Модерация не означава бърборене – правилно водене на срещи
С 6 правила за добро управление на срещи в новия работен свят
„Модерация“ означава „модериране“ в буквалния смисъл на думата, но също така означава управление и насочване. Може също така да се използва domptieren като нов избор на думи, защото всеки „трябва“ да може да прави нещо и да покаже най-доброто от себе си. А това означава: да позволите на хората да участват, но по контролиран начин. Как това може да стане, за да се наложи нов стил, е показано тук в шест стъпки.
За мен има една многостранна компетентност: строга умереност. Неведнъж съм наблюдавал, че на екипните срещи има твърде малко решително модериране. Например, хората искат да бъдат „мили“ и да не прекъсват никого от културна учтивост. И тогава срещата излиза извън контрол. Проблемът е, че мотивацията се губи. А щом режимът на отпускане започне, няма как да бъде спрян: режимът на общуване набира скорост. Задачата тук е да откриете как да овладеете изкуството да позволявате на нещата да се движат в правилната степен и да прекратявате излишъците навреме.
Учудващо е, че думата „умереност“ се е превърнала в относително безсмислена; хората я свързват с хора в дискусиите, които представят или ръководят нещо. В този процес се губят две неща: умереността е по-важна от всякога. Тъй като от екипите и отделите все повече се очаква да работят и да се развиват самостоятелно, обменът на мнения по време на срещите, координацията чрез „срещата“ на кораба и, ако е необходимо, процесът на вземане на решения трябва да бъдат внимателно планирани и организирани. И още: по-ефективната работа трябва да има за цел да подхранва нагласата за растеж и иновации, така че главата да е свободна за по-нататъшни действия. А това означава да не позволявате на главата да се парализира от мъчителна дължина. Един опитен фасилитатор веднъж каза: добрата среща трябва да бъде като чаша шампанско: искряща и стимулираща.
Ето няколко насоки:
Index
Правило №1: Краткост!
Няма нищо по-неприятно от дългите срещи. Особено когато не се спазва планираното време. Спомням си сесии, които продължаваха по четири часа. В насипно състояние. В рамките на приятни разговори и дълги разговори. Предполагаше се, че това ще допринесе за доброто усещане на екипа. Отначало се получи, защото многото доклади от горните етажи създаваха доверие. За първи път. Но в крайна сметка умората надделя. Вече знаехте всичко това и чувствахте: „още един загубен следобед“. Първото нещо, което ръководството искаше при идването на новия шеф, беше: по-кратки срещи. За щастие, това беше и първото спонтанно усещане на новия мениджър.
С други думи: по-малко е повече, стига да имате дисциплината да фокусирате срещите върху това, което те всъщност са: необходим обмен, за да можете да продължите да работите.
Правило № 2: Не се страхувайте от строгостта
Това е хубава дума; тя означава нещо напрегнато, да бъдеш напрегнат. Не напразно хората казват: „нещо е вълнуващо“. Всъщност ние винаги търсим вълнуващи неща.
Така че защо да не проведем срещата по този начин? На първо място, това означава да започнете навреме и да приключите навреме. Това се нарича напрежение: Ако сесията започне неограничено по-късно, защото сте изчакали още няколко минути: Напрежението се отпуска, позата става отпусната (да, точно така, проверете, вярно е). Разбира се, това важи и за онлайн режима.
А ако сесията се проточи след планирания край, мозъкът веднага възприема това като разочарование. Наградата, а именно краят, блестящият финален гонг, не се случва и за съжаление мозъкът научава това и запазва преживяването като разочарование. С всеки следващ сеанс предварителното напрежение намалява и накрая въздишките, скуката и недоволството се увеличават.
Правило №3: Асертивност
Не се ограничавайте в културно отношение. Чувствате ли се у дома си в уютна обстановка, където хората все още обичат дългите сесии? В миналото срещите бяха награди за ранг: колкото по-нагоре сте били, толкова повече сте „заседавали“. Помнят ли? Но това не бяха непременно компании или звена, които гледаха напред и искаха да развиват нови неща, нали? Почти се срамуваме да бъдем строги: В момента, в който би било уместно да се направи заключение, то е формално в стаята – те продължават да говорят. Какво разочарование и драматургичен провал. Пропиляна възможност за задържане на енергия.
