5 баллов за целенаправленную работу в удаленных командах

В 2016 году слово «цифровое преобразование» стало одним из наиболее употребляемых слов. Многие окрестили его «несловами года». С тех пор казалось, что в организациях и среди сотрудников наблюдается почти полная усталость от оцифровки. Инновации, изменения, новая работа — жужжание привыкания? 

Но в эти дни вокруг Короны мы еще раз осознаем: Buzzwords — важные драйверы движений, которые не лишены оснований. Иногда мы можем не заметить эффекта сразу. Тем не менее, мы не должны просто откладывать их в сторону, потому что текущий повседневный бизнес более важен. Читайте в статье, как неопределенность становится добродетелью.

Конец улыбки от Home Office & Co.

Когда речь заходит об инновационных подходах к совместной работе, в настоящее время бросается в глаза вопрос о том, имеются ли соответствующие инструменты для проведения онлайновых встреч, работает ли коммутируемый доступ к Интернету также и с делового компьютера и согласованы ли в команде способы цифрового сотрудничества. В настоящее время тестируются мелкие вещи, начиная с набора номера и заканчивая цифровым началом работы в домашнем офисе. Вопросы отсутствия времени для установки и согласования больше не актуальны. Точно так же в настоящее время никого уже не интересует, улыбался ли всего несколько недель назад домашний офис или удаленная работа. Но вдали от прошлого к шансам на реальное состояние.

Как мы работаем целенаправленно и в сотрудничестве с помощью цифровых средств массовой информации?

1. Уважение к времени других

Кто не знает? Встреча вот-вот начнется, и вы сидите перед компьютером, готовым к набору номера. Но с другой стороны не обязательно должно быть то же самое. Ежегодно в США возникают до 37 миллиардов долларов случайных расходов, потому что встречи начинаются слишком поздно. (Rogelberg et al., 2013). Таким образом, теряется драгоценное время и ресурсы. Время теряют не только те, кто заставляет людей ждать, но и все те, кто ждут. Важными шагами, направленными на то, чтобы выиграть это время, особенно на цифровых встречах, могут стать

• За 30 минут до начала заседания проверьте, какой конференц-инструмент будет использоваться для проведения заседания. Скачайте и установите инструмент, если необходимо, и наберите номер по соображениям безопасности.
• Регулярно обновляйте программное обеспечение.
• В случае неопределенности, свяжитесь с IT-отделом компании, чтобы обеспечить плавный старт встречи.

2. Сосредоточенное начало встречи

На онлайн встрече действуют те же правила, что и на любой другой встрече. Но часто цифровые встречи бывают более напряженными, чем реальные встречи. Это делает еще более важной четкую структуру, модератора и согласие в отношении цели встречи. Советы для успешного начала встречи:

• Разрешите минуту молчания в начале встречи, во время которой все переключаются на «Mute» (Немой). Поощряйте участников полностью прибыть на совещание в эту минуту и закройте окна браузера, которые не имеют отношения к совещанию. Это значительно усиливает направленность встречи.
• В качестве фасилитатора*, поделиться повесткой дня и договориться с участниками об общей цели*.
• Также уточните документацию по результатам.

3. Используйте цифровые инструменты для совместной работы

Ежедневные отбросы, утренние StandUp встречи, Kanban и многое другое стали ежедневной рутиной для многих компаний. Визуализация проектов, целей и прогресса облегчает сотрудничество и маневренность сотрудников по проектам. Преимущества этих методов не следует упускать из виду при проведении цифровых встреч. Напротив: они облегчают координацию и регистрацию совместно разработанных результатов.

• Инструменты управления проектами, такие как Asana и Co. можно легко поделиться через экран модератора, что позволяет записывать следующие шаги в проекте и согласованные задачи в координации.
• Miro предлагает полезные шаблоны для Scrum Boards, Ideation Boards, Business Model Canvases и др. В то же время, несколько пользователей могут одновременно набирать номер в Miro через настольные приложения и приложения и, таким образом, работать вместе. Больше нет границ для цифрового дизайнерского мышления.
• Zoom, Hangouts и многие другие провайдеры в настоящее время обновляют свои предложения. Узнайте здесь о постоянно новых возможностях для цифрового сотрудничества.

4. Меньше значит больше

Все эти способы способствуют проведению целенаправленных и целенаправленных встреч. Но встречи — цифровые или реальные — стоят времени и энергии. Текущая ситуация также дает возможность каждому человеку осознанно взглянуть на календарь и подумать о том, какие встречи ему действительно необходимо посетить.

• Сосредоточьтесь на основных и отмените встречи, на которые вы уже заранее знаете, что не можете внести ценный вклад.
• Вместо больших цифровых раундов, по возможности, предлагайте диалоги попарно. Таким образом, вы можете сократить частоту встреч с коллегами*.
• В результате дигитализации мы используем все больше и больше каналов, что приводит к путанице и перегрузкам. Ясность в отношении важных и менее важных каналов снижает «рабочее давление», связанное с необходимостью отвечать на все сообщения немедленно.

5. «Цифровое мышление»? — Да, конечно!

Неопределенность и страхи присутствуют в наши дни. Средства массовой информации и тысячное представление кривой, которая должна стать более плоской, перевозбуждают нашу систему. В то же время внимательность и осознание становятся все более важными, чем когда-либо. Разумность может выражать себя на многих уровнях:

• Индивидуальный: Время от времени делайте перерыв в течение дня, чтобы сознательно вдыхать и глубоко вдыхать. Лучше выйти на свежий воздух. Это оживляет тело и разум и полезно для дыхательных путей. Это также простой способ дистанцироваться от потока новостей.
• Вместе: Спросите своих товарищей по команде* внимательно и сознательно, что вы чувствуете. Это также может быть сделано хорошо через цифровые каналы. И прояснить в команде, как вы справляетесь с текущей новостной ситуацией, чтобы совместно воспринимать неопределенность, но не превращать ее в панику.
• Все: Освободите место для оптимизма в команде и остальной организации. Смех полезен для души и укрепляет иммунную систему!

Таким образом, нынешняя суматоха может также стать большой силой в организациях. Сознательное и осознанное сотрудничество — как цифровое, так и реальное — имеет важнейшее значение в новом мире труда. Благодаря признанию времени и общности, сосредоточенности на главном и ясности в сотрудничестве, проекты теперь могут стать возможными, чего вы никогда не видели бы раньше. Давайте вместе сделаем добродетель из неуверенности.

Много радости и оптимизма в совместном росте.

Dr. Martina Weifenbach

Dr. Martina Dopfer verknüpft digitale Innovation, Entrepreneurship und Achtsamkeit. Ihre Promotion (Universität St. Gallen, UC Berkeley) handelte von Geschäftsmodellinnovationen. Die Neurowissenschaft ergänzt ihren Zugang zu Change – wichtig bei der Gestaltung von NewWork. Sie ist Autorin von “Achtsamkeit und Innovation in integrierten Organisationen”, Speaker, Coach und Gründerin von myndway: Bietet achtsamen und digitale Trainings für Unternehmen.