Umsatzprognosen im digitalen Vertrieb – Besserer Verkauf dank Daten

Wie Umsatzprognosen helfen den digitalen Vertrieb zu verbessern

In einer idealen Welt arbeiten Teamleiter mit vollständigen, umfangreichen und aktuellen Daten zu sämtlichen Leads in der Pipeline. Sie haben darüber hinaus ein tiefergehendes Verständnis über historische Entwicklungen im Vertrieb, kennen die Marktbedingungen und haben alle externe Faktoren, welche sich potenziell auf den Umsatz auswirken, im Blick. In dieser perfekten Welt werden das Wissen und die Daten anschließend mittels moderner Technologie analysiert, um passgenaue Prognosen für den zukünftigen Umsatz zu erzielen.

Ein schönes Szenario, die Wirklichkeit sieht aber anders aus: Die Welt ist nunmal nicht ideal – und Prozesse wie der beschriebene sind eher selten. In der Regel hält nicht jeder Mitarbeiter seine Daten auf dem aktuellen Stand und nicht immer hat der Teamleiter die Trends und neue Entwicklungen am Markt im Auge. Ergo wird man im Arbeitsalltag selten mit punktgenauen Datensätzen starten. Verkaufsprozesse variieren stetig und Tools für die Umsatzprognose sind selten flexibel genug, um sich den kaum vorhersagbaren Gegebenheiten anzupassen.

Doch trotz dieser Unwägbarkeiten sind Umsatzprognosen ein elementarer Bestandteil des Vertriebs – sowohl in kleinen Startups als auch im Mittelstand oder in großen Unternehmen. Führen all diese Unternehmen nun einen Kampf gegen Windmühlen? Nein. Glücklicherweise können der digitale Fortschritt in Form von CRM- und Prognosetools  sowie einige Tricks und Kniffe den Prozess vom Rohdatensatz zur fertigen Umsatzprognose deutlich vereinfachen:

 

1. Top-Down-Kommunikation ist nicht mehr zeitgemäß

In der heutigen Zeit fällt dem Team eine zentrale Rolle in den jeweiligen Abteilungen zu. Top-Down-Ansätze – der Vorgesetzte trifft Vorgaben, die der Mitarbeiter erfüllt – sind längst überholt. Wie aber arbeitet jeder Einzelne im Team zuverlässig und kontinuierlich? Schließlich gehören zum Vertrieb auch manuelle (und oft trockene) administrative Aufgaben – etwa das Archivieren und Ablegen von Daten. Aufgaben, die vielleicht nicht immer Spaß machen, aber für den funktionierenden Arbeitsalltag unabdingbar sind.

Um die Motivation der Mitarbeiter, für die trockene administrative Arbeit zu steigern (und damit auch die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich daran halten), ist es wichtig, dass die Kollegen die Vertriebsabläufe und -prozesse verstehen. Dafür muss den Mitarbeitern der Wert und die Idee hinter diesen Abläufen bewusst sein. Das Wieso ist heutzutage genauso wichtig wie das Was und das Warum.

Das müssen Teamleiter in ihren Erwartungen und Vorgaben an das Team entsprechend kommunizieren. Die entscheidende Frage für sie lautet: Bin ich mir wirklich sicher, dass meine Mitarbeiter verstehen, wie wichtig diese Abläufe eigentlich sind?

 

2. Absatzprognosen sind jedermanns Problem

Wie verdeutlicht man nun aber den Mitarbeitern am effektivsten die Relevanz der administrativen Aufgaben und die Bedeutung von pünktlichen und sorgfältigen Eingaben? Die Lösung: Man bindet sie in den Prognoseprozess ein. Die Absatzprognose wird damit ein Problem des ganzen Teams. Erfahren die Mitarbeiter die Probleme von ungenauen Daten für die Umsatzprognose am eigenen Leib, steigert das ihre Motivation, die administrativen Aufgaben pünktlich und sorgfältig zu erledigen.

 

3. Führungskräfte gehen mit gutem Beispiel voran

Eigentlich eine Selbstverständlichkeit, aber man kann es nicht oft genug wiederholen: Führungskräfte müssen mit gutem Beispiel vorangehen. Viele Vertriebsleiter halten sich selber nicht an die hohen Maßstäbe, die sie an ihr Team legen. Kein Wunder, dass solch eine mangelhafte Vorbildfunktion schnell Fleiß und Sorgfalt des ganzen Teams senkt. Trägt der Chef seine Daten aber selbst stets pünktlich und sorgfältig ein, motiviert er das Team, seinem Beispiel zu folgen.