Да проявиш настойчивост означава да покажеш сила. Не е задължително да се стигне до насилие, но модераторът би трябвало да може да „обуздае“ присъстващите и да ги насочи към списъка с теми. Силно. Това е единственият начин за налагане на нов стил. Предварителното обявяване на това помага много. И установява разбиране. И това изисква смелост, защото човек излиза извън себе си, става видим като евентуално „несмел“. Но това е така само в началото. Добавената стойност ще надделее. Това няма да е достатъчно веднъж; ще е необходимо фасилитаторът на всяка сесия да проявява строгост и настойчивост в смисъла на каузата. Вземете тези насоки присърце за себе си, но ги препоръчайте и на другите. Насърчавайте другите ръководители на сесии да променят стила си на ръководене на сесии и да „дърпат“ по-силно.
Едва тогава ще има известно изтръпване, когато сесията приключи.
Правило № 4: Участие и вземане на решения
Улесняването означава също така: вземане на решения; всъщност това е целта на срещата в допълнение към необходимостта от координация. Ако не се вземат решения, срещата има друга цел: координация и съгласуване на информацията. Тогава това трябва да бъде посочено и в целите. Въпреки това, ако решенията трябва да се вземат и ако те се мислят сериозно – т.е. не като консултация от страна на шефа – тогава е необходима ясно определена процедура. Дали става въпрос само за консултация и началникът взема решение след това? Добре, но тогава това трябва да се посочи точно. Квинтесенцията тук е чиста процедура – и отново: строгост.
Тук вече съществува план: в самоорганизираните екипи и компании тази практика вече съществува. Самоорганизираните екипи са силни, когато човек разбере и усвои: не става дума за консенсусни, вечни дискусии, нито за „демокрация“. Става дума за обявен начин на действие, който се основава на правила. Става дума за подход, който се стреми да доведе до решение, което да бъде възможно най-широко прието. Това са практики, които се практикуват в организационни модели, наречени социокрация или холокрация. Не е задължително да назовем собствената си практика по този начин, но можем да се ориентираме как процедират другите, които са зависими от устойчивите резултати. Парадоксът тук е: Правилата водят до „свобода“. Свобода да вземете решение и да можете да преминете към действие. И да е взел решение според най-добрата си съвест – тук qua rules.
Процедурата е следната: Прави се разграничение между кръг за получаване на чиста информация, кръг за изразяване на мнение и накрая кръг за вземане на решение. В последния кръг вече няма „дискусия“ – това не е смисълът на нито един от кръговете – а само твърдо вето, което може да се формулира, ако целта на компанията или екипа е застрашена. Така че никакви чувства или лични гласове, които, строго погледнато, не са факти. В социокрацията за това се използва думата „сериозно възражение“. Само това може да бъде изразено и модераторът, който играе водеща роля тук, определя дали има сериозна причина. Сериозен тук не означава лично засегнат – това принадлежи на кръга на мненията – а възможна вреда за цялото. Като цяло в центъра на този тип действия е действието „за цялото“. Това е идея, която често отдавна е изгубена по време на екипни срещи, които излизат извън контрол заради цялата чувствителност.
Предизвикателството тук е внимателно да информирате предварително екипа или отдела, който трябва да вземе решение по този начин, за тази практика. А председателят на заседанието трябва да има разрешение да ръководи заседанието в рамките на своята роля. Затова трябва да се изяснят и ролите: дали самото ръководство е модератор? Колкото повече се прилагат правилата. В такъв случай е необходимо да носите две шапки. Често обаче за модератор или фасилитатор се назначава лице, което е упълномощено да ръководи заседанието изцяло. Това също е предизвикателство: да се откажете от част от контрола. И за фасилитатора: да изпълнява тази роля.
Това е значителна промяна в начина на мислене. В идеалния случай тя трябва да бъде придружавана и поддържана в дългосрочен план, както всяка културна промяна. За провеждането на строги срещи обаче е необходимо да има ясен, открит и бърз процес на вземане на решения.
Правило № 5: Структура? – Структура!
