Ferramentas digitais para o controlo de equipas remotas

De repente, tudo deve funcionar. As equipas têm de trabalhar “remotamente” através de ferramentas digitais. Os escritórios estão vazios, as auto-estradas estão desobstruídas. Para além da questão de saber se a infra-estrutura da organização é mesmo concebida para tantas pessoas trabalharem a partir de casa, as equipas enfrentam o desafio de terem de se organizar e controlar a si próprias. Um aspecto disto é decidir que ferramentas podem ser utilizadas agora para voltar ao modo produtivo o mais rapidamente possível. Uma coisa de antemão: a questão da ferramenta não é, evidentemente, o único factor que determina se a colaboração é bem sucedida. Mas contribui para dar orientação e apoio aos empregados.

O objectivo deste artigo é de reunir algumas ferramentas essenciais. Não se pretende ser exaustivo ou lidar com as vantagens e desvantagens de ferramentas individuais, mas sim fornecer algumas ideias.

A prudência cria velocidade – fornecendo uma visão geral

Mesmo que a questão dos instrumentos correctos seja urgente, deve ser dado tempo para responder a perguntas básicas sobre o ecossistema a ser criado ad hoc:

• De que precisamos como equipa para trabalharmos juntos e nos orientarmos uns aos outros?
• De que precisamos para coordenar, trocar e sincronizar uns com os outros?
• De que ferramentas é que cada um de nós precisa para fazer o seu trabalho diário? Quais são relevantes para a equipa, quais são as extensões para os membros individuais da equipa?

O enfoque deve ser nas funcionalidades básicas e não nas possibilidades potencialmente disponíveis. Certamente que quer pôr-se a funcionar rapidamente e a sua equipa provavelmente não tem tempo para aprender as funcionalidades básicas das novas ferramentas.

Assim, o primeiro passo deve ser a recolha dos requisitos. Não se esqueça de envolver os seus empregados neste processo. Isto dar-lhe-á uma visão geral e poderá desenvolver uma ideia de como poderia ser o seu novo ecossistema de ferramentas. Atreva-se a dar prioridade!

Qual deve ser a principal ferramenta digital?

Assumir que não é possível mapear todos os requisitos numa única ferramenta. Por conseguinte, pode ser útil identificar uma ferramenta primária que seja complementada por outras. A ferramenta primária é então o ponto de partida quando novas ferramentas precisam de ser integradas e deve ser posicionada como o canal central, por exemplo, através do qual são feitos anúncios importantes. Isto cria orientação.

Possíveis critérios para a ferramenta principal:

• Deverá o foco ser o controlo das tarefas e a sua transparência?
• Ou será a simples comunicação rápida?
• Ou é a organização de projectos?
• O foco está nas equipas ou nos projectos?
• Qual é a relevância de trabalhar em conjunto e simultaneamente em documentos?

Da minha perspectiva, as seguintes ferramentas são adequadas como ferramentas primárias:

Asana

O Asana é essencialmente um instrumento de gestão de projectos. No entanto, vai muito além das ferramentas típicas porque ajuda as equipas a alcançar a transparência: Quem faz o quê até quando a fim de alcançar os objectivos. Mas também pode ser utilizado para planeamento estratégico (por exemplo, através de um modelo OKR disponível) e a sua implementação. Através de algumas funções de comunicação, o Asana permite assim a troca de informações pelos participantes do projecto. O Asana está estruturado em torno da organização e das equipas, o que oferece algumas vantagens para as organizações de linha.

Jira Software/Confluence

A combinação de Jira Software e Confluence é a combinação de colaboração e ferramentas de gestão de projectos. Com uma variedade de modelos (por exemplo, para OKRs, documentação de decisões e retrospectivas) pode começar relativamente depressa. Especialmente a transparência e a possibilidade de trabalhar em conjunto em documentos torna possível um trabalho eficiente. A comunicação directa entre empregados (chat, e-mail, videochamada ou similar) não é o foco aqui.

