Smartphones im Unternehmen gezielt nutzen
Smartphones als Schlüssel für mehr Effizienz im Unternehmen
Smartphones verändern unser Leben und auch wie wir Kommunizieren. Auch Firmen müssen sich dieser Veränderung stellen und dabei ganz neue Möglichkeiten der Kommunikation mit Kunden und Mitarbeitern nutzen. Wir zeigen hier einige mehr Informationen zu Smartphones in Unternehmen.
Das erste iPhone erschien im Jahr 2007
Smartphones haben in der heutigen Technikwelt eine ernstzunehmende Größe erreicht. Vor gut 10 Jahren war dies jedoch nicht der Fall, heutzutage sind sie jedoch kaum mehr Wegzudenken.
Die ersten Smartphones gab es bereits in den späten 1990er Jahren, aber erst mit der Einführung des iPhones im Jahr 2007 gewannen sie nennenswerte Marktanteile. Heute sind die meisten verkauften Mobiltelefone Smartphones. Durch den permanent mitgeführten Internetzugang löste dies einen Wandel im Internet-Nutzungsverhalten aus, insbesondere bei sozialen Netzwerken wie Facebook oder Twitter.
Index
Smartphones bieten diverse gewinnbringende Möglichkeiten die Kommunikation im Betrieb zu optimieren.
Viele Unternehmen nutzen für die interne Kommunikation untereinander sowohl auch für die externe Kommunikation mit ihren Kunden oftmals Festnetztelefone mit einer Telefonanlage, andere Unternehmen verzichten bewusst auf eine digitalisierte Form der Kommunikation, um den direkten Austausch zu fördern, wieder andere Unternehmen haben eine gemischte Form zwischen digitaler und direkter Kommunikationsformen, zum Teil aber kein bewusstes Konzept dazu.
Smartphones bieten sich dazu an, mit Kunden aber auch intern miteinander zu kommunizieren, dabei lässt sich bewusst entscheiden, ob dies mit Telefonanrufen, SMS oder einer Lösung aus beiden Varianten geschieht. Wir wollen daraus keinesfalls Schlussfolgern das man deswegen weniger auf die direkte Form der Kommunikation bzw. das Unterhalten von Angesicht verzichten soll, vielmehr sind wir der Meinung, dass durch das bewusste Einsetzen digitaler Kommunikation viel Zeit eingespart werden kann, Entscheidungen zu treffen.
Die bewusste Entscheidung, ob man nun E-Mails, Textnachrichten, Telefonanrufe oder die direkte Form der Kommunikation nutzt, um Treffen zu vereinbaren, sich auszutauschen, oder gemeinsam Bestimmungen zu treffen, lohnt sich. Beispielweise lässt sich mittels der kostenlosen Software WhatsApp, welche für jedes gängige Smartphone verfügbar ist, ein Mittagessen ganz einfach per Textnachricht planen, anstatt dieses von Angesicht zu Angesicht während einer Teamsitzung oder per E-Mail zu vereinbaren.
Der Vorteil dieser WhatsApp Kommunikation ist offensichtlich, man muss sich nicht erst treffen, um ein anderes Treffen zu vereinbaren, ebenso ist mit der Software WhatsApp sichergestellt, dass der Kommunikationspartner die Nachricht augenblicklich erhält und nicht erst seine E-Mails checken muss, was meiner Meinung nach aufwendiger wäre, als seine WhatsApp Nachrichten zu überprüfen.
Neben WhatsApp gibt es natürlich auch noch andere Plattformen wie Messenger, Threema, Telegram, welche allesamt unterschiedliche Vor- und Nachteile mit sich bringen, für welche dieser Plattformen man sich auch entscheiden möchte oder auch verschiedene dieser Plattformen nutzen möchte ist nicht wirklich wesentlich, wichtig ist nur, dass man selbst und natürlich die Nutzer mit der Funktionalität dieser verschiedenen Messenger zufrieden sind. Mit der richtigen Einsatzweise lässt sich mit Smartphones die Kommunikation im Betrieb positiv fördern.
An dieser Stelle ist vielleicht noch zu erwähnen, dass andere Messenger wie Skype, MSN, Google Hangouts sich ebenfalls sehr gut dazu eignen die digitale Kommunikation im Betrieb zu fördern, diese Applikationen lassen sich ebenso an einem Desktop-Gerät nutzen, die Auswahl ist enorm, am besten wählt man eine App welche Plattformunabhängig funktioniert. Skype, WhatsApp, und Google Hangouts lassen sich aus eigener Erfahrung zeitgleich auf einem Mobiltelefon und einem Desktopcomputer nutzen, sodass man jederzeit Zugriff zu seinen Kontakten hat und es egal ist auf was für einem Gerät kommuniziert wird, solange alle dieselbe Applikation nutzen.
