Digital Excellence Sprint – IT-Projekte umsetzen

Mit diesem neuen Ansatz schaffen sie die Voraussetzungen für erfolgreiche IT-Projekte

Trotz Corona-Pandemie und ungewisser Konjunkturaussichten steigen die IT-Budgets in diesem Jahr an. Dies zeigen beispielsweise die Vorab-Ergebnisse der IT-Trends-Studie von Capgemini, die im Februar erscheinen wird. Demnach geben nahezu die Hälfte (48,4 Prozent) der 144 befragten IT- und Fachverantwortlichen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz an, dass ihr Unternehmen 2021 eine Erhöhung plant. Bei rund 27 Prozent bleiben die anvisierten Ausgaben auf Vorjahresniveau. Eine weitere wichtige Erkenntnis der Untersuchung: Viel Geld wird in die Digitalisierung fließen. Fast neun von zehn Organisationen konzentrieren sich aktuell darauf, die ihre zu priorisieren und auszubauen.

Das sind gute Nachrichten, weil die mit den Kontaktbeschränkungen einhergehenden Herausforderungen neue Lösungen benötigen. Zwar setzen Verbraucher generationsübergreifend schon seit Jahren immer stärker auf digitale Kanäle, sei es, um Informationen zu suchen, Transaktionen zu tätigen oder Einkäufe zu erledigen. Doch seit März hat sich diese Entwicklung noch einmal deutlich verstärkt. Unternehmen, die ansprechende Onlineangebote zur Verfügung stellen, haben somit die Möglichkeit, sich entscheidende Wettbewerbsvorteile zu sichern. Das gilt kurzfristig, das gilt mittelfristig – und aufgrund der nachwachsenden Konsumentengeneration langfristig sowieso.

Menschliche Dimension auch bei hoch-technischen Projekten entscheidend

Investitionen in IT-Initiativen allein reichen jedoch nicht aus, die Vorhaben müssen auch richtig angegangen werden. In Deutschland beispielsweise sollen 80 Prozent aller Digitalisierungsprojekte noch in der Pilotphase abgebrochen werden oder nicht erfolgreich sein. Hinzu kommt, dass selbst viele als Erfolg deklarierte Ergebnisse keine nachhaltigen Verbesserungen mit sich bringen. Neben Unmengen an verbranntem Geld gehen mit Fehlschlägen zwangsläufig viele weitere negative Konsequenzen einher, angefangen mit ausbleibenden Produktivitätssteigerungen und schlechten Kundenerfahrungen bis hin zu veralteten Geschäftsmodellen und verpassten Wachstumschancen. Doch warum liefern so viele ambitionierte Digitalisierungsinitiativen nicht die gewünschten Resultate?

Vom ersten CHAOS report, der seit 1994 die Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren in IT-Projekten untersucht, bis hin zu aktuellen Studien wie Digital Transformation Investment in 2020 and Beyond: The Undeniable People Factor”, zeigt sich immer wieder, dass letztlich die menschliche Dimension über die erfolgreiche Realisierung entscheidet. Die letztgenannte Untersuchung etwa nennt als wichtigste Erfolgsfaktoren für digitale Projekte: die Zustimmung und Unterstützung aus verschiedenen Unternehmensbereichen (41 Prozent), das Finden einer passenden technologischen Lösung (43 Prozent) und eine klare Zielsetzung (50 Prozent). Nicht umsonst spielen Anforderungs- und Stakeholder-Management in jeder modernen Projektmanagement-Methode eine zentrale Rolle.

Erhebliche Kommunikationsprobleme zwischen Stakeholdern

Um Missstimmung und schädliche Gerüchte zu verhindern, müssen die Projektverantwortlichen zunächst sämtliche Interessengruppen direkt zu Beginn identifizieren, sodass sie anstehende Pläne sowie notwendige Zusatzinformationen transparent kommunizieren können. Bei IT-Projekten ist dies besonders wichtig, da bei der Entwicklung neuer Lösungen in der Regel die Bedürfnisse vieler Stakeholder berücksichtigt werden müssen, wobei diese sehr unterschiedlich, gegenläufig oder sogar nicht miteinander vereinbar sein können.

Eine besondere Herausforderung dabei ist es oftmals, die prozessualen fachlichen Anforderungen aus dem Business mit den technischen Gegebenheiten der vorhandenen IT-Systemlandschaft in Einklang zu bringen. Erschwerend kommt hinzu kommt, dass es selbst bei gutem Willen und im gleichen Unternehmen oftmals scheint, als würden die jeweiligen Vertreter der Fach- und IT-Abteilungen kaum die gleiche Sprache sprechen. Dies erklärt auch die Tatsache, dass Anspruch und Wirklichkeit am Ende von IT-Projekten so oft derart weit auseinander liegen, obwohl alle zuvor schriftlich fixierten Anforderungen aus der Fachabteilung auf dem Papier perfekt erfüllt worden sind.

