OODA-Zirkel erklärt – Die Wunderwaffe im Projektmanagement?

Was ist der OODA-Zirkel?

Der OODA-Zirkel wurde von dem US-amerikanischen Luftwaffe-Piloten und Strategieberater John Boyd entwickelt, um die menschliche Reaktionsfähigkeit in Situationen zu erhöhen, in denen schnelles Handeln erforderlich ist. Das Modell besteht aus vier Phasen:

1. Beobachtung = Observe
2. Orientierung = Orientation
3. Entscheidung = Decide
4. Ausführung = Act

In der Beobachtungsphase versucht man, sich einen Überblick über die Situation zu verschaffen, indem man alle Informationen erst einmal aufnimmt und strukturiert.

In der Orientierungsphase werden die erhobenen und bereits strukturierten Informationen analysiert und zusammengefasst.

Die Entscheidungsphase zeichnet sich dadurch aus, dass die möglichen Konsequenzen der eigenen Handlungen abgewogen werden. Hier werden verschiedene Handlungsoptionen und Hypothesen erarbeitet. Am Ende steht die Entscheidung, die umgesetzt werden soll.

In der Ausführungsphase wird die Handlung durchgeführt und es werden direkt neue Informationen erhoben, die dann wiederum aufzeigen sollen, ob die Entscheidung einen Nutzen generiert hat und ob man den Prozess erneut durchlaufen sollte, um bessere Ergebnisse zu bekommen. Das Ziel des OODA-Zirkels ist es, den Zeitraum zwischen der Beobachtungsphase und der Ausführungsphase so kurz wie möglich zu halten, um schneller als der Gegner zu reagieren. Der OODA-Zirkel kann in jeder Art von Situation angewendet werden, in der schnelle Reaktionen erforderlich sind, zum Beispiel in militärischen Konflikten oder sportlichen Wettkämpfen.

Doch auch in der täglichen Projektarbeit in komplexen Projekten ist dieses Werkzeug eine wunderbare Hilfe. Ich möchte aufzeigen, warum das so ist.

Wie kann ich den OODA-Zirkel für mein Projektmanagement nutzen?

Der OODA-Zirkel ist ein bewährtes Tool, um schnell auf Veränderungen zu reagieren und immer einen Schritt voraus zu sein. Er hilft uns, die Dinge aus verschiedenen Perspektiven zu betrachten und unsere Aktionen dementsprechend schnell anzupassen. Wenn wir den OODA-Zirkel im Projektmanagement nutzen, können wir uns schneller auf Veränderungen einstellen und reagieren, bevor es zu spät ist.

Gerade in Digitalisierungsprojekten, die dazu dienen, Geschäftsprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren, kommt schnell eine hohe Komplexität auf. Diese Komplexität ist es, die ein Projekt ins Wanken kommen lassen kann und genau diese wird so häufig unterschätzt. Daher ist es sehr sinnvoll, ein geeignetes Tool an der Hand zu haben, welches schnell einsetzbar ist, logisch aufeinander aufbaut und eine schnelle Umsetzung einer Lösung unterstützt. Um den OODA-Zirkel im Projektmanagement erfolgreich nutzen zu können, müssen wir uns zunächst mit dem Konzept vertraut machen. Der OODA-Zirkel besteht aus vier Schritten: Beobachtung (Observe), Orientierung (Orient), Entscheidung (Decide) und Ausführung (Act). Diese Schritte müssen in der richtigen Reihenfolge durchgeführt werden, damit wir effektiv auf Veränderungen reagieren können. In Digitalisierungsprojekten gibt es eine Vielzahl von Einflussfaktoren, die direkt auf das Projekt einwirken können. Diese können z. B. sein:

1. Die zu starke Einflussnahme oder auch die Abstinenz der Auftraggeber
2. Schlechte Planung und Vorbereitung
3. Schlechte Kommunikation vor, während und nach dem Projekt
4. Schlechte Team-Zusammenstellung
5. Schlechte Team-Führung und generell schlechtes Leadership
6. Eine toxische Projektumgebung und -Zusammenarbeit
7. Kein Abgleich der Erwartungshaltung aller Beteiligten
8. …

Die Liste lässt sich fast beliebig fortsetzen, und doch können wir Einflussfaktoren-Cluster erkennen, aus denen sich zumindest Indikatoren für ein Frühwarnsystem ableiten lassen.

