In 4 Schritten zurück von Online- zu (besseren) Offline-Meetings

Allerorts haben Firmen und Teams gelernt, sich rasch auf die neue Situation einzustellen. Blitzschnell wurden die neuen Konferenztools wie Zoom, MS Teams und viele andere eingeführt und die Teams und Mitarbeitenden aus der Distanz geführt. Mit der Lockerung des Lockdowns wurden erste Bilanzen gezogen. Home Office hat sich als Ergänzung zum regulären Büro bewährt. Virtuelle Meetings haben sich – insgesamt – bewährt

Vorteile von virtuellen bzw. online Sitzungen werden allgemein darin gesehen:

• Höhere Effizienz durch erzwungene Konzentration auf das Wesentliche
• Kürzere Sitzungsdauern aufgrund weniger Anreize für Dauerreden und Selbstprofilierung
• Verringerte Hierarchie, denn die Chefin, der Chef ist auch bloss eine Kachel auf dem Bildschirm.

Doch nun stehen wieder die analogen Meetings an je mehr die Mitarbeitenden wieder in der Büroumgebung strömen. So mag man sich mit Grauen an die  Zerredung von Themen erinnern, wie sie in «Echt-Zeit»-Sitzungen üblich sind, an Zeitüberziehungen, an Lamentiererei und Rechthaberei.  Wie können die positiven Effekte von Online-Sitzungen nun in analoge Sitzungen übertragen werden?

„Old-School-Sitzung“ verstehen

Stellen wir uns dazu erst einmal eine typische Old-School-Sitzung vor:

Die Sitzung beginnt nicht pünktlich, weil sogar der Chef, die Chefin länger im Vorgeplänkel mit Kollegen bleibt. Kaum hat die Sitzung begonnen, kommt Kollege X zu spät, was je nachdem Heiterkeit, Selbsterklärungen oder Verärgerung auslöst. Dies wiederholt sich mit Kollegin Y. Wie so oft, haben nicht alle Anwesenden die Traktanden vorher gelesen und müssen sich zuerst noch orientieren, was Rascheln in Papieren oder iPad-Klappern zur Folge hat. Die Konzentration ist bereits am Abnehmen. Im Verlauf der Sitzung wird das Hauptthema endlos diskutiert, weil jeder eine Meinung hat. Aus falsch verstandenem Konsensdenken darf jeder auch seine Argumente wiederholt vorbringen. Zwischendurch irritiert die Sonnenstoren, weil sie ungewollt im garantiert falschen Moment hoch- oder niederfahren. Ist mit der üblichen Verlängerung (wer kann bis 17.30 Uhr weitermachen?) die Entscheidung gefällt, bilden sich zwei Sprechgrüppchen; eines vor der Tür und eines im Raum. Aufmerksame Sitzungsteilnehmende fragen sich, ob die Sitzung nun eigentlich zu Ende ist oder «informell» weitergeführt wird. Womit sich wieder die Frage stellt, kann ich weitermachen oder muss ich hier bleiben?

Klingt unbefriedigend.

Eine Lösung ist, sich die guten Punkte aus Online-Sitzungen wie Effizienz, Stringenz und Disziplin zu bewahren. Dazu lohnt sich eine bewährte Sitzungsplanung, aber auch, Offenes und Befindlichkeiten anzusprechen. Aus der Sicht einer Sitzungsleitung kann deshalb eine Fusion der Erfolgsfaktoren aus On- zu Offline wie folgt aussehen:

SCHRITT 1 – Vor dem Start: ZIELE, ZWECK und DAUER

• Wie immer Sie Sitzungstraktanden planen, legen Sie die Regeln fest, bis wann Traktanden eingegeben werden können und sorgen Sie dafür, dass dies alle wissen.
• Überlegen Sie gut, was das Ziel der Sitzung ist und noch besser: aus welchem Grund ist die Sitzung wichtig? Was soll nach der Sitzung besser sein; welches Problem soll gelöst sein?
• Wie lange soll die Sitzung dauern? Wenn Sie sich die Themen, die nötigen Schritte zur Behandlung der Sitzungstraktanden gut überlegen, werden Sie wissen, wie lange die Sitzung dauert. Rechnen Sie realistisch den Ablauf durch.
• Überlegen Sie sich, wer an der Sitzung teilnehmen soll. Trauen Sie sich, in Zukunft vorzuschlagen, dass Personen, die nicht zwingend wichtig sind, sich frei fühlen, nicht teilnehmen zu müssen.
• Nutzen Sie die Chance, Themen und Gefässe, die nur der Gewohnheit halber vorkommen, zu kappen. Jetzt ist der Moment, alte Zöpfe abzuschneiden. Eine gute Sitzung sollte anregend und kurzweilig wie ein Glas Sekt sein.
• Überlegen Sie sich die Regeln, welche für die Sitzung gelten sollen: wie sollen Beschlüsse gefällt werden, mit welchen Regeln wird die Meinungsbildung verfolgt? Wie soll beschlossen werden, mehrheitlich, konsultativ?

