10 Passos para Criar uma Estratégia de Gestão de Crise para o Seu Negócio
O que pode fazer para se tornar mais resiliente e ter uma estratégia de gestão de crises pronta?
As empresas precisam de se defender de uma série de crises diferentes. Explicamos como tornar-se mais resistentes e partilhar um plano de 10 passos para construir e executar uma boa estratégia de gestão de crises para o seu negócio.
Uma crise pode acontecer a qualquer empresa, seja ela grande ou pequena. Na economia global de hoje, uma crise de saúde, uma ruptura da cadeia de abastecimento global, inflação ou recessão pode rapidamente transformar-se numa crise total.
Se não se estiver preparado para uma crise, os resultados podem ser desastrosos. Uma estratégia bem elaborada de gestão de crises pode ajudar a minimizar os danos causados em caso de crise. Aqui estão doze passos para o ajudar a criar uma Estratégia de Gestão de Crise para o seu negócio:
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O que é uma Estratégia de Gestão de Crise?
Uma estratégia de gestão de crise é um plano de acção concebido para ajudar uma organização a lidar com um evento repentino e inesperado que possa potencialmente prejudicar o negócio. O objectivo de uma estratégia de gestão de crise é minimizar os danos causados pelo evento e ajudar a organização a voltar às operações normais o mais rapidamente possível.
Há muitos tipos de eventos que poderiam desencadear uma estratégia de gestão de crise, incluindo catástrofes naturais, quebras de dados, recolha de produtos, e muito mais. Embora seja impossível prever quando ou onde ocorrerá uma crise, ter um plano em vigor pode ajudá-lo a estar preparado para lidar com o que quer que venha a acontecer.
Construir uma empresa resiliente e mentalidade empresarial
“Não é apenas o que se diz, mas como se diz”. Isto é especialmente verdade numa crise. As suas palavras e acções ou construirão a confiança ou a desgastarão. Se os seus empregados não acreditarem na sua liderança durante tempos de calma, certamente não o farão durante uma crise. Faça uma auto-verificação perguntando-se a si próprio se a sua equipa o seguiria até um edifício em chamas. Se a resposta for não, então tem algum trabalho a fazer na construção da confiança dentro da sua organização.
Uma cultura empresarial forte ajudará a levar a sua empresa a atravessar tempos difíceis. Durante uma crise, todos têm de estar na mesma página e trabalhar para o mesmo objectivo. Os empregados devem saber o que se espera deles e sentir-se confiantes de que podem cumprir os
Aprender a Resiliência e Aceitar a Vulnerabilidade
Ninguém é imune à adversidade, por muito bem preparado que esteja. As coisas vão correr mal, e não há problema. O que é importante é como se lida com esses contratempos. Desistes, ou encontras uma maneira de continuar? Seja resiliente e aceite a vulnerabilidade. Abrace o facto de que não é perfeito, e que as coisas correrão mal de tempos a tempos. Isto não o torna fraco; torna-o humano. E ser humano é algo com que todos nos podemos relacionar.
Mudar de acordo com os tempos e o seu povo
O mundo está em constante mudança, e você também o deve fazer. À medida que o seu negócio cresce e evolui, o mesmo deve acontecer com a sua estratégia de gestão de crises. Reveja regularmente o seu plano para ter a certeza de que ainda é relevante e ajuste-o conforme necessário. E não se esqueça de envolver os seus empregados no processo. Afinal, são eles que irão implementar o plano se alguma vez ocorrer uma crise.
Tenha estas coisas em mente ao criar ou actualizar a sua estratégia de gestão de crises. Ao ser proactivo e preparado, será capaz de resistir a qualquer tempestade que surja no seu caminho.
“Não é apenas o que diz, mas como o diz”. Isto é especialmente verdade numa crise. As suas palavras e acções ou construirão a confiança ou a desgastarão.
Esqueça as Barreiras Hierárquicas Tradicionais
Numa crise, todos têm de estar na mesma página e trabalhar para o mesmo objectivo. Os empregados devem saber o que se espera deles e sentir-se confiantes de que podem corresponder a essas expectativas. As tradicionais barreiras hierárquicas entre a direcção e os empregados precisam de ser derrubadas para que todos possam trabalhar em conjunto de forma eficaz.
10 Passos para a Criação de uma Estratégia de Gestão de Crise
1. Identificar os seus riscos-chave
O primeiro passo em qualquer estratégia de gestão de crise é identificar os riscos que podem potencialmente ter impacto no seu negócio. Estes podem ser desde um desastre natural, desafios na cadeia de abastecimento, guerras, decisões políticas, impostos até uma quebra de dados.
Pense no que poderia correr mal e como isso afectaria a sua empresa. Para uma boa estratégia de gestão de crises, também as partes interessadas e os seus potenciais desafios poderiam ser cobertos. (por exemplo, o que aconteceria se também tivessem desafios na cadeia de abastecimento? Teriam bens críticos de negócio suficientes?)
