12 Anwendungsfälle, in denen eine Unternehmenssuche einen Mehrwert liefert

Erfahre, wie eine Unternehmenssuche (oder auch Enterprise Search) auch dir weiterhelfen kann

Datenmengen in Unternehmen wachsen und die Anzahl an Datensilos im Unternehmen erhöhen sich konstant. Um den Mitarbeitern jederzeit die richtigen Informationen zur Verfügung stellen zu können, setzen immer mehr Unternehmen auf unternehmensinterne Suchmaschinen. Oft fehlt jedoch die Vorstellung konkreter Anwendungsfälle, um den Mehrwert im eigenen Unternehmen zu erkennen. Grund genug, sich in diesem Artikel verschiedenen Anwendungsfällen zu widmen.

Im Folgenden wurden daher verschiedene Anwendungsfälle, die in Unternehmen täglich dutzendfach vorkommen, aufgelistet, in denen eine unternehmensinterne Suchmaschine einen Mehrwert liefern kann. Eine Unternehmenssuche hilft nicht nur in ganz konkreten Situationen, sondern kann auch helfen, das allgemeine Risiko eines Unternehmens zu reduzieren.

1. Die Frage nach allgemeinen Informationen

Ein Mitarbeiter einer Abteilung hat ein krankes Kind – ihm steht Sonderurlaub zu, doch wie viel? Der Mitarbeiter unterbricht seinen direkten Vorgesetzen bei der Arbeit und spricht ihn an. Dieser kann ihm leider nicht helfen und verweist auf die HR-Abteilung. [Gespräch & anschließendes erneutes Einarbeiten in Aufgabe: ~10 min für beide Seiten]. Die HR-Abteilung – ebenfalls abgehalten von den eigentlichen Aufgaben – gibt die Antwort und verweist auf die Richtlinie, die eigentlich allen bekannt sein sollte und für alle zugänglich ist. [nochmal 10 min für beide Seiten] So ist aus einer Information, die eigentlich innerhalb einer Minute leicht zu finden sein sollte, ein Aufwand von insgesamt 40 Minuten entstanden, der durch die Multiplikation des Stundensatz leicht in einen monetären umzuwandeln ist.

Weitere vergleichbare, täglich X-fach in Unternehmen vorkommende Fragestellungen, die oft insbesondere durch die HR Abteilung beantwortet werden sollen:

  • Wie muss ich mich verhalten, wenn ich selbst negativ, mein Partner jedoch COVID positiv getestet wurde?
  • Wo liegt das Formular, um X zu beantragen?
  • Wo liegt der Urlaubsantrag für das aktuelle Jahr?
  • Wie ist unsere Home-Office Regelung?

2. Nutzen von Know-How aus alten Projekten

Ein Mitarbeiter eines Bauunternehmens weiß, dass das Unternehmen vor ein paar Jahren den Auftrag hatte, eine Brücke zu sprengen, was nicht alltäglich ist. Um das Projekt erfolgreich durchzuführen, wurde sich in das Thema eingearbeitet, Vorschriften durchgearbeitet und mit entsprechenden Firmen kooperiert. Die Vorschriften, Rechnungen, Pläne, Kalkulationen usw. wurden trotz eigentlich genauen Vorgaben unsauber abgelegt. Leider hat der damalige Projektleiter das Unternehmen verlassen, andere Mitarbeitende waren nicht tief genug drin im Projekt. Der recherchierende Mitarbeiter hat nun die Möglichkeit, den Ehemaligen anzurufen, sich selbst durch die tiefen des Unternehmens zu suchen oder sich die Themen einfach erneut zu erarbeiten. Den Kollegen anzurufen ist unprofessionell, passiert heutzutage jedoch regelmäßig. Die eigene Suche ist nur von mäßigem Erfolg gekrönt (oft 30 min und mehr) und das erneute Erarbeiten dauert extrem lange (Tage bis Wochen). Mit einer unternehmensinternen Suche wäre der Mitarbeiter innerhalb von Sekunden zum richtigen Ergebnis gekommen.

