7 raisons pour lesquelles les événements hybrides seront l’avenir
Vous voulez avoir la possibilité d'assister à un événement en personne sans devoir vous déplacer ? Ne vous inquiétez pas...
Les événements hybrides sont des événements qui peuvent se dérouler à la fois en personne et virtuellement, ce qui donne aux participants la possibilité de décider de la manière dont ils veulent participer à l’événement. Les participants, qu’ils soient présents ou virtuels, bénéficient des mêmes avantages, à savoir la possibilité de discuter avec les orateurs, d’interagir avec les sponsors et de créer des réseaux entre eux.
La pandémie nous a obligés à modifier notre routine quotidienne sous différents aspects, mais elle a surtout changé la façon dont nous communiquons les uns avec les autres. Tout au long de cette période difficile, nous avons adapté notre engagement envers les autres par le biais de réunions et de conférences virtuelles. Lorsque la pandémie touche à sa fin souhaitable, la question se pose de savoir si nous allons revenir à nos interactions en face à face ou si les événements en ligne vont rester. Récemment, en raison de l’allègement des restrictions du Covid, nous avons déjà une forte impression de ce qui va prévaloir. Différentes sociétés de conférence numérique ont décidé de s’aventurer dans ce qui est plus susceptible de devenir l’avenir : les événements hybrides. Cette combinaison de participants en personne et en ligne présente des avantages considérables qui font de ce modèle le meilleur des deux mondes.
Le changement est là pour rester et c’est pourquoi nous vous présentons 7 raisons pour lesquelles les événements hybrides seront l’avenir des conférences et du réseautage :
Index
1. Événements hybrides : Une portée accrue et une plus grande participation
Grâce aux événements hybrides, votre événement peut toucher un nombre considérable de participants, qu’il s’agisse d’un public en direct ou d’un public virtuel. Un événement en personne peut entraîner des restrictions en termes de taille du lieu où se déroule l’événement et de nombre de participants pouvant y assister. Avec les événements hybrides, vous pouvez avoir le même nombre de participants en ligne, voire plus, qu’en personne. De cette façon, vous pouvez augmenter votre portée et maximiser la capacité de votre événement à son plein potentiel. De plus, cette combinaison permet aux participants qui ne peuvent pas être physiquement présents à ces endroits, de se joindre virtuellement à l’événement via une plateforme en ligne. Il est ainsi possible d’inviter des orateurs du monde entier à participer virtuellement à votre événement dans le confort de leur logement, ce qui ne serait pas possible autrement.
2. Réduction des coûts de l’événement
Les événements en personne ont des coûts importants et plus le nombre de participants à votre événement en direct est élevé, plus ces coûts sont élevés. Les événements hybrides vous permettront d’économiser de l’argent en réduisant le nombre de participants en personne, ce qui contribuera à réduire les frais de déplacement, de lieu, de restauration et autres. Cependant, les planificateurs doivent toujours prendre en compte les coûts de la composante virtuelle de l’événement, comme la plateforme en ligne, l’audio et les caméras nécessaires pour diffuser l’événement aux participants distants. Malgré cela, les coûts du segment virtuel seront moins élevés que ceux de la composante en personne. Pour les participants, l’adhésion en ligne est également rentable, puisqu’il leur suffit d’une connexion Internet stable, et le tour est joué !
3. Un engagement plus fort avec l’audience
L’ajout d’un élément virtuel à votre événement élargit vos possibilités d’engagement avec votre public, non seulement pendant l’événement, mais aussi dans les jours et les semaines qui suivent. Les participants virtuels peuvent participer activement depuis leurs appareils mobiles, leurs tablettes ou leurs ordinateurs de bureau. Cela signifie qu’ils peuvent commenter, poser des questions, partager et aimer, et interagir avec les autres participants. La participation à ces activités de réseau n’est pas exclusivement destinée aux participants distants, mais également aux participants en personne. Lorsqu’ils se trouvent sur le lieu de l’événement, ils peuvent rapidement établir un réseau avec les participants virtuels et participer aux mêmes activités en ligne que celles énumérées ci-dessus. Généralement, cela se fait par le biais d’une application d’événement qui relie tous les participants à l’événement.
