Цифровые инструменты для управления удаленными командами

Внезапно все должно сработать. Команды должны работать «удаленно» с помощью цифровых инструментов. Офисы пусты, дороги чистые. Помимо вопроса о том, рассчитана ли вообще инфраструктура организации на работу стольких людей из дома, перед командами стоит задача самоорганизации и контроля. Одним из аспектов этого является решение о том, какие инструменты можно использовать сейчас, чтобы как можно быстрее вернуться в продуктивный режим. Одно заранее: вопрос об инструменте, конечно, не единственный фактор, определяющий успех сотрудничества. Но это действительно способствует ориентации и поддержке сотрудников.

Цель этой статьи — собрать воедино несколько основных инструментов. Он не претендует на то, чтобы быть исчерпывающим или рассмотреть преимущества и недостатки отдельных инструментов, а скорее дать несколько идей.

Пруденс создает скорость — обеспечивая обзор

Даже если вопрос о правильных инструментах является срочным, необходимо время, чтобы ответить на основные вопросы об экосистеме, которая будет создана от случая к случаю:

• Что нам нужно как команде, чтобы работать вместе и управлять друг другом?
• Что нам нужно для того, чтобы координировать, обмениваться и синхронизировать друг с другом?
• Какие инструменты необходимы каждому из нас для повседневной работы? Какие из них актуальны для команды, какие в качестве продления для отдельных членов команды?

Основное внимание следует уделять базовым функциям, а не потенциально имеющимся возможностям. Вы, безусловно, хотите быстро встать на ноги, и у вашей команды, вероятно, нет времени на изучение основных функциональных возможностей новых инструментов.

Поэтому первым шагом должен быть сбор требований. Не забудьте вовлечь в этот процесс своих сотрудников. Это позволит вам получить общее представление о том, как может выглядеть ваша новая экосистема инструментов. Осмеливайтесь расставлять приоритеты!

Каким должен быть основной цифровой инструмент?

Предположим, что вы не можете сопоставить все требования в одном инструменте. Поэтому, возможно, было бы полезно определить первичный инструмент, который дополняется другими. В этом случае основной инструмент является отправной точкой, когда новые инструменты должны быть интегрированы и позиционироваться как центральный канал, например, через который делаются важные объявления. Это создает ориентацию.

Возможные критерии для основного инструмента:

• Должен ли акцент быть сделан на контроле за выполнением задач и их прозрачности?
• Или это простая быстрая связь?
• Или это организация проектов?
• Сосредоточено ли внимание на командах или на проектах?
  Какова актуальность совместной и одновременной работы над документами?

С моей точки зрения, следующие инструменты подходят в качестве основных:

Asana

Асана — это, по сути, инструмент управления проектами. Однако это выходит далеко за рамки типичных инструментов, поскольку помогает командам достичь прозрачности: Кто что делает, когда, чтобы достичь целей. Но она также может быть использована для стратегического планирования (например, с помощью имеющегося шаблона OKR) и его реализации. Таким образом, благодаря некоторым коммуникационным функциям, «Асана» позволяет участникам проекта обмениваться информацией. Асана» структурирована вокруг организации и команд, что дает некоторые преимущества линейным организациям.

Jira Software/Confluence

Сочетание программного обеспечения Jira и Confluence — это сочетание инструментов для совместной работы и управления проектами. С помощью различных шаблонов (например, для OKR, документирования решений и ретроспектив) можно относительно быстро приступить к работе. Особенно прозрачность и возможность совместной работы над документами делает возможной эффективную работу. Прямое общение между сотрудниками (чат, электронная почта, видеозвонок и т.п.) здесь не находится в центре внимания.

Microsoft Teams

Команды Майкрософт перемещают фокус в центр внимания. Работа в команде организована вокруг возможностей коммуникации: чат, видеоконференции и виртуальное сотрудничество. Особенно те, кто много работает с Word, Excel и PowerPoint найдет хороший способ реализовать это вместе в режиме реального времени. Однако это означает, что меньше внимания уделяется организации и управлению командами. С одной стороны, в Office 365 World есть некоторые приложения (например, Planner) или используется интеграция других инструментов.

Slack

С Slack все вращается вокруг простого общения в команде. Slack предлагает хорошую возможность структурировать коммуникацию — будь то в команде или в проекте, или отправлять сообщения непосредственно членам команды. Благодаря хорошо продуманной структуре сотрудники могут быстро обмениваться информацией и создавать прозрачность в команде. Благодаря возможности интеграции многих инструментов, Slack определенно подходит в качестве основного инструмента.

Освоение ежедневной рабочей рутины — организация и прозрачность

Одной из проблем удаленных команд является организация задач и их прозрачность. Если вы еще не работаете с Jira, где можно создавать каньбанские доски или спринтерские доски, есть много других инструментов, которые могут быть использованы для этой цели. Двое из них:

Trello

Простой и интуитивно понятный инструмент для структурирования задач, который обеспечивает высокую степень прозрачности в команде. В качестве шаблона или для вдохновения существует несколько шаблонов, которые могут быстро обеспечить ориентацию и идеи для структурирования. Также могут быть сделаны некоторые автоматизации.

Meistertask

Основные функции Trello очень похожи на функции Trello — поэтому он подходит для управления задачами в командах. Meistertask также предлагает некоторые дополнительные функциональные возможности, например, возможна запись времени для выполнения задач.

Создание чего-то нового

Любой, кто сосредоточился на совместном генерировании идей при работе в офисе, не должен обходиться без них даже при работе в удаленной команде. Понятно, что быстрое склеивание штифтов не может быть полностью заменено.

Miro

Если вы ищете инструмент для создания чего-то нового, Miro (ранее Realtimeboard) является гибким инструментом. Будь то «мозговой штурм», разработка продуктов, гибкая работа или команды дизайнеров. Поездки клиентов могут быть изображены так же, как и полотно бизнес-модели или доска канбана. Преимущество в том, что вы можете видеть в реальном времени, кто меняется и входит куда-то.

Обеспечьте общее понимание виртуального сотрудничества в вашей команде.

Помимо вопроса о подходящих инструментах, по крайней мере, так же важно, чтобы вы нашли друг друга, как и команда. Уделите время самоорганизации, разработайте правила игры и регулярно задавайте им вопросы:

• Какой инструмент используется для чего? Какие функции должны знать все члены команды?
• Где можно найти важные объявления? Как сделать так, чтобы я не пропустил важную информацию?
• Каковы ожидания по использованию имеющихся каналов связи? Нормально ли просто отправлять сообщения через чат или желателен ли ли личный обмен по телефону/видео? Как я могу дать кому-то обратную связь?
• Есть ли общее понимание того, как работать вместе над документами? Таким образом, вы избегаете необходимости снова объединять пять версий позже.
• Как синхронизировать? Раз в день? Несколько раз? С каким инструментом?
• Как ты планируешь?
• Как вы содействуете обмену идеями, выходя за рамки рабочих тем?

Philipp Forster

Veränderung entsteht – emergent. Philipp Forster begleitet Organisationen und Teams bei komplexen Transformationen. Sein systemisch-psychologischer, naturwissenschaftlicher Hintergrund, wie seine Affinität zu Data Science und Digitalisierungsthemen verknüpft er wirksam mit agilen Methoden und fundiertem Handlungswissen zu Change. Als Geschäftsführer von emergize GmbH & Co.KG treibt er den Wandel, wie Veränderungsprozesse gestaltet werden.