3. Informationsbereitstellung im Einsatz beim Kunden vor Ort

Ein Servicetechniker steht auf der Baustelle und soll eine Maschine in Betrieb nehmen. Er hat erst vor kurzem angefangen und benötigt Informationen für einen Getriebewechsel zu einem Modell, welches nicht mehr ganz aktuell ist. Im Unternehmen gibt es ein digitales Archiv, welches er durchsuchen müsste. Da er keinen Zugriff hat, muss er im Innendienst anrufen, die anhand von seinen Erzählungen probieren, sich durch das Archiv zu klicken. Dadurch wird nicht nur der Innendienstler von anderen Tätigkeiten abgehalten, sondern auch der Techniker muss so lange warten, bis der Innendienstler ihm im Nachgang die Informationen rausgeschickt hat. Wenn es schlecht läuft, dann wartet der Techniker nur noch auf die eine Information und kann so lange nichts machen. Wenn es ganz schlecht läuft, dann findet der Innendienstler die Information nicht schnell genug und der Techniker fährt am nächsten Tag nochmal zum gleichen Kunden raus. Dies verursacht nicht nur Kosten wie Fahrzeugverschleiß oder Mitarbeiterzeit kosten, sondern auch unzufriedene Kunden, die noch einen Tag auf eine defekte Maschine warten und Kunden, die länger warten müssen bis der Servicetechniker kommt. Mit einer unternehmensinternen Suchmaschine hätte sich der Techniker innerhalb von Minuten die Informationen selbst suchen können und hätte das Problem nicht umständlich erklären müssen.

4. Finden von Standarddokumenten und Vorlagen

Eine Projektarbeiterin möchte eine Abschlusspräsentation vorbereiten. Dafür gibt es Vorlagen, die verwendet werden können. Leider findet die Mitarbeiterin diese nicht, da die Vorlagen nicht oft verwendet wird und sie sich unsicher ist, in welchem Ordner die Datei ist. Stattdessen sendet Sie eine E-Mail an einen Kollegen, welcher ihr auch nicht weiterhelfen kann. Dieser übersendet ihr stattdessen die Abschlusspräsentation von seinem Projekt und empfiehlt ihr, diese einfach auf ihr Projekt anzupassen.

5. Recherche nach verpflichtender Dokumentation

Ein Geschäftsführer möchte aufgrund von Gewährleistungsansprüchen gerne das Protokoll eines Projektes, welches vor ein paar Monaten abgeschlossen wurde, finden. Er schaut dazu erfolglos in verschiedenen Ordnern und beauftragt anschließend seine Assistenz, die selbst über eine Stunde nach dem Dokument suchen muss.

6. Onboarding von Mitarbeitern

Ein neuer Mitarbeiter beginnt im Unternehmen und durchläuft den Onboardingprozess, wo ihm die wichtigsten Dinge zum Unternehmen beigebracht werden. Als er die ersten Aufgaben bekommt, probiert er die Informationen in den Unterlagen des Vorgängers zu finden. Dieser hat sich während seines langjährigen Daseins ein komplett eigenes Ablagesystem im Unternehmen aufgebaut. Leider blickt dort keiner mehr durch, so dass die Informationen aus früheren Prozessen alle Mühselig bei Kollegen und teilweise telefonisch beim ehemaligen Kollegen erfragt werden mussten. Zudem fällt ihm auch das Finden von Informationen wie bestimmten Richtlinien, die das Unternehmen im Allgemeinen Betreffen schwer. Eine übergreifende Suchmaschine würde ihm helfen, die richtigen Informationen schnell und effizient zu finden.

7. Auswählen der richtigen Version eines Dokuments

Eine HR-Mitarbeiterin definiert neue Richtlinien. Ihre Entwürfe speichert sie feinsäuberlich im DMS ab. Über Teams schickt Sie diese jedoch zur Kontrolle zum Kollegen. Dieser kommentiert diese leider in Teams und nicht am eigentlichen Speicherort, im DMS. Eine neue Version wird anschließend noch ins Intranet hochgeladen. Anschließend kommen weitere Versionen hinzu, die letztendlich an verschiedenen Orten liegen. Leider weiß die Kollegin irgendwann nicht mehr, ob die aktuellste Version des Dokuments nun im DMS, im Teamsraum oder im Intranet liegt. Die Unternehmenssuche sagt ihr nicht nur wo die verschiedenen Dokumente liegen, sondern kann diese auch nach der aktuellsten Version filtern. So können entsprechende Duplikate zusätzlich auch aus dem Umlauf genommen werden.

8. Demografischen Wandel durch Informationen leichter gestalten

Ein Servicetechniker eines Maschinenbauers ist Quereinsteiger und noch relativ neu dabei. Aufgrund des demografischen Wandels ist das Unternehmen überhaupt froh, jemanden gefunden zu haben. Nun soll der Quereinsteiger möglichst schnell produktiv sein. Als er eine alte Maschine in Betrieb nehmen möchte, möchte er nach einer bestimmten Information suchen. Leider kennt er das spezielle Vokabular des Unternehmens und die Fachbegriffe der Branche noch nicht. Darum hilft ihm die technische Dokumentation nicht viel weiter.

