Achtsam in Sitzungen – 5 Punkte für mehr Ertrag fürs Wesentliche

Kommt Ihnen das bekannt vor? Sie nehmen sich bestimmte To-Do’s vor, doch nicht immer kommt es so, wie Sie geplant haben. Besonders trifft dies auf Sitzungen zu und Dinge, die Sie dort abhandeln möchten. Sie haben aber gleichzeitig auch das Gefühl, das etwas Wesentliches noch fehlt. Das Gefühl einer leichten Panik beginnt aufzusteigen. Mit der Achtsamkeits-Methodik können Sie hier nachbessern.

Achtsamkeit – Was ist es?

Im Wortsinnübersetzt heisst Achtsamkeit nichts Anderes als «den Dingen ihren Lauf lassen». Dies klingt wie das Gegenteil von dem, was wir in unserer Arbeit tun und anstreben. Genauer beachtet ist damit aber nicht Nichts-Tun gemeint, sondern den Dingen den Raum geben, den sie verlangen. Dies betrifft auch die Menschen.

Sie kennen sicher ein ähnliches Beispiel:

Sie nehmen sich vor, eine Sitzung durchzuführen: Weil Sie wissen, dass das Menschliche wichtig ist, räumen Sie zu Beginn etwas Zeit ein, um anzukommen, nach dem Verlauf der letzten Tage zu fragen und so weiter. Aber dies soll weniger Zeit beanspruchen als der eigentliche Teil, denn dort geht es um das «Wesentliche». Sie planen also einen ersten Teil für «den Menschen», danach geht es ins «Thema». Im Verlauf der Sitzung werden Sie feststellen, dass der erste Teil mehr Zeit beansprucht, wenn Sie ihn wirklich laufen lassen. Der Ärger und Druck steigen, weil Sie ja zum Wesentlichen kommen wollen.

Der Trick ist: das, was passiert, IST das Wesentliche. Achtsamkeit in der Geschäftswelt heisst akzeptieren, dass Menschen Zeit brauchen und Befindlichkeiten. Wenn Sie als Unternehmen oder Organisation wirklich mit und bei den Menschen sein wollen, müssen Sie dies beachten. Dies bedeutet möglicherweise in Ihrem Kopf einen Paradigmenwechsel, den Sie zulassen aber sollten: Überwinden Sie den Impuls, auf die Zeit zu schauen und zu drängeln, zum «Wichtigen» zu kommen. Sie befinden sich bereits im Wichtigen.

Zeit für Befindlichkeit ist wichtig. Zeit, mitzuteilen, was beschäftigt und was Ärger erzeugt oder Freude, ist wichtig. Wollen Sie den Lauf der Dinge tatsächlich loslassen, so nehmen Sie hier auf, was kommt.

5 Dinge die Führungspersonen beachten sollten

In der Schlussfolgerung des vorher genannten, heisst dies für Sie als Sitzungsleitung und auch als Führungsperson folgendes zu beachten:

1. Planen Sie, aber planen Sie grosszügig und wagen Sie es, die Priorität umzudrehen
   Befindlichkeit und Mensch kommen zuerst, der sogenannte Inhalt wie Meinungen, Kundtuungen, Berichte kommen danach. Der Grund ist: Nicht gesagte oder zurückgehaltene Befindlichkeit bremen eher als dass sie einen vorwärts zu bringen. Also kommen Sie nicht darum herum, grosszügig zuzulassen und achtsam wahrzunehmen, wo Ihre Mitarbeitenden stehen und was sie bewegt. Es wird sich mit etwas Gewöhnung auszahlen und für die Behandlung der «wichtigen» inhaltlichen Themen Raum schaffen. Jeder und jede wird aufmerksamer und entlasteter in die Diskussion einsteigen.
2. Beginnen Sie Ihre Sitzung mit einem «Check-In»
   Lassen Sie reihum das freie Wort kursieren, wie jemand sich im Moment gerade fühlt. Was eine Mitarbeiterin, ein Kollege mit sich herumträgt, freut und hören Sie, ob eine besondere Befindlichkeit gerade heraussticht. Beginnen Sie danach mit dem eigentlichen Inhalt (wie Sie immer noch meinen) und planen Sie diese Zeitspanne für den «Check-In» grosszügig; mit der Zeit erhalten Sie hier Routine im Einschätzen der benötigen Dauer.
3. Aktivieren Sie gegen Ende der Sitzung Ihre Achtsamkeit erneut durch Aufmerksamkeit
   Fragen Sie, ob Themen nicht behandelt wurden, die wichtig gewesen wären oder noch dazu gehören. Fragen Sie, ob etwas vergessen würde oder einfach ob etwas fehlt.
4. Zum Schluss führen Sie formal die «Check-Out»-Runde durch
   Diese entspricht dem Check-In von Punkt 1. Auch hier lassen Sie reihum Revue passieren, wie es jemandem geht. Sie werden feststellen, ob Zufriedenheit herrscht (gut!) oder ob etwas noch unfertig ist oder Sie etwas mitnehmen können für die kommenden Sitzungen. Ist dies der Fall? Umso besser, denn dies wird Sie wiederum anreichern für das weitere «Eigentliche». Nichts ist frei von Einflüssen und «richtig», das frei im Raum steht ohne Bezüge.
5. Zum Abschluss bedanken Sie sich für das Vertrauen und die Offenheit.
   Und: beteiligen Sie sich selber ebenfalls an dieser Runde. An allen.
   Und falls Sie sich Gedanken für Ihre Reputation machen: lassen Sie es sein: Ihre Authentizität wird man Ihnen danken. Sie sind alles Menschen keine Poker-Runde. Und Sie sind selber auch davon betroffen, dass es Ihnen Klärung bringt, die «Check-In» und «Check-Out»-Punkte zu beachten.

Diese Vorgehensweise bedeutet für Sie vielleicht, dass Sie ihre eigenen Denkweisen anpassen müssen: bisher haben Sie aus lauter Professionalität heraus – wie Sie meinen – das Befindliche kurz gehalten und die eigentlichen inhaltlichen Themen ins Zentrum gesetzt.

Tatsächlich sollte im Kopf ein Paradigmenwechsel stattfinden: Los-lassen und gelassen zulassen wird Ihnen eher ein genussvolles und befriedigendes Fortschreiten erlauben als das Deckeln von Emotionen.

Auf sich selbst achten

Selbstverständlich gilt diese vorhin genannte Regelung auch für Sie als Solo-ArbeiterIn. Denn Ihre eigene Befindlichkeit verdient auch im Home-Office und selbständigen Arbeiten ihren Platz. Vor längerer Zeit wurde eine solche Praxis «Störungen haben Vorrang» genannt – das war gefühlt in den 80ern, als auch der Slogan der «Lernenden Organisation» populär war, wenn auch weit davon entfernt, tatsächlich implementiert zu werden. Nun ist aber die Zeit reif für eine solche Einstellung. Jeder hat gemerkt oder fühlt es, dass achtloses «Über-die-Dinge-hinweggehen» das Wesentliche verpasst.

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Dr.Ursula Meyerhofer Fahlbusch

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