10 Tipps für Enterprise Architektur Management – Die ersten 100 Tage EAM
Eine 100 Tage bei der Einführung von Enterprise Architecure Management (EAM) - Teil 3
Wie führt man Enterprise Architektur Management (EAM) in digitalen Zeiten ein? Funktioniert EAM überhaupt abseits des Wasserfalls in einer agilen disruptiven Welt? Im aktuellen Artikel gehe ich darauf ein, welches die wichtigen und vor allem konkreten Themen sind, wenn man mit EAM selbst oder im Unternehmen neu startet!
Dieser Artikel ist Teil einer Serie, über die ich einen großen roten Faden über das Thema EAM mit Fokus auf die notwendigen Änderungen bedingt durch den digitalen Wandel legen möchte: irgendwie hängt ja alles zusammen!
Dies auch deswegen, weil mit Mai 2020 das Thema EAM neu in das MoreThanDigital Universum aufgenommen wurde.
Die Teile der zur Zeit vierteiligen Serie:
- Zu Teil 1 der EAM Serie: EAM im digitalen Wandel
Was ist eigentlich EAM, und wie kann man EAM in Zeiten des digitalen und krisengeschüttelten Wandels ge-win-win-bringend einsetzen? - Zu Teil 2 der Eam sERIE: 5 Erfolgsfaktoren bei der Einführung von EAM
Welche Erfolgsfaktoren konnte ich aus meiner fast 20 jährigen Erfahrung in der IT Branche für EAM herausdestillieren? - Teil 3: 10 Tipps für die ersten 100 Tage einer EAM Reise
Im aktuellen Artikel gehe ich darauf ein, welches die wichtigen und vor allem konkreten Themen sind, wenn man mit EAM selbst oder im Unternehmen neu startet! - Teil 4: Blockchain und EAM
Wie gehe ich „richtig“ und erfolgreich mit neuen und disruptiven Technologie wie der „Blockchain“ um?
Index
Intro: „Die ersten 100 Tage EAM“
Im Mai 2020 war es soweit, ich habe eine neue Enterprise Architektur Management (EAM) Herausforderung begonnen!
Und diesmal möchte ich es anders als bisher machen und mich nicht einfach in die „Unternehmens-Maschinerie“ eingliedern, sondern ich möchte meine ersten 100 Tage gerne aktiv gestalten. Ich glaube, das erwartet man von einem selbstverantwortlichen neuen Mitarbeiter mit 20 Jahren Erfahrung!
Ich werde mich mit meinem Herzblut dafür einsetzen
- dass die Menschen wieder mehr zusammenrücken
- gemeinsame mit Freude Architekturen bauen,
- um innovative Lösungen für die digitale Welt zu schaffen,
- die den Anspruch haben, „richtig und wertvoll“ zu sein.
- Denn dann kommt man auch ins digitale und agile Fahrwasser!
In diesem Artikel halte ich meine Erkenntnisse fest, und ich möchte sie mit konkreten Stories und Empfehlungen lebendig werden lassen. Und das hat auch für Dich – meine(n) LeserIn – einen Nutzen, denn ich formuliere die Erkenntnisse so, dass man sie als Tipps für die Etablierung von EAM auch im eigenen Unternehmen heranziehen kann. Entweder nur einzelne oder auch alle auf einmal.
Und wie es sich für eine Artikel-Serie gehört, sind die 10 Tipps eine Konkretisierung der 5 Erfolgsfaktoren aus Teil 2.
A pro po^s selbstverantwortliches Arbeiten, das gilt nicht nur für mich: jeder Mensch ist da ein bisschen unterschiedlich, aber grundsätzlich glaube ich daran, dass selbstverantwortliches Arbeiten jede/n extrem motiviert. In Teil 2 meiner EAM Serie habe ich eine Gallup Studie erwähnt, die Unternehmen ein vernichtendes Zeugnis ausstellt: 85% der Menschen in Unternehmen sind nicht enthusiastisch.
Denkt einmal darüber nach! Und lasst euch dabei durch folgendes Zitat inspirieren, lehnt euch kurz zurück und erlaubt euren Gedanken frei zu laufen! Und wenn ihr glaubt, dass ich dieses nur einfach so in diesem Artikel verwende, um ein schönes Zitat zu zeigen, dann irrt ihr euch. Ich habe es in einer meiner ersten gemeinsamen Sitzungen verwendet … Riecht ihr die warme Meeresbrise?
