7 razones por las que los eventos híbridos serán el futuro

¿Quiere tener la posibilidad de asistir a un evento en persona sin tener que desplazarse? No se preocupe...

Los eventos híbridos son eventos que pueden tener lugar tanto en persona como virtualmente, dando a los asistentes la oportunidad de decidir cómo quieren participar en el evento. Tanto los asistentes presenciales como los virtuales tienen las mismas ventajas de relacionarse con los ponentes, interactuar con los patrocinadores y establecer contactos entre ellos.

La pandemia nos obligó a cambiar nuestra rutina diaria en diferentes aspectos, pero sobre todo cambió la forma de comunicarnos entre nosotros. Hemos ajustado nuestro compromiso con los demás a través de reuniones y conferencias virtuales a lo largo de este tiempo difícil. Cuando la pandemia llega a su deseable final, surge la pregunta de si volvemos a nuestras interacciones cara a cara o si los eventos online llegan para quedarse. Recientemente, debido al alivio de las restricciones de Covid, ya tenemos una fuerte impresión de lo que va a prevalecer. Diferentes empresas de conferencias digitales han decidido aventurarse en lo que probablemente será el futuro: los eventos híbridos. Esta combinación de participantes en persona y en línea, tiene importantes ventajas que hacen de este modelo lo mejor de ambos mundos.

El cambio viene para quedarse y por eso estamos aquí para presentarte 7 razones por las que los eventos híbridos serán el futuro de las conferencias y el networking:

1. Eventos híbridos: Mayor alcance y más asistencia

Con los eventos híbridos, su evento puede llegar a un número masivo de asistentes considerando tanto la audiencia presencial como la virtual. Un evento presencial puede conllevar restricciones en cuanto al tamaño del lugar donde se celebra y al número de participantes que pueden asistir. Con los eventos híbridos puede tener el mismo número de participantes en línea o más que en persona. De este modo, puede aumentar su alcance y maximizar la capacidad de su evento en todo su potencial. Además, esta combinación permite a los asistentes que no pueden estar físicamente en esos lugares, unirse al evento de forma virtual a través de una plataforma online. Se da la posibilidad de tener ponentes de todo el mundo presentes virtualmente en tu evento en la comodidad de sus alojamientos que de otra manera no podría ser posible.

2. Reducción de los costes del evento

Los eventos presenciales tienen unos costes significativos y cuantas más personas asistan a su evento en directo, mayores serán esos costes. Los eventos híbridos le ayudarán a ahorrar dinero al reducir el número de asistentes en persona, lo que contribuirá a reducir los costes de viaje, lugar de celebración, catering y otros. Sin embargo, los planificadores deben tener en cuenta los costes del componente virtual del evento, como la plataforma en línea, el audio y las cámaras necesarias para transmitir el evento a los participantes remotos. A pesar de ello, los costes del segmento virtual serán menores que los del componente presencial. Para los participantes, unirse en línea también es rentable, ya que todo lo que necesitan es una conexión estable a Internet, ¡y ya está todo listo!

3. Mayor compromiso con el público

La adición de un elemento virtual a su evento amplía las oportunidades de compromiso con su público, no sólo durante el evento sino en los días y semanas siguientes. Los asistentes virtuales pueden participar activamente desde sus dispositivos móviles, tabletas u ordenadores de sobremesa. Esto significa que pueden comentar, hacer preguntas, compartir y dar «me gusta», e interactuar con otros participantes. La participación en estas actividades en red no está pensada exclusivamente para los participantes remotos, sino también para los asistentes presenciales. Mientras están en el lugar del evento, pueden establecer una red de contactos con los asistentes virtuales y participar en las mismas actividades en línea mencionadas anteriormente. Normalmente, a través de una app de eventos que conectará a todos los asistentes al evento.

