eProcurement – Prozess- und Kostenoptimierung durch einen automatisierten Materialfluss

Die Digitalisierung des Beschaffungsprozesses erzielt Einsparpotenziale bei jedem einzelnen Schritt.

Die Digitalisierung des Einkaufs bringt nicht nur enorme Effizienzgewinne und Kostenoptimierungen mit sich. Mit der digitalen Transformation der Beschaffungsprozesse werden ganz neue Abläufe möglich, die den Umgang mit bestellten Produkten verändern – und weitere Einsparpotenziale erschliessen, etwa bei der Warenbewirtschaftung.

Eine der wichtigsten Erfolgsregeln der digitalen Transformation lautet: Analoge Prozesse nicht einfach 1:1 digital zu spiegeln, sondern die Chancen der Digitalisierung nutzen. So können komplett neue Workflows gestaltet und Prozesse vordefiniert werden, die über weite Strecken kein oder nur noch wenig manuelles Eingreifen benötigen. Die Digitalisierung beschränkt sich hier aber nicht nur auf die Automatisierung des Prozesses. Gerade wenn technische Systeme zunehmend datenbasiert autonome Entscheidungen treffen, kann die Effizienz in der indirekten Beschaffung noch deutlich erhöht werden.

Automatisierter Materialfluss bei indirekten Bedarfen

Wie das in der Praxis funktioniert, zeigt sich beispielsweise beim automatisierten Materialfluss. Dies bedeutet in erster Linie, dass der Unterschreitung von definierten Vorratsmengen automatisch eine Bestellung über die eProcurement-Lösung ausgelöst wird. Die Digitalisierung und Vernetzung von Einkaufsbereich und Lagerverwaltung liefert dazu die nötige Grundlage. Die Vorteile liegen auf der Hand. Es wäre beispielsweise fatal, wenn in einem Labor die Arbeit unterbrochen werden müsste, weil keine Latex-Handschuhe mehr vorhanden sind. Solche Arbeits- und Produktionsunterbrechungen, die von einer ins Stocken geratenen Abdeckung der indirekten Bedarfe rühren, können zu Schäden führen, die ein Vielfaches des Materialpreises solcher C-Teile betragen.

Ähnlich verhält es sich mit MRO-Gütern (Maintenance, Repair, Operations). Fehlende Ersatzteile und Verbrauchsartikel wie Filter, Schmierfett oder Dichtungsringe führen dazu, dass Wartungs- und Reparaturarbeiten nicht durchgeführt werden können. Die Digitalisierung des Einkaufs trägt somit dazu bei, ungeplante Maschinenstillstände und Produktionsausfälle aufgrund mangelnder Versorgung mit C-Teilen zu verhindern.

Warenausgabe und Warenbewirtschaftung

Eine automatisierte Bestellauslösung, weil im Lager die Vorräte zur Neige gehen – das mag zunächst einfach klingen. Der Fall wird jedoch interessanter, wenn man sich die unterschiedlichen Möglichkeiten der Warenausgabe ansieht. So kann ein System beispielsweise mit Scannern ausgestattet werden, die jede Entnahme registrieren. Dynamische Lösungen reagieren dann nicht auf einen festen Wert an verbleibenden Artikeln, sondern rechnen den aktuellen Verbrauch hoch – und lösen die Bestellung so aus, dass ein Leerlaufen des Lagers in der üblichen Lieferzeit vermieden wird.

Eine weitere Anwendung ist ein Warenausgabe-Automat. Diesen gibt es für viele unterschiedliche Produkte – von Werkzeugen und Verschleißmaterial über die persönliche Schutzausrüstung (PSA) bis hin zu Reinigungsmaterialien oder Lebensmitteln. Mittels digitaler Zugangssteuerung lassen sich die Entnahmen zuordnen, entweder individuell oder abteilungsübergreifend. So kann beispielsweise nachgewiesen werden, dass allen Mitarbeitern die benötigte – oder gar vorgeschriebene – Schutzausrüstung zur Verfügung gestanden hat.

Eine solche Automatenlösung hat gleich mehrere positive Effekte. Da ist zum einen die bessere Steuerung des Verbrauchs, etwa wenn es eine starke Volatilität gibt, deren Ursache man auf den Grund gehen möchte. Außerdem ermöglicht ein genauer und aktueller Überblick über die Warenströme, der sich aus der Anbindung an das ERP-System ergibt, die Optimierung der Vorratshaltung und damit auch eine Eindämmung der Kapitalbindung. Zudem reduziert eine automatisierte Ausgabe nicht nur den Personalaufwand, sie kann auch 24/7 betrieben werden und dadurch flexiblere Abläufe ermöglichen.

Digitalisierungspotenzial über die Einkaufsprozesse hinaus

Allein die Beschaffung indirekter Bedarfe zu digitalisieren und über eine eProcurement-Lösung zu steuern, ist eine lohnende Investition, die die Effizienz verbessert und der Einkaufsabteilung wieder mehr Freiheit zurückgibt, um sich mit den wichtigen strategischen Aufgaben zu befassen. (Dazu passend: eProcurement – 5 Faktoren für Gewinn im Einkauf)

Doch dies ist nur ein erster Mosaikstein zur Digitalisierung des gesamten Unternehmens: Je mehr Abteilungen und Prozesse einbezogen werden, umso grösser sind die Vorteile, die sich aus der Digitalisierung ziehen lassen. So beschränken sich die Veränderungen, die die Einführung einer eProcurement-Lösung mit sich bringt, nicht nur auf die Einkaufsabteilung oder die interne Logistik. Im Rahmen einer fortschreitenden Digitalisierung lassen sich auch darüber hinausgehende Betriebsabläufe vereinfachen und flexibilisieren. Ein Beispiel ist das sogenannte Maverick-Buying: Da der Mitarbeiter einfach über einen eigenen Benutzer-Zugang direkt aus den Katalogen bestellen kann, wird die Gefahr des eigenmächtigen Bestellens von Materialien oder Dienstleistungen abseits der standardisierten Beschaffungswege auf ein Minimum reduziert.

Auf Wunsch kann die eProcurement-Plattform auch an das Warenwirtschaftssystem angebunden werden. Die Realisierung erfolgt dann im Rahmen eines kompakten Projekts mit überschaubaren Kosten. Bestellungen werden so elektronisch direkt an die ERP-Lösung übergeben und dadurch eine doppelte, manuelle Eingabe in beide Systeme vermieden. Auch die Buchhaltung oder das Controlling kann so in den digitalen Workflow eingebunden werden.

Eine zeitgemässe und zukunftsorientierte Beschaffung kann somit den Anstoß liefern, weitere Abläufe im Unternehmen neu zu denken und zusätzliche Potenziale zur Effizienzsteigerung und Unternehmenssteuerung zu erschliessen.

Effiziente Beschaffung neu gedacht: Vom ROI zum ROP (Return on Procurement) lautet das Motto von Christian Obeser. Als Head of Product Management von simple system unterstützt er Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Supply-Chain-Prozesse. Christian Obeser verfügt über 20 Jahre Berufserfahrung im Bereich E-Business und Beratung zur Prozessoptimierung in der indirekten Beschaffung.

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