PEPPOL E-Invoicing Netzwerk erklärt – Der kommende Standard für internationale E-Rechnungen

Pan-European Public Procurement On-Line (PEPPOL) ist ein relativ neuer Standard für die elektronische Rechnungsstellung, der sich langsam weltweit durchgesetzt hat. Mit der fortschreitenden digitalen Transformation ist die Nachfrage nach effizienten, standardisierten elektronischen Transaktionen größer denn je. PEPPOL steht dabei als Protokoll an der Spitze dieses Wandels zur elektronischen Rechnungsstellung und bietet eine umfassende Lösung für Unternehmen und Behörden, um ihre Beschaffungsprozesse zu automatisieren und zu digitalisieren.

Der Artikel beleuchtet das PEPPOL-Netzwerk und die elektronische Rechnungsstellung durch den PEPPOL-Standard und erklärt die Mechanismen dahinter, die Bedeutung der elektronischen Rechnungsstellung und ihre Auswirkungen auf Unternehmen und Volkswirtschaften weltweit. Denn die Standardisierung der internationalen Rechnungsstellung hat verschiedene Auswirkungen.

Was ist PEPPOL?

PEPPOL, kurz für Pan-European Public Procurement On-Line, ist ein innovativer Rahmen, der darauf abzielt, elektronische Beschaffungsprozesse in ganz Europa und darüber hinaus zu standardisieren. Es wurde ursprünglich 2008 von der Europäischen Union ins Leben gerufen, um elektronische Transaktionen zu vereinfachen und den grenzüberschreitenden Handel und die Beschaffung zwischen den EU-Mitgliedstaaten zu fördern. Seitdem hat sich die Reichweite von PEPPOL erheblich vergrößert und es ist zu einem weithin akzeptierten internationalen Standard geworden.

Es ist wichtig zu verstehen, dass es sich bei PEPPOL nicht um eine Software oder Anwendung handelt, sondern um eine Reihe von Spezifikationen und Standards für die elektronische Rechnungsstellung, die die Kommunikation zwischen verschiedenen elektronischen Beschaffungssystemen erleichtern. Es ermöglicht Unternehmen, Dokumente wie Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheine elektronisch zu versenden und zu empfangen, unabhängig davon, welches ERP- oder Beschaffungssystem sie verwenden.

Das Herzstück des PEPPOL-Netzwerks ist seine eigene Infrastruktur. PEPPOL funktioniert über ein Netzwerk von Access Points (APs) und Service Metadata Publishers (SMPs). So entsteht eine offene Umgebung, in der jeder Teilnehmer mit jedem anderen Teilnehmer Transaktionen durchführen kann, wenn beide über einen AP mit dem PEPPOL-Netzwerk verbunden sind.

Wie funktioniert PEPPOL?

PEPPOL basiert auf einem dezentralen, aber inhärent verbundenen Netzwerk, das es den Teilnehmern ermöglicht, elektronische Dokumente über das PEPPOL-Netzwerk auszutauschen. Der Schlüssel zu diesem Rahmen ist die PEPPOL-Infrastruktur, die aus Access Points (APs) und Service Metadata Publishers (SMPs) besteht.

Die Access Points (APs) sind im Wesentlichen Dienstanbieter, die Unternehmen mit dem PEPPOL-Netzwerk verbinden. Wenn ein Unternehmen beschließt, eine elektronische Rechnung oder ein anderes E-Procurement-Dokument zu versenden, sendet es das Dokument an seinen eigenen AP. Der AP überträgt das Dokument dann an den AP des Empfängers und befolgt dabei die PEPPOL-Standards für sichere Übertragungen oder Verschlüsselung. Solange ein Unternehmen mit einem AP verbunden ist, können verschiedene Parteien problemlos Rechnungen und Informationen austauschen.

Ein weiterer wichtiger Bestandteil sind die Service Metadata Publisher (SMP), die sich um die korrekte Weiterleitung von Dokumenten kümmern. Ein SMP enthält wichtige Informationen darüber, wo (welcher AP) und wie das Dokument an den Empfänger zugestellt werden soll. SMPs sind so etwas wie eine zentrale Registrierungsstelle, eine Online-Datenbank, die ein AP abfragt, um den AP des Empfängers zu ermitteln.

Eine einfache Beschreibung wäre: Der Aaccess Point des Absenders fügt die Kennung des Empfängers in das Dokument ein (wie die E-Mail-Adresse in einer E-Mail), fragt den entsprechenden SMP ab, um den Access Point des Empfängers herauszufinden, und liefert das Dokument dorthin, damit der AP des Empfängers es an den Empfänger weiterleiten kann.

Diese einfache vernetzte Infrastruktur sorgt dafür, dass PEPPOL elektronische Beschaffungsdokumente effizient, sicher und zuverlässig zwischen den Teilnehmern weltweit austauschen kann.

PEPPOL und die globale Adaption

Die Vision von PEPPOL, elektronische Transaktionen zu vereinfachen, wird von einer wachsenden Zahl von Ländern übernommen. Während die Einführung von PEPPOL in Europa begann und ursprünglich für das öffentliche Beschaffungswesen gedacht war, hat sich der PEPPOL-Standard inzwischen weltweit verbreitet und ist international verfügbar oder in einigen Ländern bereits verbindlich vorgeschrieben.

