回到未来–用3个步骤优化流程

如何从反应到再次行动

不断地对变化作出反应是令人疲惫的。如果在前一个变化完成之前就开始下一个变化,可能会有相当大的颠簸。在这里,你将学习如何通过回顾性的工具来稳定局势、优化流程并重新开始行动。

作为敏捷方法的一部分,回顾性工作并不是什么新鲜事。作为经验教训,回顾性研究通常在项目结束时进行–尽管是不情愿的。

今天,回顾性工作更注重于改进和效率潜力,而不是缺陷和未实现的里程碑。而且,它也可以奇妙地用于项目之外的时间段和过程。

背景介绍

作为一种从经验中学习的形式,回顾性工作的流行归功于敏捷方法Scrum。在Scrum中,一个跨学科的团队开发一个产品(最初是软件),其开发阶段以短周期(”迭代”)的可部署方式交付。在每个周期结束时,团队会回顾并问自己在下一个周期要从中学到什么。

Scrum使用了很多精益管理的元素,包括这个。持续改进的做法包括为要进行的活动寻找最佳做法,在团队中分享这些做法,并进一步发展这些做法(Kaizen)。

这种方法也出现在回顾中,它允许一个更开放的视角,从而也扩大了积极经验。

工艺优化程序

准备工作

回顾性工作涉及一项具体的任务,例如一个项目部分或一项业务的流程。这个话题总是从三个角度来看。

  • 积极的/促进的。哪些是好的,应该保留?
  • 负面的/阻塞的。哪些是不好的,应该停止?
  • 潜力/加强。还有什么可以改进的?

这些准备工作有助于最终以具体的措施来完成回顾性工作。

  • 与其说是 “审查1年的科罗纳措施”,不如说是 “审查1年的生产中的距离和卫生措施”,”……客户服务中的家庭办公室”,”……人事领域的轮流值班”,等等。
  • 这同样适用于小组的规模:将一个大的小组划分开来,让3-8人的小组集中讨论子课题。
  • 回顾性检查可以在现场或虚拟中进行。在这两种情况下,重要的是什么。
    • 选择一个能防止干扰的时间和地点,让参与者专注于研讨会,并且不诱使他们去参加其他事情。例如,不要在典型的家庭时间安排虚拟会议。
    • 你还需要一块板子来一起工作,在现场用便条和笔,否则就用虚拟白板(选择:见头脑风暴工具)。
  • 由不属于团队的人进行专业协助有以下好处。
    • 中立创造了一个宽松的氛围,参与度更均匀,结果更平衡。
    • 参与者可以完全专注于内容。
    • 从外部的角度查询,可以提高清晰度。
    • 具有明确结构的专业讨论管理在短时间内提供高质量的结果。

第一阶段:收集信息

  • 小组首先建立一个共同的知识水平:我们谈论的是什么时期,我们关注的是话题的哪些方面?
  • 每个人都会记下对他们来说意义非凡的经历。
    收集黑板上的笔记。如果是一个较长的时间段,这些笔记可以收集在事件时间轴上(见图)。
  • 为了捕捉心情,以后还可以将其与经历联系起来,团队成员还可以在时间轴下画出心情曲线(见图)。
回顾性阶段1--收集信息
收集客户旅程信息的例子 – 来源:自己的表述
  • 笔记逐一简要介绍给小组,并加以解释。

第二阶段:获得知识

一种特别简单的回顾形式是 “开始-停止-继续”。它通过3个步骤令人惊讶地快速提供第一手资料。

  1. 在黑板上形成 “开始–停止–继续 “三栏。
  2. 现在小组互相询问每个音符的情况。
    • 我们是要继续(Continue)还是停止(Stop)?注释被移至适当的栏目。
    • 是什么导致了这种经历?我们需要做什么来继续或阻止它?答案被添加到注释中。
    • 我们还能做什么来加强积极因素或防止消极因素?这些项目进入 “开始 “栏。
  3. 如果不这样做的话,就会变得太过混乱,就按主题对笔记进行分组。