Anforderungsmanagement im Digital Excellence Sprint

Die Praxis zeigt: Da IT-Projekte immer größer werden, mehr Teile der Organisation berühren und in der Folge mehr Stakeholder involviert sind, sind sie in PowerPoint-Folien und Excel-Listen allein nicht mehr greifbar. Um den Kommunikationsgraben zwischen verschiedenen Interessenvertretern zu überwinden und sicherzustellen, dass alle gemeinsam auf das gleiche Ziel hinarbeiten, muss also der Abstraktionsgrad nach Möglichkeit gesenkt werden. In diversen Projekten haben wir die Erfahrung gemacht, dass dies am besten mit einem Digital Excellence Sprint gelingt. In diesem wird zeitnah ein Proof of Concept (POC) umgesetzt, der unter Berücksichtigung der unterschiedlichen Anforderungen ein konkretes Problem adressiert.

Die Arbeit mit einem Machbarkeitsnachweis bringt verschiedene Vorteile mit sich:

  1. Die Stakeholder haben durch den POC das Ziel nicht nur schriftlich festgehalten, sondern bildlich vor sich. Mehr noch: Sie müssen die komplexe Softwarelösung nicht mehr vor dem geistigen Auge visualisieren, um sie zu verstehen, sondern können sie spüren, indem sie sich durch verschiedene Prozesse klicken und sie ausprobieren.   
  2. Die Projektbeteiligten müssen ihre Vorstellungen nicht länger theoretisch diskutieren, sondern können gewünschte Änderungen oder Vorschläge inklusive der damit einhergehenden technischen Konsequenzen praktisch demonstrieren.
  3. Die intensive Auseinandersetzung mit den Interessengruppen im Vorfeld des Projekts ermöglicht die Identifizierung (potenzieller) Konflikte, die sonst eventuell erst im späteren Verlauf zu Störungen, Verzögerungen und Kostensteigerungen führen könnten.
  4. Der frühzeitige Dialog mit und unter den relevanten Stakeholdern erhöht die allgemeine Akzeptanz für das Projekt, da alle ihre Anforderungen und Bedürfnisse mit einbringen können.
  5.   Das Einfügen des funktionalen Prototyps in die Systemlandschaft belegt die prinzipielle Durchführbarkeit eines Vorhabens unter der Berücksichtigung der vorhandenen Gegebenheiten.

(Projekt-)Anfang gut, alles gut

Die Weichen für den Erfolg von IT-Projekten werden in der Regel direkt zu Beginn gestellt. Schaffen es die Verantwortlichen zu diesem Zeitpunkt nicht, die verschiedenen Stakeholder auf ein gemeinsames Ziel einzuschwören, ist das Scheitern – im wahrsten Sinne des Wortes – oftmals bereits vorprogrammiert. Dies gilt insbesondere bei größeren Projekten, in die viele verschiedene Interessengruppen mit konkurrierenden Ansprüchen involviert sind. Andererseits, das lehrt die Erfahrung aus zahllosen Projekten, kann ein in einem Digital Excellence Sprint entwickelter Machbarkeitsnachweis unbezahlbare Dienste erweisen, wenn es darum geht, Business und IT auf ein Ziel einzuschwören, auf das später gemeinsam hingearbeitet wird.  

Neben den bereits aufgeführten Vorteilen bei der Arbeit mit einem Digital Excellence Sprint gibt es sogar noch einen weiteren: Selbst komplette POC-Fehlschläge sind nicht zwangsläufig negativ zu bewerten, ganz im Gegenteil. Denn insbesondere in der frühen Orientierungsphase kann jede negative Rückmeldung als wichtige Lernerfahrung dienen, die dem späteren Projekterfolg zugutekommt. Im Vergleich zu späteren Zeitpunkten im Projekt, wenn jeder Misserfolg mit enormen Kosten einhergeht, ist der hierfür zu zahlende Preis verschwindend gering.

Jan Webering ist CEO von Avenga. Der internationale IT-Spezialist unterstützt Konzerne und große Mittelständler bei der digitalen Transformation mit Projekten entlang der gesamten digitalen Wertschöpfungskette: von der Strategie bis zur Umsetzung von Software-, User-Experience- und IT-Lösungen inklusive Hosting und Betrieb. Darüber hinaus investiert Jan seit vielen Jahren in Tech- Start-ups und unterstütze sie aktiv als Company-Builder und Mentor.

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