主持人并不意味着胡言乱语–正确引导会议

对我来说，有一个贯穿始终的能力：严格的节制。我一再观察到，团队会议中果断的节制太少。例如，出于文化礼貌，人们想表现得 “友好”，不打断任何人。然后会议就失去了控制。问题是，动力丧失了。而一旦进入放任模式，就无法阻止：聊天模式的势头越来越猛。这里的任务是找出如何掌握允许适度 “放任自流 “的艺术，并适时地制止过度行为。

令人惊讶的是，节制这个词已经退化到相对无意义；人们把它与讨论中提出或领导什么的人联系起来。在这个过程中失去了两件事：适度比以往更重要。因为人们越来越期待团队和部门能够自主地工作和发展，所以会议上的交流、通过船只 “会议 “进行的协调以及必要时的决策过程都必须经过精心策划和安排。而且：更有效的工作应该有滋养成长和创新心态的目标，以便之后头脑可以自由地进一步行动。而这意味着不要让头部因痛苦的长度而变得瘫痪。一位经验丰富的主持人曾经说过：一个好的会议必须像一杯香槟酒：闪闪发光，令人振奋。

这里有几个要点。

规则一：简明扼要!

没有什么比漫长的会议更令人沮丧的了。特别是当预定的时间没有被遵守时。我记得每次会议都持续了四个小时。松动。以漂亮的唠叨和啰嗦的饶舌为框架。这本来是为了服务于一种良好的团队感觉。起初确实如此，因为来自高层的许多报告创造了信任。这是第一次。但最终疲惫占据了上风。你已经知道这一切，你觉得：”又失去了一个下午”。这个管理层在新老板到来时想要的第一件事是：缩短会议时间。幸运的是，这也是新任经理的第一次自发感受。

因此，这意味着：少即是多，只要你有纪律，用有目的的手把会议集中在它们实际上是什么：必要的交流，以便能够继续工作。

规则二：不要害怕严格的要求

这是一个很好的词；它的意思是紧张的东西，是紧张的。人们说：有些东西是令人兴奋的，这不是没有道理的。事实上，我们一直在寻找令人兴奋的事情。

那么，为什么不以这种方式进行会议呢？首先，它意味着准时开始和准时结束。这被称为悬念。如果一个会话因为你多等了几分钟而无限期地开始。张力松弛了，姿势变成了下垂的姿势（是的，没错，检查一下，这是真的）。 当然，这在在线模式下也是如此。

如果会议拖到预定的结束时间之后，大脑会立即将其视为一种失望。奖励，即结束，辉煌的最后的锣鼓并没有发生，不幸的是，大脑学到了这一点，并将这一经历储存为失望。对于每一个即将到来的会议，预先的紧张感都会减少，最后叹息和无聊以及不高兴的情绪都会增加。

规则三：自信的态度

让我们不要在文化上自我约束。你是否在一个舒适的环境中，人们仍然喜欢长时间的会议？在过去，会议是对等级的奖励：你走得越高，你 “坐得越多”。他们还记得吗？但这些人不一定是那些着眼于未来、想要开发新事物的公司或单位，对吗？几乎有一种羞于严格要求的感觉。在适宜作出结论的时刻，它正式在房间里–人们一直在谈论。这是多么令人失望和戏剧性的失败。浪费了掌握能量的机会。

显示自信就是显示力量。不一定要用武力，但应该由主持人来 “约束 “在场的人，让他们参考议题清单。强烈地。这是强加一种新风格的唯一方法。事先宣布这一点有很大的帮助。并建立起理解。这需要勇气，因为你暴露了自己，你变得可能是 “不自信”。但这只是开始时的情况。附加值将占上风。这样做一次是不够的；主持人有必要在每次会议上表现出严格和坚定的事业心。自己要把这个指导意见记在心里，但也要向别人推荐。鼓励其他会议领导人重塑他们主持会议的风格，更努力地 “拉”。

只有这样，疗程结束时才会有一些刺痛感。

规则四：参与和决策

促进也意味着：带来决定；实际上，除了协调的需要之外，这些也是会议的目的。如果没有做出决定，会议还有另一个目标：协调和统一信息。那么这也必须在目标中说明。然而，如果要做出决定，而且是认真的–即不是作为老板的咨询–那么就需要一个明确的程序。是不是只有协商，老板才会做出决定？好吧，但随后应该准确地说明这一点。这里的精髓是一个干净的程序–再次强调：严格性。

这里已经有一个蓝图：在自我组织的团队和公司中，这种做法已经存在。当人们理解并内化时，自我组织的团队是强大的：它不是关于协商一致的、永恒的讨论，也不是关于 “民主”。它是关于一个宣布的行动方案，是基于规则的。它是关于一种方法，试图带来一个尽可能广泛接受的决定。这些都是在被称为社会民主主义或整体主义的组织模式中实行的做法。人们不必以这种方式为自己的实践命名，但可以为自己确定方向，让自己了解依赖可持续结果的其他人如何进行。这里的悖论是。规则导致了 “自由”。做出决定并能继续行动的自由。并根据自己的最佳良知来决定–这里是指规则。