当然,你也可以简单地让经验保持原样,即不将其归入三类中的任何一类,如果团队不能影响该点或不能将其转移到团队。

例如,”我终于又有时间在上班前去慢跑了 “这样的说明,对所有团队成员来说,不一定要有行动。但是,如果有几个同类的笔记,这可以总结为,例如,实现 “我们喜欢在相同的工作时间内,能够根据我们的想法更好地利用自由时间”。而这之后可能会有一个问题,那就是这个加分点在未来如何保持。

第三阶段:商定措施

在以这种方式处理了所有的调查结果后,最后阶段是就加强、避免或创造新的要点的措施达成一致。

  • 该小组决定哪些项目是最重要的。最简单的方法是用积分查询,每个人都标记出对他们来说最重要的3-5个条目。这就导致了议题的优先次序的确定。
  • 现在投票选出最重要的5-10个议题(取决于小组的规模和议题的数量)。
    • 实施这一主题的首要步骤是什么?重要的是,不要陷入对各个步骤的详细讨论中。如果实施路径仍然过于分散,第一步将是由一个小团队来制定实施方案。
    • 谁在接管?
    • 应该在什么时候实施(如果是较大或较不明确的问题:小组应该在什么时候就新信息的下一步达成一致)?

有了这些未来的具体改进步骤,回顾性工作就完成了。现在就安排后续预约,这增加了实际执行措施的动力。

提示和变体

防责

在试图确定原因时,总是会发生小组陷入内疚的问题中。在这些情况下,要关注事实而不是相关人员。

  • 如果有人做错了什么。这怎么能避免呢?
  • 继续问为什么(最多五次),以达到触发的目的。一个错误发生在一个人身上。为什么?因为这个人当时心不在焉。为什么?因为办公室的情况是这样的,很难集中精力。等等。

放大积极因素

特别是在 “继续 “类别中,让 “继续 “保持现状是很诱人的。如果你在这些点上也继续提问,该方法就会形成附加值。

  • 我们如何确保它保持这种状态?
  • 这是否可以成为更美好事物的起点?

专注于未来

特别是当许多负面经验难以用个别措施消除时,不同的提问方式会很有用。与其问:”什么是积极的或消极的?”人们可以更多地向前看。

  • 在这整个话题中,我们究竟有什么目标?
  • 什么可以帮助我们,什么可以阻碍我们达到这个目标?
  • 我们能做什么?

花时间

不能一刀切地规定正确的期限。对于非常小的问题和小组(例如一个新的聊天应用程序的2周试验的经验),1到1.5小时是完全足够的。如果回顾展需要一整天的时间,那肯定是太长了。有了虚拟回顾会议,还必须更频繁地安排休息。

把主要的部分时间放在获得知识上。如果话题还很有存在感,而且范围不大,那么收集信息就可以在15分钟内完成。

然而,不要通过推迟商定措施来偷工减料,因为这样一来,到那时投入的时间就浪费了。如果时间不足,最好将第二阶段的个别课题推迟到以后的回顾性工作中,然后只在一个子集–但包括措施–上做文章。

总结

回顾性分析是一种简单的手段,可以从经验中学习,并将积极的发展作为持续改进的跳板。

它们提供了改善服务或产品质量的机会,而不必启动大型变革项目。

同时,他们培养团队的凝聚力和信任,从而促进团队工作和学习。

通过这种方式,你甚至可以经常在不断变化中领先一步。试试吧!

Corinna Hischke ist Diplom-Informatikerin mit ungewöhnlich vielseitigem Background. Als Expertin für Team-Prozesse kombiniert sie People-Skills mit Organisation auf digitalem Insider-Niveau. Über Workshops, Coaching und Beratung liefert sie inspirierende Impulse und praxisnahes Know-How für Führungskräfte, immer mit dem Fokus auf Umsetzbarkeit im jeweiligen Umfeld.

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