4. Más oportunidades de patrocinio

Los eventos híbridos aportarán más oportunidades de patrocinio por diferentes razones. Con el mayor alcance de unirse virtualmente, habrá más asistentes y, por lo tanto, los patrocinadores podrán llegar a una mayor audiencia. Los patrocinadores también tendrán la posibilidad de participar en el evento montando stands virtuales y, eventualmente, haciendo presentaciones por videoconferencia. Además, un evento híbrido permite tener más patrocinadores, además de los del lugar del evento, debido al componente digital del mismo.

5. Reducción del impacto medioambiental

Los viajes son uno de los factores que más contribuyen a las emisiones de CO2 (Fuente: World in Data) y los eventos presenciales siempre requerirán desplazamientos cortos o largos para llegar al lugar del evento. Esto abre la posibilidad de organizar un evento con una mentalidad sostenible al mismo tiempo que aumenta su alcance a otras ciudades y países. Los asistentes que se preocupan por reducir su huella medioambiental tienen la oportunidad de unirse a un evento presencial en línea. Esto permitirá que los asistentes formen parte del evento, tengan los mismos beneficios que cualquier otro participante, mientras realizan una actividad responsable para disminuir las emisiones de carbono.

6. Enormes oportunidades de marketing

Las ventajas de participación de los eventos híbridos también conllevan enormes oportunidades de marketing. Después de que los responsables de marketing establezcan su público objetivo para el evento, podrán disfrutar de varias ventajas que ya se han mencionado en este artículo. En primer lugar, su objetivo se ampliará en términos de personas, lo que significa que alcanzarán y maximizarán su impacto en la audiencia. Tendrán acceso a todos los comentarios, las sesiones grabadas y los datos que se hayan recibido a lo largo del evento. Esto también significa que tienen la posibilidad de analizar ese contenido y si los resultados fueron satisfactorios, utilizarlo para crear campañas de marketing publicitarias de su próximo evento.

7. Flexibilidad del evento

Por último, los eventos híbridos tienen una característica de solución de problemas. Si tiene un evento presencial y si ciertas circunstancias le impiden asistir al evento en su lugar, los eventos híbridos pueden salvar la ocasión. Es normal tener contratiempos imprevistos y hay múltiples circunstancias que los eventos híbridos podrían rescatar. Por ejemplo, últimamente las restricciones de Covid han cambiado muy bruscamente y, por tanto, es muy difícil que un participante pueda garantizar su presencia. Si asiste u organiza un evento híbrido, siempre tendrá un plan de respaldo. Tendrá la posibilidad de cambiar algunos de los asistentes presenciales por participantes virtuales. De este modo, no habrá necesidad de cancelar el evento y preocuparse por los excesivos costes financieros.

Veredicto sobre los eventos híbridos

Los siete argumentos presentados anteriormente son sólo algunas de las muchas razones por las que los eventos híbridos merecen la pena por sus características de sostenibilidad, rentabilidad y accesibilidad. Otras ventajas de celebrar un evento híbrido son el acceso más fácil a los datos de los asistentes presenciales y remotos a través de encuestas y grupos; la oportunidad de grabar su evento y reutilizarlo para distintos fines; y proporcionar seguridad y protección a aquellos asistentes que, comprensiblemente, están preocupados por Covid-19 y las restricciones impuestas por su gobierno.

Dicho esto, le recomendamos que explore este innovador mecanismo de reunión y se sorprenda con los resultados de sus eventos. ¡Venga a formar parte del futuro!

Autor: Rita Villas-Boas

SCOOCS is a novel all-in-one event platform with a sustainable mindset. We host events globally from science, academic conferences, to trade fairs, on to music festivals. Whether it’s an online course for 30 people or a virtual conference with 10,000 participants – events can be quickly set up, are fully customizable, and are GDPR compliant. Participants engage through a variety of networking tools which turn digital events into virtual communities. Our valued features include livestreaming, video rooms, exhibitor booths, poster booths, 3D worlds, networking tables, carbon calculation, and a lot more.

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