Microsoft Teams

As Equipas Microsoft deslocam um foco diferente para o centro das atenções. O trabalho de equipa é organizado em torno das possibilidades de comunicação: chat, videoconferência e colaboração virtual. Especialmente aqueles que trabalham muito com Word, Excel e PowerPoint encontrarão uma boa maneira de realizar isto juntos em tempo real. No entanto, isto significa que o foco é menos na organização e gestão de equipas. Por um lado, existem algumas aplicações (por exemplo, Planner) no Office 365 World ou uma utiliza a integração de outras ferramentas.

Slack

Com Slack tudo gira em torno da comunicação fácil em equipas. A folga oferece uma boa possibilidade de estruturar a comunicação – seja em equipas ou relacionada com o projecto ou de enviar mensagens directamente aos membros da equipa. Com uma estrutura bem pensada, os empregados podem trocar informações rapidamente e criar transparência na equipa. Devido à possibilidade de integrar muitas ferramentas, o Slack é definitivamente adequado como ferramenta primária.

Dominar a rotina diária de trabalho – organização & transparência

Um dos desafios das equipas remotas é a organização das tarefas e a sua transparência. Se ainda não estiver a trabalhar com o Jira, onde podem ser criados painéis Kanban ou pranchas de sprint, há muitas outras ferramentas que podem ser utilizadas para este fim. Dois deles são:

Trello

Uma ferramenta simples e intuitiva para estruturar tarefas que permite um elevado grau de transparência na equipa. Como modelo ou para inspiração, existem vários modelos que podem fornecer rapidamente orientação e ideias para a estruturação. Também podem ser feitas algumas automatizações.

Meistertask

As funcionalidades básicas de Trello são muito semelhantes às de Trello – é portanto adequado para controlar tarefas em equipas. Meistertask também oferece algumas funcionalidades adicionais, por exemplo, é possível o registo de tempo para tarefas.

Criar algo novo

Qualquer pessoa que se tenha concentrado em gerar ideias em conjunto quando trabalha no escritório não tem de passar sem elas, mesmo quando trabalha numa equipa remota. É evidente que a colagem rápida dos post-its não pode ser completamente substituída.

Miro

Se está à procura de uma ferramenta para criar algo novo, Miro (anteriormente Realtimeboard) é uma ferramenta flexível. Seja para brainstorming, desenvolvimento de produtos, trabalho ágil ou equipas de design. As viagens do cliente podem ser representadas da mesma forma que a tela do modelo de negócio ou um quadro Kanban. A vantagem é que se pode ver em tempo real quem muda e entra em algo onde.

Assegurar um entendimento comum da colaboração virtual na sua equipa

Para além da questão dos instrumentos adequados, é pelo menos tão importante que se encontrem uns aos outros como uma equipa. Tome o tempo necessário para se organizar, desenvolver regras do jogo e questioná-las regularmente:

• Que ferramenta é utilizada para quê? Quais as funções que todos os membros da equipa devem conhecer?
• Onde posso encontrar anúncios importantes? Como posso ter a certeza de não perder informações importantes?
• Qual é a expectativa de utilizar os canais de comunicação disponíveis? Não há problema em simplesmente enviar mensagens via chat ou é desejada uma troca pessoal via telefone/vídeo? Como é que posso dar feedback a alguém?
• Existe um entendimento comum de como trabalhar em conjunto em documentos? Desta forma, evita-se ter de fundir cinco versões mais tarde.
• Como é que se sincroniza? Uma vez por dia? Várias vezes? Com que ferramenta?
• Como planear?
• Como facilitar o intercâmbio de informações para além dos temas de trabalho?

Philipp Forster

Veränderung entsteht – emergent. Philipp Forster begleitet Organisationen und Teams bei komplexen Transformationen. Sein systemisch-psychologischer, naturwissenschaftlicher Hintergrund, wie seine Affinität zu Data Science und Digitalisierungsthemen verknüpft er wirksam mit agilen Methoden und fundiertem Handlungswissen zu Change. Als Geschäftsführer von emergize GmbH & Co.KG treibt er den Wandel, wie Veränderungsprozesse gestaltet werden.