9. Unterstützung in der Beweisführung juristischer Angelegenheiten

Ein Unternehmen kommt in rechtliche Schwierigkeiten aufgrund eines seit längerem abgeschlossenen Projektes. Die Rechtsabteilung muss nachweisen, dass das Unternehmen rechtmäßig gehandelt hat und alles entsprechend dokumentiert wurde. Kann das Unternehmen dies nicht nachweisen, dann droht eine empfindliche Schadenssumme zu entstehen. Leider weiß keiner der Mitarbeiter mehr, wo genau das gesuchte Dokument abgelegt wurde. Mit einer unternehmensinternen Suchmaschine können die Beweismittel problemlos gefunden werden.

10. Suche nach verantwortlichem Mitarbeiter

Ein Mitarbeiter möchte Wissen, wer im Unternehmen mal an einem bestimmten Projekt gearbeitet hat. Da sich seit dem Projekt ein paar Umstrukturierungen ergeben haben, ist nicht mehr wirklich nachvollziehbar, wer vor ein paar Jahren welche Verantwortlichkeiten hatte. Mit einer unternehmensinternen Suchmaschinen können jedoch noch Protokolle, Angebote u. Ä. gefunden werden, um den richtigen Ansprechpartner schnell und problemlos zu finden.

11. Erfahrungsaustausch zwischen verschiedenen Standorten

Ein Mitarbeiter arbeitet in einem Unternehmen, welches mehrere Standorte hat. Werden neue Lösungen ausprobiert, dann testet ein Standort zunächst etwas aus. Anschließend wird ein Bericht per Mail oder im Intranet verfasst. Möchte der Mitarbeiter ein paar Monate später wissen, welche konkreten Lösungen schon an anderen Standorten getestet wurden und welche Learnings daraus gezogen wurden, dann muss er Glück haben, den richtigen Kollegen zu kennen und ihn Fragen zu können oder zufällig noch das richtige Dokument in der Hand zu haben. Mit einer Unternehmenssuche könnte er unabhängig von seinen Kontakten oder dem Zufall die entsprechenden Learnings und Ansprechpartner finden. So kann er auf das Wissen der anderen Standorte aufbauen.

12. Digitaler Arbeitsplatz mit einem zentralen Wissenszugang

Während Corona wurden in einem Unternehmen weitere digitale Tools wie Teams und ein Lernmanagementsystem eingeführt. Die wichtigen Datensilos des Unternehmens sind schon jetzt im hohen einstelligen Bereich. Da das Unternehmen nun auch langfristig auf Remote Work setzt, werden noch weitere Tools geplant, um den digitalen Arbeitsplatz zu optimieren. Dazu gibt das Unternehmen dem Mitarbeiter eine zentrale Plattform, von der aus der Mitarbeiter in diverse Datensilos abspringen kann. So haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, Informationen auch dann zu finden, wenn Kollegen gerade nicht verfügbar sind. Das Unternehmen verbessert so die Möglichkeit des asynchronen und unabhängigen Arbeitens für die Mitarbeiter.

Die Liste mit potenziellen Anwendungsfällen und den daraus entstehenden Business Cases könnte noch dutzendfach mit weiteren Beispielen und Anwendungsfällen ergänzt werden. Fakt ist, dass Daten im Unternehmen exponentiell steigen. Ein Großteil der Daten ist unstrukturiert (Dokumente, Bilder, E-Mailverkehr, etc.) und wird dies auch immer bleiben. Zukünftig gilt es den Mitarbeitern Tools an die Hand zu geben, mit denen sie sich in großen Datenmengen zurechtfinden können. Dabei gilt es zu beachten, dass nicht nur die Menge an Daten, sondern auch die Menge an Orten, wo Informationen gespeichert sind, sich im Unternehmen erhöhen und so die Informationsbereitstellung für Mitarbeiter komplexer machen. Unternehmensinterne Suchmaschinen bieten dabei einen Weg, Informationen das vorhandene Wissen im Unternehmen zu demokratisieren und leicht zugänglich zu machen.

Bastian Maiworm ist Mitgründer des Enterprise-Search-Tech-Startups ambeRoad. Er schreibt über die neuesten Entwicklungen im Bereich Start Ups und Themen, die im Enterprise-Search-Kontext relevant sind. Seine Erfahrungen als Gründer nutzt er, um die Digitalisierung und Zusammenarbeit zwischen Startups und der Old Economy weiter voranzutreiben und zu optimieren.

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