Unterschätzen wir nicht, was Enthusiasmus und Begeisterung bei uns Menschen bewirken können! Die wenigsten Dinge sind wirklich technische Probleme.
Als Beispiel für die Kraft von Enthusiasmus möchte ich euch ein Video zeigen, das mich – einen ungeschickten Großstädter gone countryside – beim Bau eines Komposthaufens zeigt. Mit Begeisterung kann eigentlich alles entstehen!
Was hat ein Komposthaufen mit Enterprise Architektur und NeW Work zu tun?
Jeder Tipp wird gegen einen in Teil 2 genannten Erfolgsfaktor gemapped. Ich möchte nämlich zeigen, dass die Tipps auch in ein strategisches größeres Ganzes passen! Jeder Tipp hat eine kleine aber echte Story.
In der folgenden Matrix ist das Mapping zwischen den Erfolgsfaktoren und Tipps zu sehen. Bis Tipp 4 sollte man bei EAM Vorgehensweisen integrieren, ab Tipp 4 geht’s ins EAM Detail.
| Mit Vertrauen mutig und selbstverantwortlich handeln! | Die Menschen in den Mittelpunkt stellen! | Offene Diskussionen zulassen und Partizipation ermöglichen! | (EAM) Ziele bewusst folgen! | In großen Zeiträumen denken! |
|---|---|---|---|---|
| Tipp 1 | Tipp 2 | Tipp 3 | Tipp 4, Tipps 6 – 10 | Tipp 5 |
Wie gesagt, es ist möglich, die Tipps aus einem größeren Ganzen heraus zu betrachten, es ist aber genauso möglich, einzelne Tipps für sich alleine zu betrachten und zu verwirklichen.
Tipp 1: Vertrauen aufbauen!
Meine Empfehlung: einfach „Hallo“ sagen und lächeln! In Corona Zeiten ein nicht ganz einfaches Unterfangen, denn es gibt keine anwesenden Zimmernachbarn. Dennoch ist es für mich eine der erfolgreichsten Taktiken, das Eis zu brechen und mit den Menschen in Kontakt zu treten und Vertrauen aufzubauen!
Gleichgesinnte Menschen gibt es viele, in jeder Stufe der Hierarchie!
Denn das Unternehmen der Zukunft ist wie ein Organismus, nicht wie eine Maschine. Menschen, die einander gut kennen, einander vertrauen, zeigen Resilienz bei Herausforderungen, tun sich bei Änderungen einfach leichter.
Tipps für die Tipps
Brené BroWn: The power of vulnerability
Charles Eisenstein: Buidling a peace narrative
Hannes Lischka: Vorwärts in die Zukunft
Frances Frei: How to build (and rebuild) trust
Tipp 2: Die „Glorreichen Sieben“ finden
Meine größten Erfolge waren die gemeinsamen! Und seien wir uns ehrlich: der Enterprise Architekt kennt nur einen Teil der Architektur. Entscheidungen werden erst dann authentisch, wenn sie von einer Gruppe gemeinsam getroffen werden!
Jeder von uns erkennt, wenn es twas offensichtlich besser laufen kann, gerade wenn man neu zu einem Unternehmen dazukommt. Was kann man dann tun? Kann man überhaupt etwas ändern? Ich weiß es nicht.
Veränderungen leben geht bedeutend leichter, wenn man eine Gruppe Gleichgesinnter findet, die ein gemeinsames Ziel verbindet.
Ich habe meine Gleichgesinnten einmal gefunden, und wir sind in den Sonnenuntergang geritten, wie die glorreichen Sieben – so habe ich uns auch gebrandet, wir waren ein bisschen Legende.
Tipps für die Tipps
Derek Sivers: How to start a movement
Susan Cain: The Power of Introverts
Shawn Achor: The happy secret to better work
Amy Edmondson: How to turn a group of strangers into a team
Tipp 3: Nicht locker lassen – New Work als Hebel!
Rome wasn’t built in a day!
So viele Tätigkeiten sind so aufwändig und gleichzeitig so sinnlos. Warum macht man sie dann? Na weil es immer so gewesen ist.
