Ende-zu-Ende-Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung
Grundlagen, Vorteile und Herausforderungen der Ende-zu-Ende-Digitalisierung
Die Ende-zu-Ende-Digitalisierung transformiert die öffentliche Verwaltung. Sie ermöglicht es, Prozesse vollständig digital abzuwickeln und bietet sowohl für Verwaltung als auch für Bürger:innen enorme Vorteile. Doch was steckt genau dahinter? Dieser Beitrag erklärt die Grundlagen, zeigt die wichtigsten Vorteile auf und beleuchtet die Herausforderungen auf dem Weg zur effizienten, digitalen Behörde.
Index
Einführung in die Ende-zu-Ende-Digitalisierung
Die Ende-zu-Ende-Digitalisierung (E2E) beschreibt die vollständige Digitalisierung aller Prozessschritte der Verwaltungsverfahren innerhalb einer Behörde – zum Beispiel von der Antragstellung bis zur Bescheiderstellung. Der Begriff wird häufig verwendet, um auf den Umstieg von manuellen, oft noch papierbasierten Verfahren zu voll digitalisierten Abläufen hinzuweisen, bei denen Medienbrüche vermieden werden. Medienbrüche entstehen dann, wenn analoge Dokumente in einem ansonsten digitalen Prozess bearbeitet werden müssen oder inkompatible Datenformate zwischen verschiedenen IT-Systemen vorliegen. Die E2E-Digitalisierung solcher Verwaltungsvorgänge zielt darauf ab, den gesamten Workflow durchgängig digital und interoperabel und damit effizienter, schneller und kostengünstiger zu gestalten.
In der öffentlichen Verwaltung steht der Begriff E2E-Digitalisierung vor allem für die Vereinfachung der Interaktion zwischen Verwaltung und der Bevölkerung: Zu viele Verwaltungsprozesse waren bis vor einigen Jahren und sind noch papierbasiert, was zu langen Bearbeitungszeiten und einem hohen administrativen Aufwand führt.
Vorteile der Ende-zu-Ende-Digitalisierung
Die Vorteile der Ende-zu-Ende-Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung sind vielfältig. Zu den wichtigsten Aspekten gehört eine deutliche Effizienzsteigerung durch automatisierte Teilprozesse. Dr. Alexander Fronk, Business Developer im Ressort Public Sector bei Materna, erklärt: „Digitale, automatisierte Prozesse reduzieren nicht nur die manuelle Arbeit, sondern verringern auch die Bearbeitungszeit und die Zahl der Fehlerquellen.“
Für die Bevölkerung bietet die E2E-Digitalisierung ebenfalls klare Vorteile. Dr. Alexander Fronk erläutert diese Vorteile weiter: „Anträge und Formulare können bequem online zu Hause ausgefüllt und von dort eingereicht werden. Ein auf den Antragstellenden ausgerichtetes Vorgehen erspart telefonische Rückfragen bei der Behörde und macht zudem oftmals den nur zu bestimmten Zeiten möglichen Gang zur Behörde überflüssig.“ Zudem können Bürger:innen den Bearbeitungsstatus ihrer Anfragen in Echtzeit verfolgen, was zu mehr Transparenz und einem besseren Service führt. Das Vertrauen in die Verwaltung steigt, wenn klar ist, dass Anfragen zeitnah bearbeitet werden und der Prozess nachvollziehbar ist.
Ein weiterer, wichtiger Vorteil ist die Kosteneffizienz. Durch die Digitalisierung von Prozessen werden langfristig erhebliche Kosten gesenkt. Ressourcen wie Papier, Druckmaterial und Postversand werden eingespart, und die Verwaltung kann personelle Kapazitäten effektiver nutzen. Zudem werden IT-Systeme und Infrastrukturen genutzt, die auf langfristige Einsparungen abzielen, was besonders für den öffentlichen Sektor von Bedeutung ist.
2 Wichtige Bausteine der Digitalisierung
1. Integration von IT-Systemen
Ein zentraler Baustein der E2E-Digitalisierung ist die Integration von IT-Systemen. In der öffentlichen Verwaltung gibt es oft eine Vielzahl von IT-Systemen für Fachverfahren, die für jeweils verschiedene Aufgaben eingesetzt werden. Die Herausforderung besteht darin, diese Systeme so miteinander zu verbinden, dass Daten, die mehrere Verfahren durchlaufen, auch nahtlos zwischen ihnen ausgetauscht werden können.
Ein Beispiel hierfür ist die Anbindung von Formularsystemen zur Antragserfassung an eine digitale Aktenführung (E-Akte), die beide in vielen Verwaltungen bereits im Einsatz sind. Eine Integration dieser Systeme ermöglicht es, sämtliche Dokumente und Informationen zu einem Vorgang digital zu erfassen, zu bearbeiten und ordnungsgemäß zu verakten. Die Integration solcher Systeme sorgt also dafür, dass Daten nicht mehrfach erfasst werden müssen und damit eineindeutig vorliegen.