So ergeben sich folgende Themenfelder:

1. Projektmanagement an sich, Planung, Controlling des Fortschritts
2. Teamführung, beinhaltet das Zusammenstellen von Teams und dessen Rollen, die Kommunikation innerhalb des Teams, Konfliktmanagement und Delegation
3. Stakeholder-Management, womit alle am Projekt beteiligten Personen gemeint sind, auch das Projektteam
4. Prozessorientierung, welche wichtig ist, um ein gemeinsames Verständnis zu entwickeln für die Anforderungen die Funktionen, die später einen Nutzen generieren sollen
5. Risikomanagement, das bereits Wochen oder Monate im Voraus erkennt, wann Probleme auftauchen und wie man diese im besten Fall erst gar nicht entstehen lässt

Sollten wider Erwarten Probleme auftauchen, kommt der OODA-Zirkel ins Spiel. Es gibt keine fixen Regeln, um diesen Lösungsprozess anzuwenden.

Es gibt jedoch ein paar Leitplanken, die man beachten muss, welche wären:

• Verschaffe dir schnell einen Überblick —> Schnelligkeit vor Genauigkeit
• Versuche, Zusammenhänge zu finden und priorisiere pragmatisch
• Arbeite nicht alleine, sondern beziehe das Projektteam mit ein, so gut es geht
• Komme schnell zu ersten Hypothesen
• Handle schnell – eine schlechte Umsetzung ist immer besser als keine Aktion vorzunehmen

Weiter ist zu beachten, dass der OODA-Zirkel darauf ausgelegt ist, ein Problem iterativ zu lösen. Iterativ bedeutet, dass man sich schrittweise, in sich wiederholenden Schritten, einem Problem nähert, bis man die richtige Lösung erhält.

Welche Vorteile bringt mir der OODA-Zirkel?

Neben den genannten Vorteilen in den beiden vorigen Kapiteln, möchte ich hier ein paar Gedanken notieren, warum der Einsatz des OODA-Zirkels einen Effekt bis weit nach Projektabschluss mit sich bringt.

Die Projektteammitglieder, und hier sind sowohl das Kernteam, als auch Personen gemeint, die nur punktuell, z. B. beim Testen, in Berührung mit dem Projekt gekommen sind, sind in der Regel nicht freiwillig in den Projekten. Sie haben entweder bestimmte Fähigkeiten, heute Skills genannt, die sonst niemand im Unternehmen hat. Oder sie haben sich nicht geduckt, als es darum ging, Projektteammitglieder zu finden.

Das hat weitreichende Folgen. Zum Einen ist es immer schwer, die Motivation über einen längeren Zeitraum hoch zu halten. Im Gegenteil, es muss immer damit gerechnet werden, dass die Motivation mit dem Zeitverlauf fällt. Weiter ist es so, dass die fähigsten Leute in den Unternehmen in den meisten Projekten arbeiten. Neben ihrem Tagesgeschäft.

Das Problem ist oftmals nur, dass diese Menschen eben keine erfahrenen Projektmanager sind. Die Folge ist ein ineffizientes Arbeiten, was sehr häufig zu einem Misserfolg des Projektes führt.

Mit dem Einsatz von solchen hochgradig praxisrelevanten Methoden, wie dem OODA-Zirkel, werden nicht nur kurzfristig Probleme gelöst. Es wird auch Wissen generiert und transferiert.