Unbewusst bin ich wahrscheinlich schon lange ein New Worker, denn ich habe nach gemeinsamem Sinn gesucht, und da bin ich unweigerlich auf New Work gestoßen: Selbstständigkeit, Freiheit und Teilhabe an Gemeinschaft sind die zentralen Werte der neuen Arbeit nach dem Vater des Begriffs Frithjof Bergmann.
Und warum brauchen wir umso mehr eine sinngebende Veränderung? Weil wir im digitalen Wandel sind.
Und der läuft schneller als jeder bisher dagewesene Wandel in der Geschichte. Da findet man Lösungen nur gemeinsam, in Achtsamkeit, mit Empathie den anderen gegenüber. Dann entsteht Vertrauen, und es ist alles möglich!
Tipps für die Tipps
Frederic Laloux: REINVENTING ORGANIZATIONS – Video Series
Bodo Janssen: Die Stille Revolution
Chade-Meng Tan: Everyday compassion at Google
Tipp 4: Geeignete EAM Ziele leben
Gleich am Anfang möchte ich abraten, finanzielle Ziele zu formulieren … Geld ist ein Mittel zum Zweck. Denn was passiert mit durch EAM eingesparten Mitteln? Gibt es da ein Konto, wo man die Einsparungen nach einem Jahr abheben kann?
Natürlich nicht! Wenn wir mehr Qualität bringen, effektiver und effizienter mit EAM werden, dann geht das sofort in andere sinnvolle Tätigkeiten auf, die bisher einfach nicht möglich waren.
Egal ob agil oder im Wasserfall, mit oder ohne TOGAF: ohne das „Wozu?“ hat irgendwie nichts einen Sinn.
Hier einige meiner EAM Lieblingsziele-Kandidaten. Wie gesagt, spezifisch müssen sie sein:
- Enabling der Software Entwickler.
- Schnellere Reaktion in Projekten durch Bereitstellung guter EAM Informationen.
- Bereitstellung von DevOps Bauchläden für Entwickler Teams.
- Etablierung einer gemeinsamen Diskussionskultur bei IT Herausforderungen.
- Radikale Transparenz mit minimalem Overhead herstellen.
- Ermöglichen einer agilen Arbeitsweise.
Vielleicht ein Ziel, dass zu visionär für EAM ist, aber eigentlich geht es darum! Ich werde es wieder versuchen!
Tipps für die Tipps
Simon Sinek: How great leaders inspire action
Tipp 5: Den Lebenszyklus von Anwendungen beobachten
Anwendungen bzw. Software sind ein immaterielle Produkte – man kann sie nicht angreifen. Es ist daher äußerst schwierig intersubjektiv Qualität, Zustand oder Gesamtkosten darzustellen.
Was bei Produktionsbetrieben, die materielle Güter produzieren, vollkommen klar ist, ist in Softwarehäusern wirklich eine Herausforderung: die Bereitstellunge eines Anwendungsportfolios, das eben die Qualität und den Zustand aller Anwendungen ausweist – IST und ZIEL, um Roadmaps abzuleiten.
Wie alt sind eigentlich unsere Anwendungen?
Laut Gartner sind Softwarehäusern zu einem bestimmten Produkt bestenfalls die Instandsetzungskosten des initialen Projekts klar – 8% der Gesamtkosten über ein durchschnittliches Leben einer Software.
Klassische Manager würden sagen, das ist ein 92%-iges Risiko. Ich würde sagen, es wäre sehr sinnvoll zu wissen, wie es um meine Anwendunge gerade bestellt ist: ganz neu, schon in die Jahre gekommen, gerade im Redesign, …
Und was hiesse das für Anwendungen? Wir könnten in die Zukunft aktiv planen: Anwendungen werden im Schnitt 15 Jahre alt (Beispiel), also müssen wir spätestens nach 7 Jahren evaluieren, wie es weitergeht. Sonst könnte es sein, dass unsere Entwickler in Pension gegangen sind.
Tipps für die Tipps
Tipp 6: Einfache gemeinsame Sprache
Eine klare und einfache gemeinsame Sprache auf hoher Flughöhe fördert klare Verantwortungen und schnelle Reaktionen. Geichzeitig fördert es die Selbstverantwortung und spiegelt die Realität.