该程序如下。在纯信息轮、意见轮和最后的决定轮之间做出了区分。而在后者，没有更多的 “讨论”–这不是任何一个回合的重点–但只有在公司或团队的目的处于危险之中时，才可能在这里制定硬性否决。因此，没有感情或个人投票，严格来说，这些都不是事实。在社会民主主义中，”严重反对 “一词被用于此。只有这一点可以提出来，主持人–在这里起主导作用–对是否有严重的原因进行分类。这里的严重性并不意味着个人受到影响–那属于意见轮–而是对整体可能造成的损害。一般来说，”为整体 “行事是这类行动的核心。这是一个经常在团队会议中早已丢失的想法，因为所有的敏感问题而失控。

这里的挑战是要事先仔细告知要以这种方式决定的团队或部门这种做法。而会议主席必须在其角色上得到许可，才能领导会议。因此，还必须明确角色：管理层本身就是主持人吗？规则越是适用。因此，这是一个戴着两顶帽子的情况。然而，通常情况下，一个人被任命为主持人或协调人，被授权全面主持会议。这也是一个挑战：放弃一些控制权。而对于主持人来说：要充当这个角色。

这是一个相当大的心态转变。理想情况下，它需要长期伴随和培养，就像任何文化变革一样。然而，对于严格的会议来说，明确、公开和迅速的决策过程是一个前提条件。

规则五：结构？- 结构!

对于会议的主持人/主席来说，这意味着客观的结果是可以讨论的。

所以：以最好的方式为会议准备材料：无论是作为决策的基础（注意：决策过程仍然需要特别的准备，必须标明，见上文）还是作为要提供的信息。

规划还包括忠于自己，不送 “好东西”：当人们在会议上落后，然后因为时间不够，就把好的 “好东西”，如一个伟大的客户反馈，或一个满意的利益相关者反馈，直接砍掉，这是很可悲的。这是多么浪费精力，浪费动力和快乐。首要的是，在计划中要使这种促进作用留在会议中，不被放弃。这是简单的激励心理学和–准确地说–时间规划。

因此，时间规划应谨慎，并将严格性规划进去。主持人必须逐条预测会议的进程，检查是否有现实的规划。严格是一回事；客观的工作量必须与之权衡。一个经典，往往不能很好地发挥作用，这也是技术。它并不总是按计划运作。这意味着在这里也要预料到其他的解决方案；要么平静地尝试，直到它发挥作用，要么换成其他的解决方案。

精心的计划还包括一个体面的 “签到 “和 “签出 “回合。这些都是进入和退出点，应该收集和确认敏感问题，特别是不要错过处理任何可能影响会议的重要责任。这可能是牙痛、压力感或其他目前困扰参与者的问题。这也要求有能力做到真实，没有恐惧和自信心。这也指出了这种严格的会议促进的大框架。这需要勇气和信念来引导一个团队或单位走向真诚，摆脱绅士或淑女的行为。

规则六：确定准备工作和目标

这听起来就像学校里的一句告诫一样熟悉：在准备会议时，一定要确保在最后提到结果和下一步行动。这些是会议的一部分，特别是准备工作的一部分。究竟需要澄清什么–从主持人的角度来看–以便大家能够工作？例如，预期目标等议程项目，可以提前获得。一旦这些被记录和提出，它们就可以被处理，一种安全和进步的感觉就会迅速产生。如果在决策过程中或会议议题中存在含糊不清的地方，推迟决定并将其作为目标再次记录下来是非常合理的。然而，这总是以重新嵌入一个严格的和规则管理的程序为条件。

这种准备工作的好处是，几乎不需要跟进。结果可以在内部公布在一个所有人都能使用的工具中，在那里也会收集下一次会议的议题。但要注意：整个事情应该是敏捷的，也就是移动的和有活力的。出于对100%完美的纯粹执着，不值得用容器来填充主题记忆。有谁曾经–用心去做–真正清空过主题记忆？他们的出发点是好的，但在日常生活中，他们是死的存储。在任何情况下，最好是做真正重要的事情，并从一系列的主题中确定优先次序。但不太重要的就可以不说了。如果它是重要的，它就会回来。它不一定要作为纪念品不朽，因为那样就会成为墓碑。具有约束力的主题最多只能是三个。这样，人们就会觉得他们真的就在眼前，是可以现实地接近和治疗的。

最后但并非最不重要的是，最好的。对于这样的会议，做会议记录基本上是没有必要的。一旦准备好了，会议就可以开始了；主持人专注于引导，内容可靠地出现，最后是压轴戏：一切都结束了；后续工作最少，每个人都可以期待。这杯香槟酒是有效果的。所以：成为变革者。

Dr.Ursula Meyerhofer Fahlbusch

Besser Zusammenarbeiten - besseres Onboarding mit Wissenstransfers - unlösbar scheinende Probleme mit Moderation zu einer Lösung führen - Speaker - Inspirationsquelle für Geschäftsleitungen