8 远程团队管理的数字化工具

哪些数字工具可以支持你组织和控制你的远程工作团队?

团队可以使用哪些数字工具来远程组织、分享和规划项目?我们告诉大家有哪些工具可以使用,以及需要注意什么。

突然间,所有的东西都应该工作–尤其是家庭办公室。团队必须使用数字工具 “远程 “工作。办公室空旷,高速公路畅通。除了组织的基础设施是否甚至被设计成允许这么多人在家工作之外,团队还面临着必须自己组织和管理的挑战。其中一个方面是决定现在可以使用哪些工具来尽快回到生产模式。有一点要提前说明。工具问题当然不是决定合作是否成功的唯一因素。但它确实有助于给员工以导向和支持。

本文的目的是把一些基本的工具放在一起。这并不是为了完整或坚决考察各个工具的优劣,而是为了提供一些思路。

谨慎创造速度–提供概述

即使正确工具的问题是迫切的,也应该花时间来回答关于临时建立的生态系统的基本问题。

  • 作为一个团队,我们需要什么来配合和控制自己?
  • 以目标为导向,我们需要什么来相互协调、交流、同步?
  • 我们每个人都需要哪些工具来完成日常工作?哪些是与团队相关的,哪些是作为团队成员个人的延伸?

重点应该放在基本功能上,而不是潜在的可用可能性上。您可能希望快速启动和运行,而您的团队可能没有时间学习新工具的基本功能。

因此,第一步应该是收集需求。不要忘记让你的员工参与进来。这将为您提供一个概述,您可以对您的新工具生态系统可能是什么样子形成一个想法。敢于确定优先级

主要的数字工具应该是什么?

假设你无法在一个工具中映射所有的需求。因此,确定一个由其他工具补充的主要工具可能是有用的。当需要整合新的工具时,主要工具就是一个起点,应该被定位为中心渠道,例如,通过它来发布重要的公告。这就形成了定位。

主要工具的可能标准:

  • 是应该注重对任务的控制及其透明度?
  • 还是简单快速的沟通?
  • 还是注重项目的组织?
  • 重点是团队还是项目?
  • 联合工作和同时处理文件的相关性是什么?

从我的角度看,以下工具适合作为主要工具。

Asana

Asana本质上是一个项目管理工具。然而,它远远超越了典型的工具,因为它帮助团队实现了透明度。谁在何时做什么,以实现目标。但它也可以用于战略规划(例如通过一个可用的OKR模板)及其实施。通过一些交流功能,Asana因此可以实现项目参与者的交流。Asana的结构是围绕组织和团队而设计的,这为行组织提供了一些优势。

如果你想了解这些功能的概况:Features

Jira Software/Confluence

Jira软件和Confluence的结合是协作和项目管理工具的结合。通过各种模板(如OKR、决策文档和回顾),你可以比较快地开始工作。尤其是透明性和共同处理文档的机会,使得高效工作成为可能。员工之间的直接沟通(聊天、电子邮件、视频通话或类似的方式)不是这里的重点。

Microsoft Teams

微软团队将不同的焦点移到了关注的中心。团队工作围绕着沟通的可能性:聊天、视频会议和虚拟协作进行组织。特别是那些经常使用Word、Excel和PowerPoint工作的人,会发现一个很好的方法来实现实时的共同工作。然而,这意味着,重点不在于组织和管理团队。一方面,在Office 365的世界里有一些应用程序(如Planner),或者人们使用其他工具的集成。

Slack

有了Slack,一切都围绕着团队中的简单沟通展开。Slack提供了一种很好的沟通结构化的可能性–无论是团队或项目相关的沟通,还是直接向团队成员发送消息。通过精心设计的结构,员工可以快速交换信息,并在团队中创造透明度。由于可以整合许多工具,Slack当然适合作为主要工具。

掌握日常工作程序–组织和透明度

远程团队的一个挑战是任务的组织和透明度。如果你还没有使用Jira,在那里可以创建看板或冲刺板,还有很多其他工具可以用于这个目的。其中两个工具是:

Trello

一个简单而直观的工具,用于构建任务,使团队具有高度的透明度。作为模板或灵感来源,几个模板可以快速提供方向和构思。同时,还可以进行一些自动化的操作。

Meistertask

Trello的基本功能非常相似–因此,它适用于团队中的任务控制。Meistertask还提供了一些额外的功能,例如,可以记录任务的时间。

创造新的东西

任何人在办公室工作时都会依靠一起产生想法,即使在远程团队工作时也不必没有它们。贴纸的快速黏贴是无法完全取代的。

Miro

如果你正在寻找一个创造新事物的工具,Miro(原Realtimeboard)是一个灵活的工具。无论是头脑风暴,产品开发,敏捷工作,还是设计团队。客户历程可以像商业模式画布或看板一样显示。其优点是你可以实时看到谁在哪里更改和输入了什么东西。

确保你的团队对虚拟协作有一个共同的理解。

除了合适的工具问题外,至少也要找到对方这个团队。花时间组织自己,制定游戏规则,并定期询问。

  • 哪些工具是用来做什么的?哪些功能是所有团队成员都应该知道的?
  • 我在哪里可以找到重要的公告?如何确保我不会错过重要信息?
  • 对现有沟通渠道的使用有什么期望?是否可以简单地通过聊天发送消息,还是希望通过电话/视频进行个人交流?我如何向某人提供反馈?
  • 是否对如何进行文件的联合工作有共同的理解?这样可以避免以后要合并五个版本。
  • 你们是如何同步的?每天一次?几次?用什么工具?
  • 如何/你有什么计划?
  • 你如何促进工作主题以外的交流?
Veränderung entsteht – emergent. Philipp Forster begleitet Organisationen und Teams bei komplexen Transformationen. Sein systemisch-psychologischer, naturwissenschaftlicher Hintergrund, wie seine Affinität zu Data Science und Digitalisierungsthemen verknüpft er wirksam mit agilen Methoden und fundiertem Handlungswissen zu Change. Als Geschäftsführer von emergize GmbH & Co.KG treibt er den Wandel, wie Veränderungsprozesse gestaltet werden.

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