5 puntos por el trabajo enfocado en equipos remotos

Innovación, cambio, nuevo trabajo - ¿palabras de moda de la habituación?

En 2016 la palabra «transformación digital» se convirtió en una de las palabras más utilizadas. Muchos lo han llamado «la palabra del año». Desde entonces, parecía haber casi una fatiga en torno a la digitalización en las organizaciones y entre los empleados. Innovación, cambio, nuevo trabajo – ¿palabras de moda de la habituación? Pero en estos días alrededor de Corona nos damos cuenta una vez más: las palabras de moda son importantes conductores de movimientos que no son sin razón. A veces no podemos ver los efectos inmediatamente. Sin embargo, no debemos simplemente dejarlos de lado porque el día a día actual es más importante. Lea en el artículo cómo la incertidumbre se convierte en virtud.

En 2016 la palabra «transformación digital» se convirtió en una de las palabras más utilizadas. Muchos lo han llamado «la palabra del año». Desde entonces, parecía haber casi una fatiga en torno a la digitalización en las organizaciones y entre los empleados. Innovación, cambio, nuevo trabajo – ¿palabras de moda de la habituación? 

Pero en estos días alrededor de Corona nos damos cuenta una vez más: las palabras de moda son importantes conductores de movimientos que no son sin razón. A veces no podemos ver los efectos inmediatamente. Sin embargo, no debemos simplemente dejarlos de lado porque el día a día actual es más importante. Lea en el artículo cómo la incertidumbre se convierte en virtud.

El fin de la sonrisa fuera del Home Office & Co.

En lo que respecta a los enfoques innovadores de la labor de colaboración, en la actualidad resulta sorprendente si se dispone de los instrumentos adecuados para las reuniones en línea, si el acceso a Internet por vía telefónica también funciona desde una computadora personal de empresa y si el equipo ha acordado modalidades de colaboración digital. Son las pequeñas cosas, desde la marcación hasta el inicio digital del trabajo en la oficina en casa, las que están siendo probadas. Las cuestiones de la falta de tiempo para el montaje y el acuerdo ya no son relevantes. De igual manera, nadie está interesado actualmente en si la oficina en casa o el trabajo a distancia se sonrió cansadamente hace unas semanas. Pero lejos del pasado a las posibilidades del estado actual.

¿Cómo trabajamos de forma centrada y colaborativa a través de los medios digitales?

1. Respeto por el tiempo de los demás

¿Quién no lo sabe? La reunión está a punto de comenzar y usted está sentado frente a la computadora listo para marcar. Pero no tiene que ser lo mismo en el otro lado. Cada año, hasta 37 mil millones de dólares en costos de oportunidad se incurren en los EE.UU. porque las reuniones comienzan demasiado tarde (Rogelberg et al., 2013). De este modo se pierden tiempo y recursos valiosos. El tiempo no sólo lo pierden los que hacen esperar a la gente, sino también todos los que esperan. Los pasos importantes para ganar este tiempo, especialmente en las reuniones digitales, pueden ser

  • 30 minutos antes de que empiece la reunión, compruebe qué herramienta de conferencia se utilizará para la reunión. Descargue e instale la herramienta si es necesario y marque por razones de seguridad.
  • Actualice su software regularmente.
  • En caso de incertidumbre, contacte con el departamento de informática de la empresa para asegurar un buen comienzo de la reunión.

2. Inicio enfocado de la reunión

En una reunión en línea se aplican reglas similares a las de cualquier otra reunión. Pero a menudo las reuniones digitales son más agotadoras que las reuniones reales. Esto hace que una estructura clara, un moderador y un acuerdo sobre el objetivo de la reunión sea aún más importante. Consejos para un comienzo exitoso de la reunión:

  • Permita un minuto de silencio al comienzo de la reunión, durante el cual todos cambiarán a «Mudo». Anime a los participantes a llegar completamente a la reunión en este minuto y cierre las ventanas del navegador que no sean relevantes para la reunión. Esto aumenta enormemente el enfoque de la reunión.
  • Como moderador*, comparta una agenda y acuerde un objetivo común con los participantes*.
  • También aclarar la documentación de los resultados.