Lösungsorientiertes und kritisches Denken ist eine der wichtigsten Fähigkeiten, die ein Mitarbeiter mit sich bringen kann. Durch lösungsorientiertes Denken und Handeln in der Fläche wird ein Unternehmen flexibler und kann schneller auf Krisen reagieren.

Was also im Kleinen in deinem Digitalisierungsprojekt geschieht, hat Auswirkungen auf die gesamte Organisation.

Nur, damit du einen Anhaltspunkt hast. Nach meinen ersten Projekten bei meinen Kunden geschieht meistens dasselbe. Es werden Projektmanagement-Abteilungen oder Teams gegründet. Es werden neue Projektmanagement-Methoden flächendeckend eingeführt. Es werden Kommunikationsstrategien ausgearbeitet, wo es vorher keine gab. Es werden neue Zielsysteme eingeführt. Und das nur wegen diesem einen Projekt. Das ist der Nutzen solcher Methoden, über den kaum einer spricht. Ich sehe ihn regelmäßig.

Wann sollte ich den OODA-Zirkel nicht einsetzen?

Der OODA-Zirkel ist eine Methode, die davon lebt, das eine kleine Gruppe von Menschen, oder aber auch nur ein Mensch, die Verantwortung übernimmt.

Dafür benötigst du Typen, die sich trauen, eine eigene Meinung zu äußern, auch wenn es nicht die des restlichen Teams ist.

Solche Typen kannst du dir nicht “antrainieren”. Entweder jemand hat die Eigenschaft oder eben nicht. Dabei spielt es aus meiner Sicht kaum eine Rolle, welche Persönlichkeitstypen vorhanden sind, welchen Erfahrungsschatz sie mitbringen und sogar die kulturelle Herkunft eines Menschen spielt nur eine untergeordnete Rolle.

Was wichtig ist, und da funktionieren fast alle Menschen gleich, ist deine Fähigkeit, Menschen einzuschätzen, deren Sprache kennenzulernen und eben mit dieser mit dem Menschen zu sprechen. Um ihn oder sie zu einem wertvollen Teammitglied zu machen.

Du als Führungskraft bist der Coach und das Vorbild für das Projektteam. Für den Scrum Master, für den Product Owner und den Projektleiter. Wenn du es schaffst, ein solches Team zusammenzustellen, es zu formen, und zu Höchstleistungen zu befähigen, dann stimmen die Voraussetzungen, um auch eine solche Methode erfolgreich anzuwenden. Dann hast du ein Team von Anführern geschaffen, die um die beste Lösung diskutieren und sie auch umsetzen werden.

Ansonsten wird es nicht funktionieren. Die Anwendung des OODA-Zirkels wird dann oftmals zugleich das letzte sein, was das Projektteam anpackt.

Fazit zu OODA-Zirkel

Scheinbar einfach. So stellt sich die Anwendung des OODA-Zirkels dar. Doch dahinter steckt konzentrierte, mutige und schnelle Arbeit.

So schafft es dein Projektteam, mit Krisensituationen umzugehen. Und meistens geht ein Team gestärkt aus einer solchen Situation heraus.

Und so viel ist sicher: Kein Projekt der Welt, das wichtig und groß genug ist, um eine echte digitale Transformation anzustoßen, wird ohne Hürden, Probleme, Hindernisse oder Krisen daherkommen.

Weiterer Artikel: Unter diesen Umständen rate ich dringend von der Digitalisierung ab (was Ihr Berater Ihnen nicht sagt)

Francesco Fusaro

Francesco ist seit 2011 Unternehmer und Unternehmensberater und hat schon Prozesse digitalisiert, als die Digitalisierung noch einen Exotenstatus hatte. Für ihn sind die Menschen und die Simplifizierung Erfolgsfaktoren bei der Umsetzung. Seine Spezialität liegt in der Digitalisierung der Auftragsmanagementprozesse für dezentral organisierte Service-Unternehmen.