• Adaption in Europa: Europa ist führend bei der Einführung von PEPPOL, weil es in Europa entstanden ist und die Europäische Union die Standardisierung elektronischer Transaktionen stark fördert. Mehrere Länder, darunter Norwegen, Dänemark und Belgien, haben die Verwendung von PEPPOL für die Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor vorgeschrieben. Andere Länder, wie das Vereinigte Königreich, Deutschland und Frankreich, folgen diesem Beispiel mit hohen Einführungsraten.
• Adaption in Asien und anderen Regionen: Der Einfluss von PEPPOL reicht über Europa hinaus. In Asien war Singapur das erste Land, das PEPPOL übernahm und ein landesweites E-Invoicing-Netzwerk auf der Grundlage der PEPPOL-Standards einrichtete. Auch Australien und Neuseeland haben sich dem PEPPOL-Netzwerk angeschlossen und damit seine Akzeptanz in der südlichen Hemisphäre bewiesen.
• Die Rolle der Regierungen und Unternehmen: Die Regierungen (Public Produrement) spielen eine entscheidende Rolle bei der Einführung von PEPPOL und treiben die Initiative oft voran, indem sie die elektronische Rechnungsstellung für Transaktionen im öffentlichen Sektor vorschreiben. Darüber hinaus sind große Unternehmen wichtige Katalysatoren für die Einführung von PEPPOL. Sie verlangen oft von ihren Zulieferern, PEPPOL einzuführen, und beschleunigen so die Einführung des Systems.

Je mehr Länder und Unternehmen PEPPOL einführen, desto mehr wird der Grundstein für eine weltweit harmonisierte E-Invoicing-Umgebung gelegt. Das ist natürlich auch für Unternehmen von Bedeutung, denn es kann eine einfachere und schnellere Rechnungsstellung und Beschaffung mit weniger Kosten und Aufwand bedeuten.

PEPPOL – Chancen für Unternehmen

PEPPOL kann ein erster Schritt auf dem Weg zu einem internationaleren und standardisierten Markt sein. Es ist wichtig zu erwähnen, dass vor allem kleinere Unternehmen von diesem offenen Format mit geringeren Kosten und weniger Verwaltungsaufwand profitieren werden. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile eines gemeinsamen E-Invoicing-Rahmens:

• Effizienz: PEPPOL standardisiert und automatisiert die elektronische Rechnungsstellung, reduziert manuelle Prozesse und Fehler und verbessert die Gesamteffizienz.
• Globale Reichweite: PEPPOL erleichtert den grenzüberschreitenden Handel, öffnet neue Märkte und erweitert die Geschäftsmöglichkeiten auf der ganzen Welt.
• Kosteneinsparungen: Mit einer standardisierten Rechnungsstellung können Unternehmen die Verwaltungskosten senken, die mit der Verwaltung verschiedener Rechnungsformate verbunden sind.
• Schnelligkeit: Eine rationalisierte elektronische Rechnungsstellung beschleunigt die Zahlungsprozesse und führt zu einem verbesserten Cashflow.
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Da die Regierungen PEPPOL zunehmend für die Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor vorschreiben, stellt eine frühzeitige Einführung die Einhaltung der Vorschriften sicher.

Die Zukunft des PEPPOL-Standards

Da sich die digitale Transformation insbesondere auf die Rechnungsstellung und die Bestellungen auswirkt, werden standardisierte Rahmenwerke wie PEPPOL sowohl für Unternehmen als auch für Regierungen immer wichtiger und relevanter. Hier sind einige Prognosen für die Zukunft von PEPPOL:

• Globale Akzeptanz: Da immer mehr Länder PEPPOL anerkennen oder es zum Standard machen, wird es voraussichtlich weltweit akzeptiert werden. In naher Zukunft könnten sich weitere Länder außerhalb Europas, insbesondere in Asien, Afrika und Amerika, dem PEPPOL-Netzwerk anschließen.
• Integration mit ERP- und Buchhaltungssystemen: Durch die schrittweise Integration mit ERP-Systemen können die Unternehmen den Standard auch untereinander nutzen, was die Akzeptanz weiter beschleunigen könnte. Vor allem ERP-Systeme oder CRM-Systeme mit Buchhaltungsfunktionen könnten hier interessante Anwendungsfälle sein.
• Erweiterte Anwendungsfälle: Obwohl der Schwerpunkt von PEPPOL derzeit auf der elektronischen Rechnungsstellung liegt, könnte sein Anwendungsbereich auf andere Formen elektronischer Dokumente und Geschäftsprozesse ausgeweitet werden, da der Standard erweiterbar ist und bereits Teilstandards existieren. Dadurch könnten auch andere Bereiche des Geschäftsverkehrs rationalisiert werden, z. B. das Vertragsmanagement oder die Dokumentation und Rückverfolgbarkeit der Lieferkette.
• Regulatorischer Druck: Wenn die Regierungen die Vorteile der standardisierten elektronischen Rechnungsstellung erkennen, könnten sie eine breitere Einführung von PEPPOL vorschreiben. Dies wird dazu führen, dass sich mehr Unternehmen dem PEPPOL-Netzwerk anschließen.
• Integration mit neuen Technologien: Es ist auch denkbar, Technologien wie Blockchain und künstliche Intelligenz in das PEPPOL-Netzwerk zu integrieren, um seine Fähigkeiten in den Bereichen Sicherheit, Automatisierung und Datenanalyse zu verbessern.
• Förderung der Nachhaltigkeit: Da die ökologische Nachhaltigkeit immer wichtiger wird, werden digitale und papierlose Lösungen wie PEPPOL an Bedeutung gewinnen. Dies steht im Einklang mit den weltweiten Bemühungen, den ökologischen Fußabdruck zu verringern und nachhaltige Geschäftspraktiken zu fördern.

