Herramientas digitales para el control de equipos remotos

De repente todo se supone que funciona. Los equipos tienen que trabajar «a distancia» a través de herramientas digitales. Las oficinas están vacías, las carreteras están despejadas. Aparte de la cuestión de si la infraestructura de la organización está incluso diseñada para que tanta gente trabaje desde casa, los equipos se enfrentan al reto de tener que organizarse y controlarse a sí mismos. Un aspecto de esto es decidir qué herramientas se pueden utilizar ahora para volver a la modalidad productiva lo más rápido posible. Una cosa de antemano: la cuestión de la herramienta no es, por supuesto, el único factor que determina el éxito de la colaboración. Pero contribuye a dar orientación y apoyo a los empleados.

El objetivo de este artículo es reunir algunas herramientas esenciales. No pretende ser exhaustivo ni tratar las ventajas y desventajas de los instrumentos individuales, sino más bien aportar algunas ideas.

La prudencia crea velocidad, proporcionando una visión general

Incluso si la cuestión de las herramientas adecuadas es urgente, debe tomarse tiempo para responder a las preguntas básicas sobre el ecosistema que se creará ad hoc:

• ¿Qué necesitamos como equipo para trabajar juntos y dirigirnos el uno al otro?
• ¿Qué necesitamos para coordinar, intercambiar y sincronizarnos entre nosotros?
• ¿Qué herramientas necesita cada uno de nosotros para hacer su trabajo diario? ¿Cuáles son relevantes para el equipo, cuáles como extensiones para los miembros individuales del equipo?

La atención debe centrarse en las funcionalidades básicas más que en las posibilidades potencialmente disponibles. Ciertamente quieres ponerte en marcha rápidamente y tu equipo probablemente no tiene tiempo para aprender la funcionalidad básica de las nuevas herramientas.

Por lo tanto, el primer paso debería ser recoger los requisitos. No olvide involucrar a sus empleados en este proceso. Esto te dará una visión general y podrás desarrollar una idea de cómo podría ser tu nuevo ecosistema de herramientas. ¡Atrévete a priorizar!

¿Cuál debería ser la principal herramienta digital?

Supongamos que no se pueden mapear todos los requisitos en una sola herramienta. Por lo tanto, puede ser útil identificar un instrumento primario que se complemente con otros. El instrumento principal es entonces el punto de partida cuando es necesario integrar nuevos instrumentos y debe posicionarse como el canal central, por ejemplo, a través del cual se hacen los anuncios importantes. Esto crea una orientación.

Posibles criterios para la herramienta principal:

• ¿Debería centrarse en el control de las tareas y su transparencia?
• ¿O es la simple comunicación rápida?
• ¿O es la organización de proyectos?
• ¿El enfoque es en equipos o en proyectos?
• ¿Cuál es la relevancia de trabajar juntos y simultáneamente en los documentos?

Desde mi perspectiva, las siguientes herramientas son adecuadas como herramientas primarias:

Asana

Asana es esencialmente una herramienta de gestión de proyectos. Sin embargo, va mucho más allá de las herramientas típicas porque ayuda a los equipos a lograr la transparencia: Quién hace qué y cuándo para alcanzar los objetivos. Pero también puede utilizarse para la planificación estratégica (por ejemplo, a través de una plantilla OKR disponible) y su aplicación. Por medio de algunas funciones de comunicación, Asana permite así el intercambio de información por parte de los participantes en el proyecto. Asana se estructura en torno a la organización y los equipos, lo que ofrece algunas ventajas para las organizaciones de línea.

Jira Software/Confluence

La combinación de Jira Software y Confluence es la combinación de herramientas de colaboración y gestión de proyectos. Con una variedad de plantillas (por ejemplo, para las OKR, la documentación de las decisiones y las retrospectivas) se puede empezar relativamente rápido. Especialmente la transparencia y la posibilidad de trabajar juntos en los documentos hace posible un trabajo eficiente. La comunicación directa entre los empleados (chat, correo electrónico, videollamada o similar) no es el centro de atención aquí.

