Die Zukunft der Finanzkonsolidierung und des Management-Reporting ist digital
Bis zu 90% aller Excel-Sheets enthalten Fehler: Können Sie auf die Richtigkeit Ihrer Zahlen vertrauen? Oder nehmen Sie die finanziellen Folgen in Kauf, die Ihre Fehler nach sich ziehen?
Warum es eine gute Idee ist, die Verwendung von Excel für die Erstellung des Konzernabschlusses zu überdenken – Bis zu 90% aller Excel Sheets enthalten Fehler.
In unserem digitalen Zeitalter entwickelt sich die Technik mit rasanter Geschwindigkeit. Laufend tauchen neue, fortschrittlichere Technologien auf, die uns helfen, nicht nur die Qualität unserer Arbeit, sondern auch unsere Flexibilität und Effizienz zu steigern, bei gleichzeitig sinkendem Zeitaufwand – vor allem, wenn es sich um sich täglich wiederholende Tätigkeiten handelt. Dies trifft nicht nur auf den Finanzbereich zu, sondern auf alle Bereiche. Kommt jedoch die Sprache auf die Finanz- und Rechnungswesen Abteilung, scheint Excel wie ein Bremsklotz zu wirken, wenn es um die Digitalisierung der Jahresabschlussprozesse geht.
Wieso eigentlich? Vor allem, wenn man bedenkt, dass fast 90% aller Excel-Sheets Fehler enthalten. 90%! Lassen Sie diese Zahl einmal kurz auf sich wirken.
Wir glauben oft, dass unsere eigenen Excel-Sheets natürlich nicht in dieser Statistik vorkommen, aber bei einer Fehlerrate von 90%, machen wir uns da selbst etwas vor.
Mit den Worten des römischen Philosophen Seneca ausgedrückt: „Irren ist menschlich, aber auf Irrtümern zu bestehen ist teuflisch.”[1]
Während wir dieses Zitat im Hinterkopf behalten, lassen Sie uns im nächsten Schritt die häufigsten Fehler betrachten, die bei der Erstellung des konsolidierten Konzernabschlusses mit Excel auftreten.
Warum ist die Erstellung des Jahresabschlusses in Excel eine langwierige, zeitaufwendige Aufgabe?
- Excel ist anfällig für menschliche Fehler. Und Sie werden die gleichen Fehler immer wieder wiederholen.
- Excel gerät schnell außer Kontrolle, da oft verschiedene Versionen der gleichen Excel-Mappe im Umlauf sind.
- Excel liefert keinen Audit Trail und keine Dokumentation der Buchungen.
Gut. Ich glaube, Sie sehen, worauf ich hinauswill. Was ist also der Grund dafür, dass Sie trotzdem Excel für die Erstellung des konsolidierten Konzernabschlusses verwenden? Erfüllt Excel alle Ihre Anforderungen? Trauen Sie Ihren Zahlen? Erhalten Sie die Dokumentation, die Sie benötigen? Oder überprüfen Sie Ihre Zahlen wieder und wieder, und halten Sie laufend Rücksprache mit Ihren Tochtergesellschaften.
An dem digitalen Wandel teilzunehmen, der Ihnen automatisierte und standardisierte Lösungen bietet, wird Ihre Prozesse radikal ändern. Dies werden Sie auch bei der Verwendung einer Software für die Finanzkonsolidierung und das Management-Reporting erleben. Um den Konzernabschluss kommen Sie als Konzern nicht drumherum. Erstellen Sie diesen in Excel, dann wissen Sie, wie langwierig und zeitaufwendig es ist, sich durch die zahlreichen Datenblätter zu arbeiten, um einen Überblick über die finanziellen Daten der letzten 12 Monate zu erhalten. Aber auch die monatliche und vierteljährliche Konsolidierung und Berichterstattung in Excel ist zeitraubend.
Stellen Sie sich nun vor, Ihre Zahlen werden automatisch in einer Datenbank gespeichert, anstatt über verschiedene Excel-Dateien verstreut zu sein. Fehlerquellen werden ausgeschaltet, weil die Software die Fehler für Sie findet. Dadurch können Sie sich auf die Fehlerkorrektur konzentrieren. Die Zahlen sind dokumentiert, und Sie erhalten einen vollständigen Prüfpfad, so dass Sie nachvollziehen können woher welche Zahlen stammen. Diese Transparenz wird den Prozess Ihrer Jahresabschlusserstellung wesentlich schneller und Ihre Abläufe wesentlich effizienter machen. Darüber hinaus entfällt die zeitaufwendige mehrfache Rücksprache mit den Tochterunternehmen.
Hört sich zu gut an, um wahr zu sein? Ist es nicht.
Vorteile der Finanzkonsolidierung dank Automatisierung und Standardisierung von Prozessen
Wenn sich wiederholende Abläufe standardisiert und automatisiert werden, entstehen effizientere, flexiblere Prozesse im Vergleich zu den vorher bestehenden manuellen Prozessen. Wenn, z.B. die Konsolidierung mit einer Konsolidierungssoftware automatisiert wird, dann können Sie bis zu ca. 50% an Zeit einsparen. Diese Zeit können Sie für wertschöpfende Tätigkeiten, für tiefergehende Analysen und die Beratung des Managements nutzen und damit direkten Einfluss auf Entscheidungen im Konzern nehmen, statt nur die Zahlen hierfür zu liefern.
Eine Software für Finanzkonsolidierung und Management-Reporting erhöht die Richtigkeit der vorgelegten Finanzdaten. Halten Sie nach wie vor noch an Ihrer Konsolidierung in Excel fest, so haben Sie sicherlich gute Gründe hierfür. Fällt Ihnen der Grund hierfür jedoch nicht ein, dann sind Sie höchstwahrscheinlich bereit Excel hinter sich zu lassen und in das digitale Zeitalter der Finanz- und Rechnungswesen Abteilung einzutreten – so wie viele andere in Ihrer Position auch.
[1] (Hieronymus; Seneca, Epistulae morales VI,57,12; Cicero, Orationes Philippicae 12,2)
Autor: Martin Birch, Customer Success Manager and Chartered Accountant
Übersetzt von: Susanne Kuhr-Haaf, Country Manager DACH
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