3. Usar herramientas de colaboración digital

Scrums diarios, reuniones matutinas, Kanban y más se han convertido en una rutina diaria para muchas empresas. La visualización de los proyectos, las metas y los progresos facilita la colaboración y la agilidad del personal de los proyectos. Las ventajas de estos métodos no tienen por qué perderse en las reuniones digitales. Por el contrario: facilitan la coordinación y el registro de los resultados desarrollados conjuntamente.

  • Herramientas de gestión de proyectos como Asana y Co. puede ser fácilmente compartida a través de la pantalla del moderador, lo que le permite registrar los siguientes pasos del proyecto y las tareas acordadas en coordinación.
  • Miro ofrece plantillas útiles para los tableros de scrum, tableros de ideas, lienzos de modelos de negocios, etc. Al mismo tiempo, varios usuarios pueden marcar en la pizarra al mismo tiempo en Miro a través de la aplicación de escritorio y la aplicación y así trabajar juntos en colaboración. No hay más límites para el pensamiento de diseño digital.
  • Zoom, Hangouts y muchos otros proveedores están actualizando sus ofertas. Descubra aquí las siempre nuevas posibilidades de colaboración digital.

4. Menos es más

Todas estas formas facilitan la dirección de reuniones orientadas a objetivos y enfocadas. Pero las reuniones, ya sean digitales o reales, cuestan tiempo y energía. La situación actual es también una oportunidad para que cada individuo mire conscientemente el calendario y considere a qué reuniones debe asistir realmente.

  • Concéntrese en lo esencial y cancele las reuniones a las que ya sabe de antemano que no puede hacer una contribución valiosa.
  • En lugar de grandes rondas digitales, sugiera diálogos en parejas si es posible. De esta manera puedes reducir la frecuencia de las reuniones con tus colegas*.
  • Como consecuencia de la digitalización, ahora estamos usando más y más canales, lo que lleva a la confusión y a la sobrecarga. La claridad sobre los canales importantes y menos importantes reduce la «presión de rendimiento» de tener que responder a todos los mensajes inmediatamente.

5. ¿Mindfulness digital? – Sí, claro.

La incertidumbre y los temores están muy presentes en estos días. Los medios de comunicación y la milésima representación de una curva que se va a volver más plana sobreexcitan nuestro sistema. Al mismo tiempo, la atención y la conciencia se están volviendo más importantes que nunca. La conciencia puede expresarse en muchos niveles:

  • Individual: Tomar un descanso durante el día de vez en cuando para inspirar y espirar profundamente. Es mejor salir al aire libre. Esto vigoriza el cuerpo y la mente y es bueno para las vías respiratorias. También es una forma fácil de distanciarse del torrente de noticias.
  • Juntos: Pregunte a sus compañeros de equipo* atentamente y conscientemente cómo se siente. Esto también se puede hacer bien a través de los canales digitales. Y aclaren en equipo cómo manejan la situación actual de las noticias para percibir conjuntamente la incertidumbre, pero sin convertirla en pánico.
  • Todos: Hagan espacio para el optimismo en el equipo y el resto de la organización. ¡La risa es buena para el alma y fortalece el sistema inmunológico!

En resumen, el actual ajetreo también puede desarrollar un gran poder en las organizaciones. La colaboración consciente y atenta, ya sea digital o real, es esencial en el nuevo mundo del trabajo. A través de la apreciación del tiempo y la unión, el enfoque en lo esencial y la claridad en la colaboración, los proyectos pueden ahora hacerse posibles que nunca antes se habían visto. Hagamos juntos una virtud de la incertidumbre.

Mucha alegría y optimismo en crecer juntos.

    Dr. Martina Dopfer verknüpft digitale Innovation, Entrepreneurship und Achtsamkeit. Ihre Promotion (Universität St. Gallen, UC Berkeley) handelte von Geschäftsmodellinnovationen. Die Neurowissenschaft ergänzt ihren Zugang zu Change – wichtig bei der Gestaltung von NewWork. Sie ist Autorin von “Achtsamkeit und Innovation in integrierten Organisationen”, Speaker, Coach und Gründerin von myndway: Bietet achtsamen und digitale Trainings für Unternehmen.

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