За фасилитатора/председателя на срещата това означава: това, което е обективно заложено на карта, е какъв трябва да бъде резултатът.
И така: подгответе материалите за срещата по най-добрия възможен начин: било то като основа за вземане на решения (внимание: процесите на вземане на решения все още изискват специална подготовка и трябва да бъдат отбелязани като такива, вж. по-горе) или като информация, която да бъде предоставена.
Планирането включва и това да бъдеш верен на себе си и да не раздаваш „лакомства“: тъжно е, когато хората изостават със срещите и след това просто отрязват хубавото „лакомство“, като например отлична обратна връзка от клиент или доволна обратна връзка от заинтересована страна, защото няма достатъчно време. Каква загуба на енергия, на мотивация и радост. Приоритет е да се планира така, че точно такива улеснения да останат в сесията и да не отпаднат. Това е обикновена мотивационна психология и – точно – планиране на времето.
Следователно планирането на времето трябва да бъде внимателно и да се предвиди строгост. Фасилитаторът трябва да предвиди хода на сесията част по част и да провери дали планирането е реалистично. Строгостта е едно, но обективното работно натоварване трябва да бъде претеглено спрямо нея. Класика, която често не работи добре, е и технологията. Невинаги се получава по план. Това означава, че трябва да предвидите и алтернативни решения; или да опитате спокойно, докато се получи, или да преминете към алтернативното решение.
Внимателното планиране включва също така приличен кръг за „настаняване“ и „напускане“. Те служат като входни и изходни точки и трябва да отчитат и потвърждават чувствителността, особено за да не пропуснете да се справите с важни задължения, които могат да бъдат включени в сесията. Това може да е зъбобол, чувство на стрес или други проблеми, които притесняват участниците в момента. Това изисква и умение да бъдеш автентичен, да не се страхуваш и да не се самоубеждаваш. Това показва и по-широката рамка на този вид стриктно улесняване на срещите. Необходими са смелост и убеденост, за да се ориентира един екип или звено към искреност и да се откъсне от позите на господар или госпожа.
Правило № 6: Определете подготовката и целите
Звучи толкова познато, колкото и едно наставление от училище: Когато подготвяте среща, винаги се уверявайте, че резултатите и следващите стъпки са споменати в края. Те са част от срещата и особено от подготовката. Какво точно трябва да се изясни – от гледна точка на фасилитатора – за да могат всички да работят? Точките от дневния ред, като очакваните цели например, могат да бъдат получени предварително. След като бъдат записани и представени, те могат да бъдат разгледани и бързо ще се появи чувство за сигурност и напредък. Напълно легитимно е решенията да се отложат и да се запишат отново като цели, ако има неясноти в процеса на вземане на решения или в темите на срещата. Това обаче винаги зависи от подновяването на вграждането в строга и регулирана от правила процедура.
Хубавото при този вид подготовка е, че почти няма нужда от последващи действия. Резултатите могат да се публикуват вътрешно в общ за всички инструмент, където се събират и темите за следващите срещи. Но внимавайте: всичко трябва да е гъвкаво, т.е. да се движи и да е живо. От чиста привързаност към 100-процентовото съвършенство не си струва да запълваме тематичните спомени с контейнер. Кой някога – с ръка на сърцето – наистина е изпразвал тематични спомени? Те са добронамерени, но във всекидневния живот са мъртво съхранение. Във всеки случай е препоръчително да направите това, което е наистина важно, и да го подредите по важност сред множество теми. Но по-малко важните могат да бъдат пропуснати. Ако е важно, то ще се върне. Не е необходимо да се увековечава като паметник, защото това би се превърнало в надгробна плоча. Обвързващите теми трябва да са максимум три. Така че да остане усещането, че те наистина са на една ръка разстояние и са реално достъпни и лечими.
И накрая, но не на последно място, най-доброто: При този вид срещи воденето на протоколи до голяма степен е излишно. След като това е подготвено, сесията може да започне; фасилитаторът се съсредоточава върху воденето, съдържанието идва надеждно и накрая има финал: всичко е свършено; последващите действия са минимални, всички могат да гледат напред. Чашата шампанско има ефект. Затова: бъдете промяната.
Comments are closed.