2. Moderne Technologien
Neben der Integration bestehender Systeme spielen moderne Technologien eine immer größere Rolle in der E2E-Digitalisierung. Künstliche Intelligenz (KI) kann beispielsweise genutzt werden, um Anträge automatisch zu prüfen oder Bürgeranfragen zu kategorisieren und an die richtigen Stellen weiterzuleiten. Dies wird ermöglicht durch KI-gestützte Chatbots, die Bürger:innen bei der Antragstellung unterstützen, indem sie häufig gestellte Fragen beantworten und Nutzer:innen durch den Prozess führen. Chatbots sind rund um die Uhr verfügbar, verbessern somit die Erreichbarkeit der Verwaltung und helfen dabei, Verwaltungsverfahren effizienter zur gestalten.
Auch Cloud-Lösungen gewinnen zunehmend an Bedeutung, da sie die Verwendung der IT-Systeme flexibler zu gestalten helfen und ihre Skalierbarkeit erhöhen. Behörden können ihre Daten und Anwendungen in eine BSI-zertifizierte, souveräne Cloud verlagern und gesichert darauf zugreifen. Dies vereinfacht nicht nur die Administration der Anwendungen, sondern ist besonders in Zeiten von Homeoffice und Remote Work ein wichtiger Faktor.
Low-Code-Plattformen bieten die Möglichkeit, schnell und einfach neue digitale Lösungen zu entwickeln, ohne dass tiefgehende Programmierkenntnisse erforderlich sind. Dadurch können Mitarbeitende der Verwaltung ihre eigenen Anwendungen und Workflows erstellen und anpassen, was die Geschwindigkeit und Agilität der Digitalisierung weiter erhöht.
Herausforderungen und Lösungsansätze
Trotz der zahlreichen Vorteile gibt es auch einige Herausforderungen, die bei der E2E-Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung überwunden werden müssen. Eine der größten Herausforderungen ist die Ablösung veralteter IT-Systeme. Viele öffentliche Verwaltungen nutzen noch immer sogenannte Legacy-Systeme, die seit Jahrzehnten im Einsatz sind und nur schwer mit modernen Technologien kompatibel sind. Die Ablösung solcher Systeme ist oft kostspielig und zeitaufwendig. Durch den Einsatz von Low-Code-Plattformen können Behörden und IT-Dienstleister gemeinsam über den Citizen Developer-Ansatz moderne, cloud-basierte IT-Systeme konstruieren, die sich in die jeweilige IT-Landschaft nahtlos einfügen und in kürzerer Zeit verfügbar sind. Materna bietet gemeinsam mit ServiceNow diese Option über einen Rahmenvertrag an.
Eine weitere Herausforderung sind die gesetzlichen Vorgaben, die in Verwaltungsvorgängen zu beachten sind. Die oftmals intellektuell schon schwierig zu durchdringenden Regularien in rechtssichere IT-gestützte Fachverfahren zu gießen, ist nicht trivial. Hier helfen Ansätze aus der Künstlichen Intelligenz, Gesetzestexte zu analysieren und daraus Entscheidungspfade zu extrahieren. Materna hat darauf basierend eine IT-Lösung entwickelt, die Gesetzestexte einliest und einen Entscheidungsalgorithmus konstruiert, dem entlang auch grafisch nachvollziehbar ist, auf Basis welcher Informationen und Teilentscheidungen welche Entscheidungen zu treffen sind.
Durch das Onlinezugangsgesetz (OZG) wurden Fristen zur Digitalisierung gesetzt und eine durchgängige E2E-Digitalisierung (Reifegrad 4) gefordert, jedoch scheitern Teile der inhaltlichen Umsetzung dieser Vorgaben derzeit auch an der noch fehlenden Registermodernisierung. Um die nötigen Online-Services für Bürger:innen und Wirtschaftsunternehmen bereitzustellen, bietet Materna gemeinsam mit dem ITZBund ein auf dem Formularmanagementsystem des Bundes (FMS) basierendes Vorgehen mit technischer Umsetzung an. Dieses zielt darauf ab, möglichst schnell gute Verwaltungsservices zu etablieren und effizient zu einer Fristwahrung des OZG beizutragen.
Fazit
Die Ende-zu-Ende-Digitalisierung ist für die öffentliche Verwaltung ein entscheidender Schritt in Richtung einer modernen und effizienten Zukunft. Sie ermöglicht es, Prozesse zu automatisieren, Kosten zu senken und gleichzeitig den Bürgerservice zu verbessern. Auch wenn noch Herausforderungen bestehen, ist es unerlässlich, dass die Digitalisierung der Verwaltung konsequent weiterverfolgt wird, um den steigenden Anforderungen der Gesellschaft gerecht zu werden. Die Einführung moderner Technologien und die Integration bestehender Systeme werden dabei eine zentrale Rolle spielen. Materna ist als verlässlicher IT-Partner der Öffentlichen Verwaltung hierzu hervorragend aufgestellt.
Autorin: Vanessa Dunker, Content-Managerin bei Materna
Experte: Dr. Alexander Fronk, Business Developer im Ressort Public Sector bei Materna
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