Принятие решений во время Короны — Как проводить цифровые общие собрания в соответствии с законом
Как правильно проводить общие собрания во время Короны?
Как сделать цифровое разрешение? Мы показываем, как проводить цифровые общие собрания в юридически защищенном виде.
Пандемия КОВИД-19 остро угрожает способности государственных компаний с ограниченной ответственностью, ассоциаций и кооперативов действовать и принимать решения. Это связано с тем, что такие важные решения, как роспуск совета директоров, назначение директоров или внесение изменений в устав могут приниматься только его членами на собрании. Для поддержания кворума, несмотря на запреты на собрания и ограничения на контакты, организации должны найти новые пути, позволяющие голосовать членам.
На этом фоне цифровые совещания являются эффективным инструментом, позволяющим принимать более гибкие и экономичные решения в соответствии с законом. Но что необходимо для успешного проведения виртуального общего собрания? Какие требования необходимо соблюдать? И как компании и государственные учреждения могут воспользоваться преимуществами цифрового голосования за пределами времени короны?
Index
Соблюдать юридические и технические требования
Для успешного проведения цифрового общего собрания необходимо учитывать две главные перспективы: С одной стороны, должны быть созданы правовые основы для принятия резолюций, отвечающих требованиям закона, и для их защиты от оспаривания. С другой стороны, необходимо предоставить подходящие технические платформы, позволяющие обеспечить соблюдение требований и надлежащее проведение совещания. Эти две перспективы являются взаимозависимыми и поэтому должны координироваться с участием обеих дисциплин.
С правовой точки зрения это, прежде всего, касается приемлемости принятия резолюций с помощью электронных средств коммуникации. С этой целью правила, изложенные в уставе, должны быть изучены и, в случае необходимости, дополнены. В Германии в ходе реализации закона о смягчении последствий КОВИД-19 были значительно снижены барьеры для проведения виртуального общего собрания. Соответственно, никаких изменений в устав не требуется — по крайней мере, на срок действия регламента. Для создания основы для проведения виртуальных собраний по истечении этого срока необходимо внести соответствующие поправки в устав, которые должны быть представлены в регистрационный суд.
Коммуникация в режиме реального времени и электронное принятие решений
В дополнение к этим правовым требованиям должны быть предоставлены необходимые технические платформы. С одной стороны, это включает в себя возможность коммуникации между председателем собрания и участниками в режиме реального времени через (видео) конференц-сервисы, такие как Zoom или Microsoft Teams. Они должны быть составлены таким образом, чтобы каждый участник имел возможность в ходе заседания задать вопросы или высказать свое мнение по какому-либо пункту резолюции. С другой стороны, процесс принятия решений также должен быть отображен на карте с использованием подходящих решений. Законодатель не делает здесь никаких конкретных спецификаций. Однако, в зависимости от вида голосования (например, тайного) и количества участников, во избежание оспоримости решения следует использовать профессиональные решения, основанные на электронном голосовании.
Безопасность манипуляции через блок-цепочку
На фоне описанных выше требований, решения по голосованию на основе блок-цепочки обладают особыми преимуществами в отношении безопасности данных и манипулирования процессом голосования. Например, децентрализованная обработка на блок-схеме и использование криптографических процедур предотвращают изменение результатов голосования или манипулирование ими после принятия решения. В то же время, как результаты, так и процедуры голосования могут быть прозрачно просмотрены всеми участниками, в то время как само голосование полностью анонимно. Наконец, «умные» контракты гарантируют, что только участники, имеющие право голоса, могут принимать участие в голосовании.
Четыре этапа цифрового общего собрания
В соответствии с рекомендациями, описанными выше, на пути к успешному проведению виртуального совещания можно вывести четыре типичных шага. Они основаны на использовании электронного решения для голосования, такого как DecentraVote, и могут отличаться в зависимости от используемого программного обеспечения для голосования:
1. Приглашение членов и объявление пунктов резолюции
Даже в случае виртуальных общих собраний участники должны быть своевременно приглашены в соответствии с формальностями и сроками, предусмотренными в уставе, и проинформированы о порядке участия и реализации права на членство.
В этом контексте члены получают код доступа с приглашением по электронной почте, с помощью которого они могут зарегистрироваться для участия в заседании. Планируемые пункты резолюции также должны быть объявлены в ходе приглашения. Члены могут вносить в них поправки только в ходе самого заседания.
2. Аккредитация участников и делегирование права голоса
Для того, чтобы активно использовать свое право голоса на виртуальном заседании, зарегистрированные члены должны аккредитоваться до начала заседания. При этом система проверяет, исходит ли аккредитация от зарегистрированного пользователя, и присваивает ему право голоса. Пользователи, которые не желают участвовать в работе Генеральной Ассамблеи, могут передать свое право голоса другому участнику. Однако эта доверенность на голосование должна быть оформлена в письменном виде и поэтому должна быть зафиксирована в системе Правлением.
3. Проведение голосования и подсчета поданных голосов
Само собрание открывается председателем собрания и проводится в соответствии с установленной повесткой дня. В соответствии со своим правом говорить и быть информированными участники имеют возможность задавать вопросы или выражать свое мнение в целом. В случае проведения видеоконференции это возможно как по запросу на выступление, так и через чат. В случае большого числа участников Совет может заранее запрашивать вопросы и выступления, а затем записывать их в определенные фиксированные периоды в ходе заседания. Голосование и подсчет, с другой стороны, осуществляются в решении по голосованию. Там голоса передаются в зашифрованном виде, хранятся и расшифровываются только при подсчете голосов. Это препятствует тому, чтобы промежуточные результаты стали известны до окончания голосования и повлияли на поведение других участников.
4. Создание транскрипта и привязки к транзакциям по блок-цепочке
После совещания принятые резолюции должны быть задокументированы. В принципе, применяются те же обязательства в отношении документации, что и к обычным заседаниям. В случае внесения изменений в устав или избрания в совет директоров они должны быть представлены в компетентный регистрационный суд. Требуется список участников, а также протокол общего собрания с соответствующими резолюциями. Необходимые для этого документы, такие как список участников и обзор результатов голосования, можно экспортировать непосредственно из решения для голосования. Усовершенствованные криптографические процедуры (доказательства отсутствия знаний) гарантируют, что последующее назначение участников на результаты голосования невозможно в случае анонимного голосования.
Выводы и перспективы
В соответствии с процедурой, описанной здесь, виртуальные встречи позволяют принимать юридически безопасные и эффективные решения, независимо от запретов на встречи и местных ограничений. Вместе с тем для успешного осуществления деятельности ассоциациям и кооперативам следует учитывать некоторые факторы успеха. В дополнение к достаточному времени для обеспечения технических и юридических требований к виртуальному заседанию, они включают в себя интенсивное сопроводительное общение и техническую поддержку членов до и во время заседания. Кроме того, несмотря на физическую удаленность участников или даже из-за нее, следует планировать и технически обеспечивать достаточное пространство для обмена мнениями и дискуссий в рамках совещания. При соблюдении этих требований цифровые общие собрания являются привлекательной альтернативой отнимающим много времени и дорогостоящим мероприятиям на местах, даже после пандемии Короны.
Автор: Доктор Золтан Фазекас, iteratec GmbH.
Комментарии закрыты.