicht ausgenutzt, sondern geschätzt. In aussergewöhnlichen Zeiten braucht es aussergewöhnliche Massnahmen.

Nutzen Sie die Krise als Chance

Digitalisierung betrifft uns alle und ist für jedes Unternehmen notwendig. Egal wie gross oder klein, egal welche Branche. Diese Krise zeigt uns das ungeschönt. Nutzen Sie jetzt aber diese Zeit als Chance und investieren Sie in Ihre IT-Infrastruktur und in Ihre Arbeitskultur. Ja, das kostet Geld und Zeit, aber gerade in schwierigen Zeiten sind Investitionen wichtig, um gewappnet zu sein für eine nächste Welle. Von der ich nicht hoffe, dass sie kommt, aber es ist davon auszugehen. Implementieren Sie die nötige Technik, damit Ihre Mitarbeiter mühelos von zu Hause arbeiten können, führen Sie Kollaborations-Tools ein, die zukünftig auch im Büro genutzt werden. Arbeiten Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern an einer neuen Firmenkultur. Welche Tools das sein werden und welche Kultur zu Ihnen passt, dazu wurde schon viel geschrieben. Auch hier empfehle ich sich an einen Spezialisten zu wenden, der Sie auf diesem Weg begleitet und unterstützt. Lassen Sie die Mitarbeiter nicht allein, binden Sie sie ein, gehen Sie gemeinsam durch diese schwierige Zeit und kommen Sie gestärkt aus dieser Krise. Mit erhobenem Haupt, bereit dem nächsten Sturm entgegenzutreten in der Sicherheit, ihn zu überstehen und jede Herausforderung zu meistern.

Bleiben Sie in Bewegung. Stillstand wäre ein falsches Signal an Ihre Mitarbeiter, Ihre Kunden und Ihre Partner. 

Graziana Müller

Mit 20 Jahren Verkaufs-Erfahrung im Rucksack hat sich Graziana Müller im Jahr 2019 selbständig gemacht und unterstützt Startups und Kleinunternehmen mit “Sales as a Service”. Nebst allen Themen rund um eine moderne Verkaufsorganisation interessiert sie sich auch für die neuen Arten der Zusammenarbeit und Organisationsformen. Für sie steht der Mensch immer im Zentrum und somit im Fokus ihres Tuns.