Microsoft Teams

Los equipos de Microsoft mueven un enfoque diferente al centro de atención. El trabajo en equipo se organiza en torno a las posibilidades de comunicación: chat, videoconferencia y colaboración virtual. Especialmente aquellos que trabajan mucho con Word, Excel y PowerPoint encontrarán una buena manera de realizar esto juntos en tiempo real. Sin embargo, esto significa que la atención se centra menos en la organización y la gestión de los equipos. Por un lado, hay algunas aplicaciones (por ejemplo, Planner) en el Office 365 World o se utiliza la integración de otras herramientas.

Slack

Con Slack todo gira en torno a la comunicación fácil en equipos. Slack ofrece una buena posibilidad de estructurar la comunicación, ya sea en equipos o en proyectos, o de enviar mensajes directamente a los miembros del equipo. Con una estructura bien pensada, los empleados pueden intercambiar información rápidamente y crear transparencia en el equipo. Debido a la posibilidad de integrar muchas herramientas, Slack es definitivamente adecuado como herramienta primaria.

Dominar la rutina diaria de trabajo – organización y transparencia

Uno de los retos de los equipos remotos es la organización de las tareas y su transparencia. Si no estás trabajando ya con Jira, donde se pueden crear tablas de kanban o de sprint, hay muchas otras herramientas que pueden ser utilizadas para este propósito. Dos de ellos lo son:

Trello

Una herramienta simple e intuitiva para estructurar las tareas que permite un alto grado de transparencia en el equipo. Como plantilla o como inspiración, hay varias plantillas que pueden proporcionar rápidamente orientación e ideas para estructurar. También se pueden hacer algunas automatizaciones.

Meistertask

Las funcionalidades básicas de Trello son muy similares a las de Trello, por lo que es adecuado para controlar las tareas en equipo. Meistertask también ofrece algunas funcionalidades adicionales, por ejemplo, es posible el registro del tiempo de las tareas.

Creando algo nuevo

Cualquiera que se haya centrado en generar ideas en conjunto cuando trabaja en la oficina no tiene que prescindir de ellas, incluso cuando trabaja en un equipo remoto. Está claro que el pegado rápido de los post-its no puede ser reemplazado completamente.

Miro

Si buscas una herramienta para crear algo nuevo, Miro (antes Realtimeboard) es una herramienta flexible. Ya sea para la lluvia de ideas, el desarrollo de productos, el trabajo ágil o los equipos de diseño. Los viajes de los clientes pueden ser representados de la misma manera que el lienzo del modelo de negocios o una tabla kanban. La ventaja es que se puede ver en tiempo real quién cambia y entra en algo dónde.

Asegurar un entendimiento común de la colaboración virtual en su equipo

Además de la cuestión de las herramientas adecuadas, es al menos tan importante que se encuentren como un equipo. Tómese el tiempo para organizarse, desarrollar las reglas del juego y cuestionarlas regularmente:

• ¿Qué herramienta se usa para qué? ¿Qué funciones deberían saber todos los miembros del equipo?
• ¿Dónde puedo encontrar anuncios importantes? ¿Cómo me aseguro de no perder información importante?
• ¿Qué se espera de la utilización de los canales de comunicación disponibles? ¿Está bien simplemente enviar mensajes por chat o se desea un intercambio personal por teléfono/video? ¿Cómo puedo dar retroalimentación a alguien?
• ¿Existe un entendimiento común de cómo trabajar juntos en los documentos? De esta manera, se evita tener que fusionar cinco versiones de nuevo más tarde.
• ¿Cómo se sincroniza? ¿Una vez al día? ¿Varias veces? ¿Con qué herramienta?
• ¿Cómo planeas?
• ¿Cómo se facilita el intercambio de información más allá de los temas de trabajo?

Philipp Forster

Veränderung entsteht – emergent. Philipp Forster begleitet Organisationen und Teams bei komplexen Transformationen. Sein systemisch-psychologischer, naturwissenschaftlicher Hintergrund, wie seine Affinität zu Data Science und Digitalisierungsthemen verknüpft er wirksam mit agilen Methoden und fundiertem Handlungswissen zu Change. Als Geschäftsführer von emergize GmbH & Co.KG treibt er den Wandel, wie Veränderungsprozesse gestaltet werden.