4. Plus de possibilités de parrainage
Les événements hybrides offrent davantage de possibilités de parrainage pour différentes raisons. Grâce à la portée accrue de la participation virtuelle, il y aura plus de participants et les sponsors pourront donc toucher un public plus large. Les sponsors auront également la possibilité de participer à l’événement en installant des stands virtuels et, éventuellement, en faisant des présentations par vidéoconférence. En outre, un événement hybride vous permet d’avoir plus de sponsors, en plus de ceux pour le lieu de l’événement, en raison de la composante numérique de l’événement.
5. Réduction de l’impact environnemental
Les déplacements sont l’un des principaux facteurs d’émission de CO2 (source : World in Data) et les événements en personne nécessiteront toujours des déplacements plus ou moins longs pour se rendre sur le lieu de l’événement. Cela ouvre la possibilité d’organiser un événement dans un esprit de durabilité tout en augmentant votre portée dans d’autres villes et pays. Les participants soucieux de réduire leur empreinte écologique ont la possibilité de participer en ligne à un événement en personne. Ils pourront ainsi participer à l’événement et bénéficier des mêmes avantages que les autres participants, tout en faisant un geste responsable pour réduire les émissions de carbone.
6. D’énormes possibilités de marketing
Les avantages des événements hybrides en termes d’engagement offrent également d’énormes possibilités de marketing. Une fois que les responsables du marketing auront établi leur public cible pour l’événement, ils pourront profiter de plusieurs avantages déjà mentionnés dans cet article. Tout d’abord, leur cible sera agrandie en termes de personnes, ce qui signifie qu’ils pourront atteindre et maximiser leur impact sur le public. Ils auront accès à tous les retours, aux sessions enregistrées et aux données reçues tout au long de l’événement. Cela signifie également qu’ils ont la possibilité d’analyser ce contenu et, si les résultats sont satisfaisants, de l’utiliser pour créer des campagnes de marketing pour leur prochain événement.
7. Flexibilité de l’événement
Enfin, les événements hybrides ont une caractéristique de résolution des problèmes. Si vous organisez un événement en personne et que certaines circonstances vous empêchent d’assister à l’événement sur place, les événements hybrides peuvent sauver l’occasion ! Il est normal d’avoir des contretemps imprévisibles et il existe de nombreuses circonstances dans lesquelles les événements hybrides peuvent vous sauver. Par exemple, ces derniers temps, les restrictions du Covid ont changé très brusquement et il est donc extrêmement difficile pour un participant de garantir sa présence. Si vous participez ou accueillez un événement hybride, vous aurez toujours un plan de secours ! Vous aurez la possibilité de remplacer certains des participants en personne par des participants virtuels. Ainsi, il ne sera pas nécessaire d’annuler l’événement et de s’inquiéter des coûts financiers excessifs.
Verdict sur les événements hybrides
Les sept arguments présentés ci-dessus ne sont que quelques-unes des nombreuses raisons pour lesquelles les événements hybrides sont intéressants grâce à leurs caractéristiques durables, rentables et accessibles. Parmi les autres avantages d’un événement hybride, citons un accès plus facile aux données des participants en personne et à distance par le biais d’enquêtes et de pools, la possibilité d’enregistrer votre événement et de le réutiliser à des fins distinctes, ainsi que la sécurité des participants qui sont naturellement préoccupés par le Covid-19 et les restrictions imposées par leur gouvernement.
Ceci étant dit, nous vous recommandons d’explorer ce mécanisme de réunion innovant et d’être surpris par les résultats de vos événements. Venez faire partie de l’avenir !
Auteur : Rita Villas-Boas
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