Digitale Kommunikation im Unternehmen bringt nicht nur Vorteile mit sich
Würde man nur auf digitale Kommunikation setzen, würden die nonverbalen Signale der direkten Form der Kommunikation ganz einfach verloren gehen. Über Distanz sind Probleme und Konflikte schwieriger zu lösen als vor Ort. Deswegen sind wir der Auffassung, dass eine Lösung zwischen direkter, von Angesicht zu Angesicht, Kommunikation und digitaler Kommunikation in den meisten Fällen ideal wäre.
Wenn es räumliche Distanzen zu überwinden gilt, wenn zwei oder mehrere Mitarbeiter an demselben Projekt arbeiten, kann es durchaus sinnvoll sein sich mit einer Messenger App auszutauschen, statt sich unnötigerweise immer wiederzutreffen um arbeitsrelevante Details auszutauschen. Natürlich kann es auch vonnöten sein nur auf digitale Kommunikation zurückzugreifen, Beispielweise, wenn man größere räumliche Distanzen überwinden muss wie etwa bei einem internationalen Unternehmen, so ist es sehr vorteilhaft, wenn nicht sogar vonnöten länderübergreifende Teams innerhalb derselben Firma zu bilden.
Findet Kommunikation nur auf digitaler Ebene statt, sind wir der Meinung das speziell für Führungskräfte folgende Negativ Punkte insbesondere beachtet werden sollten:
Es herrscht ein höheres Maß an Unsicherheit: Es ist für Entscheidungsträger schwieriger, stets alle relevanten Informationen im Zugriff zu haben. Zudem wird die Verbindlichkeit von Absprachen über Distanz teilweise als geringer empfunden als in einem stationären Team.
Mangelnde Transparenz: Die Überprüfung von Leistungen ist schwieriger, Inkompetenz oder Untätigkeit von Mitarbeitern sind weniger leicht zu erkennen. Zu diesem Punkt möchten wir ebenfalls Anmerken, das: Eine geeignete Führungskraft stets darauf vertraut, dass seine Mitarbeiter jederzeit gewillt sind, ihr Bestes zu leisten.
Der Aufbau von Vertrauen, Teambuilding, die Vermittlung einheitlicher Ziele sowie das Etablieren von klaren Regeln und Prozessen bedürfen besonderer Anstrengungen und sind weniger leicht zu realisieren als bei einem Team vor Ort. Konflikte rechtzeitig zu erkennen und zu lösen, ist ebenfalls in virtuellen Teams eine größere Herausforderung.
Apps sind nützliche Helfer für den internen sowohl auch für den externen Gebrauch.
Viele Unternehmen setzen auf Apps für die Plattformen Android, Windows und Apple. Ob das Unternehmen nun Apps den Mitarbeitern zur Verfügung stellt oder Apps für Kunden entwickelt, ist eine Frage des Konzepts. Es gibt Softwareentwickler, welche sich speziell darauf spezialisiert haben Applikationen für Mobiltelefone zu entwickeln, um optimalerweise Unternehmensprozesse zu optimieren.
Die SBB nutzen seit vielen Jahren bei ihren Zeitkontrolleuren eigens entwickelte Android Applikationen, um Busen zu verteilen oder Tickets auszudrucken, welche direkt mit einem zentralen System verbunden sind. Es gibt Floristik Unternehmen welche für das Kommissionieren und zählen von Pflanzen und Blumen Produkten eine eigens entwickelte Applikation nutzen, um Bestände zu zählen und um diese Zahlen direkt ihren Geschäftspartnern zu übermitteln. Ebenso setzen einige Unternehmen auf eigens entwickelte Kommunikationsapps, welche eine Kontaktaufnahme mit dem Kunden ermöglichen.
Der Fantasie sind keine Grenzen gesetzt, nur benötigt es natürlich für jede Idee einer Applikation ein entsprechendes Entwicklerteam, um diese Ideen auch umzusetzen. Anzumerken ist, dass die derzeitigen Marktführer Android und Apple sind, Windows hat leider ein wenig den Zug verpasst noch rechtzeitig auf den Smartphone-Markt aufzusteigen.
Es gibt die Möglichkeit, falls man denn Applikationen für das Unternehmen nutzen möchte dieses für eine oder mehrere Plattformen zu entwickeln, was natürlich auch immer eine Kostenfrage darstellt.
Für weitere Informationen empfehlen wir zusätzlich noch den Artikel „Die Wahl vom richtigen Betriebssystems.“
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