2. Formar uma Equipa de Gestão de Crises
Uma vez identificados os seus principais riscos, é tempo de começar a planear para eles. Comece por criar uma equipa de gestão de crises. Esta equipa deve ser responsável pelo desenvolvimento e implementação da sua estratégia. Devem também ser eles a tratar de quaisquer crises que surjam.
A sua equipa deve ser constituída por pessoas de diferentes departamentos dentro da sua empresa. Desta forma, terá um grupo bem formado com o conhecimento e a perícia necessários para lidar com qualquer situação.
3. Dar prioridade a um ‘foco de crise’ com a equipa
Ao criar a sua equipa de gestão de crises, é importante dar prioridade a um ‘foco de crise’. Isto significa que a equipa deve concentrar-se em lidar com crises, não em operações do dia-a-dia. Isto permitir-lhes-á permanecer alerta e preparados para quaisquer potenciais emergências.
4. Estabelecer Directrizes e Protocolos
Uma vez que tenha a sua equipa no lugar, é altura de estabelecer algumas directrizes e protocolos. Estes devem incluir coisas como a forma de lidar com uma violação de dados ou o que fazer em caso de catástrofe natural. É também importante criar um plano de comunicação. Isto irá delinear como irá comunicar com os funcionários, os meios de comunicação e os clientes durante uma crise.
5. Teste o plano regularmente – “o que aconteceria se …”.
É importante testar o seu plano regularmente. Isto ajudará a garantir que é eficaz e que todos sabem o que fazer no caso de uma emergência. Pode fazer isto por simulação ou implementando efectivamente o plano durante uma crise real.
Outro bom exercício é praticar regularmente, perguntando “o que aconteceria se …” sobre aspectos importantes do plano. Isto ajudá-lo-á a pensar em potenciais problemas e na forma de os resolver. Testar o seu plano regularmente também ajudará a identificar quaisquer fraquezas ou lacunas que necessitem de ser resolvidas.
6. Formar os empregados no plano e fazer exercícios
Os seus empregados são a sua primeira linha de defesa durante uma crise. É por isso que é importante treiná-los no seu plano e certificar-se de que eles sabem o que fazer em caso de emergência. Pode fazê-lo através de módulos de formação on-line ou através da realização de simulacros. Isto ajudará a garantir que todos saibam o que fazer em caso de uma emergência. Ajudará também a identificar quaisquer fraquezas no seu plano. A realização regular de exercícios ajudará a manter os seus empregados preparados e a sentir-se pronto quando algo acontece.
7. Processos documentais
É também importante documentar todos os seus processos e procedimentos. Desta forma, todos saberão o que fazer e quando o devem fazer. A documentação é especialmente importante para processos complexos ou que envolvam informação sensível.
8. Partilhe um Plano de Comunicação com todas as Equipas
A partilha de um plano de comunicação com todas as equipas é essencial para uma estratégia de gestão de crises bem sucedida. Isto assegurará que todos estão na mesma página e sabem o que fazer em caso de uma emergência. Também ajudará a evitar a confusão e o caos durante uma crise.
Um bom plano de comunicação deve incluir instruções claras sobre como comunicar com os funcionários e outras partes interessadas.
9. Criar espaço e recursos para a Equipa de Gestão de Crises
Quando uma crise acontece, a Equipa de Gestão de Crises deve ter o espaço e os recursos de que necessita para fazer o seu trabalho. Isto pode significar a criação de uma sala ou área dedicada onde possam trabalhar. Pode também significar fornecer-lhes recursos e tempo adicionais, eliminando tarefas empresariais diárias ou simplesmente fornecendo-lhes coisas simples como o equipamento informático adequado.
Assegurar que a equipa tem o que precisa ajudará a garantir que podem gerir eficazmente a crise.
10. Avaliar a Equipa de Soluções
Depois de uma crise, é importante levar algum tempo a avaliar o que aconteceu e como a equipa lidou com o assunto. Isto irá ajudá-lo a identificar quaisquer áreas que necessitem de melhorias. Também o ajudará a ver o que funcionou bem e o que poderia ser feito de forma diferente na próxima vez.
Conclusão sobre a construção de uma Estratégia de Gestão de Crise
Uma estratégia resiliente de gestão de crises pode adaptar-se e responder a qualquer situação. É importante ter uma equipa que esteja preparada para tudo. Também é necessário estabelecer directrizes e protocolos, testar o plano regularmente, e formar os funcionários sobre o que fazer em caso de emergência. A documentação é essencial, tal como a partilha de um plano de comunicação com todas as equipas. Certifique-se de que dispõe de espaço e recursos para a Equipa de Gestão de Crises e avalie o seu desempenho após a ocorrência de uma crise.
Ao seguir estes 10 passos, pode criar uma estratégia de gestão de crise que ajudará a sua empresa a manter-se segura durante tempos difíceis.
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