Erste Schritte mit PEPPOL

Für Unternehmen, die PEPPOL nutzen möchten, ist der Beitritt zum Netzwerk ein einfacher Prozess, der jedoch einige wichtige Schritte umfasst, die es zu beachten gilt. Im Folgenden findest du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Einstieg bei PEPPOL:

1. PEPPOL verstehen: Beginne damit, die Spezifikationen und Vorteile von PEPPOL gründlich zu verstehen (der Artikel sollte dir dabei schon helfen) und herauszufinden, wie PEPPOL in deinem speziellen Geschäftsumfeld nützlich sein kann. Die offizielle PEPPOL-Website und verschiedene Online-Ressourcen können eine Fülle von Informationen liefern.
2. Beurteile dein aktuelles System: Analysiere deine aktuellen Abrechnungs- und Beschaffungsprozesse. Finde heraus, welche Änderungen nötig sind, um die PEPPOL-Anforderungen zu erfüllen, und ob die vorhandene Software PEPPOL unterstützen kann….
3. Wähle die richtige Software: Ein entscheidender Schritt auf dem Weg zu PEPPOL ist die Wahl der richtigen Software oder des Enterprise Resource Planning (ERP)-Systems, das die PEPPOL-Integration unterstützt. Wenn du dich für Softwarelösungen entscheidest, die bereits PEPPOL-konform sind, kannst du Zeit sparen, die Komplexität der Implementierung reduzieren und einen reibungslosen Betrieb sicherstellen. Individuelle Integrationen sind möglich, können aber Zeit und Geld kosten.
4. Wähle einen Anbieter von PEPPOL-Zugangspunkten: PEPPOL verlangt von Unternehmen, dass sie sich über autorisierte Zugangspunkte mit dem Netzwerk verbinden. Es ist wichtig, dass du einen Anbieter von Zugangspunkten auswählst, der den Bedürfnissen deiner Organisation am besten entspricht. Dabei solltest du Faktoren wie Kosten, Zuverlässigkeit und Kundensupport berücksichtigen.
5. Implementieren und testen: Mit Hilfe deines Softwareanbieters und deines Anbieters von Zugangspunkten implementierst du PEPPOL in deiner Einrichtung. Gründliche Tests sind wichtig, um sicherzustellen, dass das System reibungslos funktioniert, vor allem in der Anfangszeit.
6. Schulung und Support: Sorge dafür, dass dein Personal gut geschult und mit dem neuen Verfahren vertraut ist. Vor allem in der Anfangsphase der Umstellung solltest du für eine kontinuierliche Unterstützung sorgen und auch deine Kunden auf dem Laufenden halten.

Ein wichtiger Hinweis: Die Umstellung auf PEPPOL ist nicht nur eine technische Umstellung, sondern auch eine erhebliche Veränderung deiner Geschäftsprozesse. Klare Kommunikation, sorgfältige Planung und ein schrittweises Vorgehen können den Übergang reibungsloser gestalten.

Fazit – Der Siegeszug von PEPPOL

Die Einführung standardisierter Systeme wie PEPPOL ist eher eine Notwendigkeit als eine Wahl. Diese Standards für die elektronische Rechnungsstellung sind wichtig, um eine reibungslose Funktionalität über Grenzen hinweg zu gewährleisten. Für Unternehmen bieten diese E-Invoicing-Standards bereits greifbare Vorteile, insbesondere für diejenigen, die im internationalen Handel tätig sind.

PEPPOL vereinfacht und automatisiert den Rechnungsstellungsprozess und ebnet so den Weg für schlankere Abläufe, mehr Effizienz und erhebliche Kosteneinsparungen. Deshalb sollten Unternehmen schon heute bei der Auswahl von ERP- oder Fakturierungssystemen solchen den Vorzug geben, die Protokolle wie PEPPOL unterstützen. Individuelle Integrationen können kostspielig und zeitaufwändig sein. Daher ist es eine kluge und zukunftssichere Strategie, die PEPPOL-Unterstützung in die ersten Kriterien für die Softwareauswahl einzubeziehen.

Autor: Dr. Andreas Maier, CEO von SIX ERP

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