 

4. Nicht nur interne Daten zählen – externe Faktoren müssen berücksichtigt werden

Sobald die administrativen Aufgaben konsequent und sorgfältig erledigt werden, wird der Blick auf die Datensätze gelegt. Sie sind die Grundlage der Prognose. Mehr aber auch nicht: Schließlich ist der Vertrieb komplex. Am Ende wirken sich nicht nur die Informationen der Mitarbeiter über Deals, Leads und Co. auf den Umsatz aus, sondern auch zahlreiche externe Faktoren unabhängig von den internen Daten. Diese Faktoren müssen recherchiert, analysiert und in die Umsatzprognose eingebunden werden. Grundsätzlich gilt es, so viele externe Faktoren wie möglich im Blick zu halten, die folgenden sind das Minimum:

  • Die vorherigen Conversion Rates der Firma
  • Saisonale Unterschiede im Vertrieb
  • Alle derzeitigen Trends des Vertriebs
  • Aktuelle Entwicklungen der eigenen Branche
  • Verschiebungen in der Weltwirtschaft
  • Der eigene Launch-Schedule
  • Die eigenen Pläne im Marketing
  • Urlaubszeiten und Ferien

 

5. Digitale Hilfsmittel unterstützen bei der Umsatzprognose

Als nächstes werden die gesammelten (internen und externen) Daten analysiert und verstanden – die Umsatzprognose wird erstellt. Die Digitalisierung und die Entwicklung diverser digitaler Tools bieten die Möglichkeit, diesen Erstellungsprozess zu vereinfachen und zu beschleunigen.

CRM-Software bietet für die Konzeption von Umsatzprognosen einige Vorteile und unterstützt die verantwortliche Person mit wichtigen Informationen bei der Berechnung des Umsatzes. So lassen sich zeitliche Abfolgen auf diese Weise genauer bestimmen – zum Beispiel, welche Deals als nächstes abgeschlossen werden, in welcher Zeitperiode die einzelnen Verkaufsprozesse den nächsten Schritt erreichen oder auch welche Deals den größten Wert besitzen. Moderne Tools können diese Daten innerhalb von Sekunden erfassen, analysieren und Wahrscheinlichkeiten errechnen, welche der Nutzer für die Umsatzprognose verwenden kann.

Generell gilt: Je mehr Daten zur Verfügung stehen, desto genauer wird die Prognose. Auf diese Weise können die Vertriebsleiter innerhalb kurzer Zeit erkennen, wie viel Umsatz bereits generiert wurde, wie viel noch generiert wird und an welchen Stellen es im Team und bei den Verkäufen hapert.

 

6. Flexibilität der Software ist ein wichtiger Faktor

Wie gesagt: Zahlreiche Unwägbarkeiten im Vertrieb wirken sich kurzfristig auf die Umsatzprognosen aus. Daher sind Flexibilität und Anpassbarkeit wichtige Anforderungen an Prognosetools. Starre Prognosetools sind nur solange ein probates Mittel, wenn Produkte direkt bei der Lieferung bezahlt werden. Doch wie eingangs erwähnt, sind Theorie und Praxis nur selten kohärent und verschiedene Zahlungszeiträume, Abrufmengen und Fristen im Vertrieb gang und gäbe. Es ist daher häufig jede Menge zusätzliche Arbeit erforderlich, um den Zeitraum zwischen Verkaufsabschluss und Bezahlung zusätzlich in die Prognose einzurechnen. Mit flexiblen und anpassbaren Tools können solche Faktoren einfacher eingerechnet und in der Prognose berücksichtigt werden.

 

7. Ein Blick über den Tellerrand

Viele CRM-basierte Prognosetools sorgen aber nicht nur für mehr Flexibilität. Sie verschaffen Vertriebsmanagern zugleich einen Überblick über den derzeitigen und zukünftigen Umsatz. Denn in CRM-Tools legen Vertriebsmitarbeiter auch Informationen über ihre aktuellen Verkaufsprozesse, Deals und Leads ab. Per Mausklick können die Teamleiter so zwischen den Pipelines ihrer Mitarbeiter umherschalten und somit etwa Sackgassen oder Probleme identifizieren und rechtzeitig auf ihre Mitarbeiter eingehen. Lösungsorientiertes und effizientes Arbeiten wird erleichtert und hilft dabei, den aktuellen und künftigen Umsatz zu steigern.

 

8. Die Daten von verschiedenen Blickwinkeln betrachten

Die Übersichtlichkeit, welche CRM- und Prognosetools bieten, hilft auch dabei, die Daten aus verschiedenen Perspektiven zu betrachten. Filterfunktionen spielen dabei eine wichtige Rolle. Typische Filter sind der Start des Deals oder der für den Lead zuständige Verkäufer. Teilweise geben solche Filter Aufschluss darüber, ob zukünftig mit Umsatz aus Deals zu rechnen ist, welche in der vergangenen Zeit auf Eis lagen. Manchmal entpuppen sich die Ursachen für Prognose-Probleme als erschreckend einfach: Beispielsweise, wenn ein wichtiger Verkäufer für eine gewisse Zeit im Urlaub ist und seine Abschlüsse daher erst im nächsten Quartal zustande kommen.

Timo Rein ist Gründer und Geschäftsführer der Sales-Pipeline-Software Pipedrive. Nach einem erfolgreichen Psychologie-Studium gründete Timo Rein zunächst eine Beratungsfirma für Vertriebsteams.

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