Denn wenn jeder für die wirklichen Informationen im Detail verantwortlich ist, der gemeinsame Nenner aber klar ist, dann lebt das „Werkl“ und wird verwendet. Es gibt einen Nutzen, und keiner fühlt sich auf den Schlips getreten.
Wie heißen die „Dinger“ nochmal bei uns? „Anwendungen“ oder „Applikationen“ …?
Wesentlich dabei ist, dass das ganze einfach bleibt. TOGAF bietet mit Archimate ein Metamodell für die gemeinsame Sprache, das unglaublich detailliert ist. Vergesst nie: jedes Unternehmen hat seine eigene Sprache, und irgendjemand muss die Informationen auch aktuell halten, und wenn das manuell geschieht, kommt schnell ein exponentielles Wachstum samt immensem Aufwand dazu.
Beispiele: Applikation, Anwendung, System, Komponente, Systemkomponente, Informationssystem, Service, etc.
Wikipedia: Keep it simple and stupid
Tipp 7: Applikationsportfolio, Zeitreihe und Katalog
EAM ist die Datendrehscheibe in einem Unternehmen, das Anwendungen verwendet – gilt heutzutage also für jedes Unternehmen.
Aber was macht eine gewöhliche „Telefonbuch“ Liste der Anwendungen zum Portfolio? Wer kennt den 70er Jahre Klassiker der „Clou“ (engl. „The Sting“) mit Robert Redford und Paul Newman? Erinnert ihr euch an die Szene, wo sie in die Spelunke kommen, in der alle „Gauner“ verkehren und für das nächste Ding rekrutiert werden?
Wer ist denn alles in der Stadt? … Gib mir die „Liste“!
Eine solche Liste mit qualitativen Eigenschaften der Artefakte ist ein Portfolio. Und im Idealfall zeigt das Portfolio den Zustand der Artefakte in Form von Kennzahlen („negative“ Sichtweise; was haben wir noch nicht) oder in Form von Qualitätsprädikaten („positive Sichtweise“; was haben wir schon alles erreicht; Anm. siehe auch Verhaltensökonomie und Nudging).
Meine Empfehlung: startet mit einer einfachen Liste und erweitert sie iterativ zum Portfolio, in kleinen Schritten, und zeigt jedesmal mit einem Nudging „Siegel“ an, wer die jeweilige Stufe schon geschafft hat. Das motiviert!
Mögliche Erweiterungsschritte:
- Technologiestack
- Servicezuordnung
- Kosten
- Zugeordnete technische Komponenten (ITIL)
- Vertragspartner
- Sichertheitschecks
- Autotesting
- Link zu Projekt-Portfoliomanagement
Als erste „Kennzahl“ nehmt die „Anzahl der Anwendungen“ als Zeitreihe. Denn es ist ein wesentlicher Schritt nach vorn, wenn mehrere Personen dieselbe Zahl an aktuellen Anwendungen im Unternehmen nennen kann.
Und als erstes Dokument produziert einen Anwendungskatalog, also ein PDF Dokument aller eurer Anwendungen, mit einem schönen Deckblatt, einem Inhaltsverzeichnis und einem Einseiter-Stammblatt für jede Anwendnung. Das macht was her. Ich habe es mir da meist ganz einfach gemacht und über die Serienbrief-Funktion von Word und einem Export aus dem EAM Tool ein halbautomatisiertes PDF gebastelt – wenn noch nichts anderes da ist.
Und irgendwann kommen dann die nächsten Schritte, z.B. ein Bebauungsplan.
Ein Beispiel:
Genauso werden die Zahlen der Zeitreihe zur Anwendungsentwicklung im GmbH Jahresbericht verwendet. Das ist also eine ganz einfache Möglichkeit, Sichtbarkeit für EAM zu ermöglichen.
Gartner Inc: Use TIME to Engage the Business for Application and Product Portfolio Triage
Tipp 8: Shared Services identifizieren
Es gibt sie eigentlich überall, nur keiner steuert sie: wiederverwendbare Anwendungen! Manchmal heißen sie „Querlieger“, oder „Basiskomponenten“ oder eben „Shared Services“.
Wie heißen „Shared Services“ bei euch?
Ist es nicht immens wichtig, für Motivation, Effektivität und Effizienz zu wissen, wie sich diese Shared Services entwickeln? Eigentlich sollte es ja logisch sein, dass man da eine Roadmap zur Erhöhung der „Durchdringung mit Shared Services“ gibt.