SCHRITT 2 – Zu Beginn der Sitzung: FOKUS  und BEACHTUNG DES PERSÖNLICHEN

Fokus auf dsas Wesentliche – Gebührende Beachtung des Persönlichen

• Geben Sie den KollegInnen Wertschätzung, indem Sie vor Sitzungsbeginn anwesend sind und planen Sie Ihre Zeit so, dass Sie die letzten 30 Minuten vor der Sitzung den Kopf frei haben. Sie tun nichts (ja), nehmen sich frei, schnappen Luft. Damit richten sich innerlich aus und Sie werden durch einen effizienten Sitzungsverlauf verdankt. Nutzen sie diese 30 Minuten für eine mentale Vergegenwärtigung, was in der Sitzung zu besprechen ist. Das klingt nach Aufwand, aber der wird durch Effizienz eingespart.
• Machen Sie die Sitzungstraktanden und – ziele für jedeN sichtbar: sorgen Sie dafür, dass diese auf einem Flipchart, dem Beamer oder in der Sitzungseinladung jedem in diesem Moment sichtbar ist. Präferenz ist ein Orientierungsort für alle im Raum; der Fokus auf ein gemeinsames Ziel hilft und lenkt von Tagträumerei ab.
• Kommunizieren Sie die Regeln für die Sitzung.

SCHRITT 3 –  Während der Sitzung: DELEGIEREN, FREUEN und SCHLUSS

• Nutzen Sie die aus dem Online-Meeting bewährte Methode, Personen direkt anzusprechen, ob Sie sich äussern wollen. Fordern Sie auch direkt auf – aus nach dem Uhrzeigersinn – eine Meinung kundzutun.
• Haben Sie eine Entscheidung zu fällen, so legen Sie die Schritte danach fest: diese werden in der Sitzung von allen abgenommen. Damit entfällt weiterer – zu Verzögerungen führender – Fragebedarf. Oder gar eine Nachfolgesitzung für das, was jetzt entschieden werden könnte.
• Definieren Sie die nächsten Schritte einschliesslich Informationspflichten, Delegationen, Deadlines oder weitere Sitzungsdaten – sofern nötig.
• Schluss ist Schluss: Ermuntern Sie, wieder weiter zur Arbeit zu gehen, Pause zu machen oder Schluss zu machen (mit dem Arbeitstag). Aber vermeiden Sie, dass Häufchen bleiben, die einfach weiter diskutieren. Laden Sie stattdessen ggf. zum nächsten Social Meeting ein; einer Lunch oder Kaffee-Pause am nächsten Tag zum Beispiel. Es ist falsch verstandenes Nett-Sein oder eigene Selbstausbeutung, wenn Sie auf einen klaren Schluss verzichten.

SCHRITT 4 – Nach der Sitzung

• Für den Fall, dass Sie noch Protokolle verfassen lassen oder selbst verfassen. Wenn es nicht um politisch bestimmte Gremien handelt, sind Verlaufsprotokolle in aller Regel nicht notwendig. Sparen Sie sich die Zeit, in separaten Dokumenten Entscheide aufzuschreiben. Suchen Sie einen Ort, wo die Entscheide nachvollziehbar abgelegt sind. Wenn Sie Kooperations-Software denken Sie daran, dass diese auch Dokumentationsfunktionen übernehmen können. Je nach Ihrem Gremium definiert sich, was – allenfalls – in welcher Form „festgehalten“ werden muss. Nur: etwas festhalten zu wollen, ist nicht der Spirit der Zukunftsgestaltung. Trauen Sie sich zuzugeben, dass weniger mehr ist.
• Schaffen Sie unbedingt Transparenz über Ihre Praktiken der Beschlussfassung wie auch der Kommunikation von Entscheiden. Hat sich ein Team über längere Zeit nur online gesehen, so wirken hierarchische Transparenz-Schranken jetzt nur verstörend. Seien Sie grosszügig mit der Informationsweitergabe. Wenn Sie während des Lockdowns neue Arten des Informationstransfers praktiziert haben, behalten Sie diese unbedingt bei. Fragen Sie im Zweifel nach.
• Für die kommende Sitzung haben Sie jetzt die Entscheidungsfreiheit, abzuholen, wie Ihre (neue) Art der Sitzungsführung ankommt. Nun ist der Moment, wo man sich in alter analoger Form wiedererfinden kann – unter Einbezug der Learnings aus der Online-Meeting-Zeit.
• Für weitere Online-Meetings: umso besser, wenn Sie die Strukturen der Sitzung nun vereinheitlichen und den Fokus weiter geschärft halten.

In diesem Sinn: Willkommen zurück in der neuen alten Welt.

Dr.Ursula Meyerhofer Fahlbusch

Besser Zusammenarbeiten - besseres Onboarding mit Wissenstransfers - unlösbar scheinende Probleme mit Moderation zu einer Lösung führen - Speaker - Inspirationsquelle für Geschäftsleitungen