Ich habe eine solche Liste nur in den seltensten Fällen aber wirklich gesehen, und die Etablierung hat sich jedesmal als extrem schwierig herausgestellt. Denn: man muss die doppelten Funktionen erst einmmal finden, und dann muss man den Leuten erklären, die doppelte Funktionen haben, dass sie nebenbei das Shared Service einsetzen sollten.
Auch in Punkto Datenschutz, Resilienz und Agilität ist das Thema Shared Services eigentlich ein MUSS für jedes „erwachsene“ Unternehmen.
Tipp 9: Technologiestacks definieren
Eine der wichtigsten EAM Antworten ist die Fähigkeit, das Anwendungsportfolio nach den unterschiedlichen Technologiestacks ordnen zu können.
Wieviele mit Java eigenentwickelten Anwendungen gibt es bei uns eigentlich?
Volkswagen weiss sicherlich, wieviele Diesel Produkte sie im Sortiment haben.
Eine ähnliche Antwort zu finden ist in einem Unternehmen für das Meistern der Herausforderungen im digitalen Wandel unerläßlich. Dazu reicht es nicht aus zu wissen, hinter welcher Anwendung eine Oracle Datenbank steht, es ist notwendig, eine Hülle über diese Technologien zu stülpen, denn eine Oracle Datenbank kann im einen Fall für die Persistierung von fachlichen Daten bei eigenentwickelten Anwendungen verwendet werden, und im anderen Fall für die Speicherung der Architekturinformationen im zugekauften EAM Tool sein. Und da können durchaus unterschiedliche Versionen in Ordnung sein.
Kandidaten für Technologiestacks könnten sein:
- Java Eigenentwicklungen
- Datawarehouse (auf Basis SAP BW)
- .NET Eigenentwicklungen
Klarerweise kann es auch für zugekaufte Anwendungen wie das EAM Tool keinen expliziten Technologiestack geben, der ist quasi wie eine Appliance dabei. Kann man eh nicht steuern.
Erst hinter den Technologiestacks verstecken sich die eigentlichen „Technologiekomponenten“ wie eine relationale Datenbank in einer konkreten Ausprägung (z.B. Oracle 12).
Beides ist wichtig, es sind aber unterschiedliche Flughöhen. Einmal möchte man wissen, wie die Technologiestrategie für die nächsten Jahre aussieht, ein anderes Mal will man wissen, ob alle Technologiekomponenten am aktuellen Stand sind.
Tipps für die Tipps
TOGAF: The Technical Reference Model in Detail
Tipp 10: Macht es anders
„Weil es immer schon so war“ … „historisch gewachsen“
Meine beiden Lieblignssprüche in jedem Unternehmen. Genau deswegen muss man vieles anders machen. Selbst Google hat sich mit Alfabet nach etwa 10 Jahren bewusst neu aus der Taufe gehoben. Weil ohne Änderung Stillstand einkehrt. Da helfen noch soviele Masseure oder Tischfussball-Tische einfach nicht!
Hier einfach eine Reihe von Ideen, einige habe ich im Text bereits angesprochen:
- EAM Informationsdrehscheibe über Tooling bereitstellen!
- Achtsamkeitstrainings veranstalten
- Working out Loud zum Durchbrechen von Organisationsgrenzen bei übergreifenden Themen nutzen
- Fortschritt über positive Bewertungen (nudging) zeigen
- Geht iterativ in kleinen Schritten vorwärts
- KISS muss es sein
- Jeder darf in einer Besprechung etwas sagen; verwendet einfach einen „Redestock“
John Stepper: Working ouT loud
SIYLI: Mindfulness and Emotional Intelligence Leadership Training
Mehr davon wenn ihr mich wiederseht, ihr müsst unbedingt gucken, wie’s weitergeht!
In Teil 4 der EAM Serie beschäftige ich mich dann mit tatsächlich konkreten Beispielenvon EAM im digitalen Wandel: was genau bedeutet es, eine „digital eingeborene“ Technologie wie die Blockchain in einem Unternehmen einzusetzen? Was bedeutet das für die Organisation, die Governance, ganz besonders wenn man in einem klassisch hierarchisch strukturierten Unternehmen ist?
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