5 Stufen bis zum virtuellen Arbeiten

Good bye Präsenzarbeit – wenn Ort und Zeit (fast) keine Rolle mehr spielen

Virtuell Arbeiten: Auf welcher Stufe stehst du? Gibt es nur Präsenz- ODER Virtuelles-Arbeiten?
Diejenigen, die bereits seit Jahren virtuell arbeiten oder die Adoption von Plattformen für digitale Zusammenarbeit im Unternehmen begleiten, wissen um die Brisanz der Frage schon lange.
Wenn es aber zwischen Präsenz und Virtuell Graustufen gibt, bleibt die Frage: was sind die Graustufen?

Niemand ist sofort Experte im virtuellen Arbeiten. Es ist ein Prozess mit Erfolgen und Rückschlägen. Das betrifft jeden Einzelnen aber auch Organisationen als Ganzes. Zwischen Präsenz und Virtuell gibt es Graustufen. Und im folgenden Artikel gehe ich darauf ein, was die Graustufen sind, wie sie sich unterscheiden und warum die einzelnen Schattierungen so wichtig sind?

Graustufen helfen uns dabei, etwas messbarer und kommunizierbarer zu machen, das vorher nicht greifbar war. Sie geben uns eine grobe Orientierung in Arbeitsumgebungen, die sich rasant verändern.

Die 5 Stufen des virtuellen Arbeitens
5 Stufen des virtuellen Arbeitsens Quelle: Eigene Darstellung mit Bildern von: mail272, wavebreakmedia, unsplash, MissTuni

Stufe 0: Virtuelles Arbeiten unmöglich

Auf Stufe null ist keine virtuelle Arbeit möglich. Arbeitsschritte können weder automatisiert noch vom PC aus erledigt werden. Viele Tätigkeiten finden wir auf dieser Stufe … und das wird noch sehr lange so bleiben. Trotzdem sollten wir uns regelmäßig fragen: Handelt es sich immer noch um eine Stufe null Tätigkeit? In dem Tempo, in dem die digitale Transformation voranschreitet, ist eine regelmäßige Neubewertung sinnvoll. Sowohl um Marktpotentiale frühzeitig zu erkennen als auch um zu verhindern disruptiert zu werden.

Es gibt mittlerweile viele Tätigkeiten, die nicht mehr der Stufe null zugerechnet werden können: zum Beispiel Telemedizin und Homeschooling.

Virtuelles Arbeiten Stufe 0 - Artze und Schule
Virtuelles Arbeiten Stufe 0 – Artze und Schule Quelle: Robert Kneschke – überarbeitet von Moritz Meissner

Stufe 1: Virtuell Arbeiten teilweise möglich

Hier ist ein Teil der Arbeit aus dem Homeoffice möglich: Telefonate, Emails und einfache Abstimmungen funktionieren. Es fehlt jedoch noch an der benötigten Infrastruktur – sowohl bei der Hard- als auch bei der Software:

  • Mitarbeiter haben keine mobilen Geräte.
  • Das Homeoffice ist ungeeignet.
  • Der Zugriff auf wichtige Unterlagen ist nur am Arbeitsplatz im Büro möglich.

Man arbeitet hier noch mit angezogener Handbremse. Zudem eignet sich nicht jedes häusliche Umfeld zum Arbeiten. Einige haben keinen Rückzugsort. Bei anderen leidet die Gesundheit aufgrund ungeeigneter Ausstattung. Wiederum andere haben aufgrund der geringen Internet-Bandbreite keine Chance stabile Video-Calls durchzuführen. Hier sind nicht nur Organisationen, sondern auch der Staat gefragt, versäumtes zügig nachzuholen.

Stufe 2: Virtuell Arbeiten ist möglich … das Potential wird bei weitem nicht ausgeschöpft

Auf den ersten Blick scheint es auf der nächsten Stufe mit dem virtuellen Arbeiten zu funktionieren. Physische Prozesse werden ohne Anpassungen, in die die Online-Welt übertragen. Das funktioniert nur dann, wenn es gute Prozesse sind. Das Gegenteil ist oft der Fall: schlechte physische Prozesse werden in noch schlechtere virtuelle Prozesse überführt.

Ein gutes Beispiel dafür ist die Meeting-Kultur in vielen Organisationen:

  • Meetings sind zu lang und mit zu vielen Teilnehmern.
  • Keine Zeit zum Vor- und Nachbereiten eingeplant.
  • Nach dem Meeting ist vor dem Meeting … ohne Pause.
  • Wer was macht und bis wann bleibt häufig ungeklärt.

Aus physischen sechs Stunden Meetings werden sechsstündige MS Teams- oder Zoom-Calls. Mit dem Unterschied, dass es keine gemeinsame Kaffeeküche für Pausen und informellen Austausch gibt. Auch fallen die Zeiten für Raumwechsel oder Reisen weg. In diesen „Pausen“ konnten wir Meetings zumindest ansatzweise verarbeiten.

Viele Organisationsmitglieder verspüren sehr starke Ermüdungserscheinungen, die sie vorher nicht kannten. Mittlerweile gibt es dafür bereits einen eigenen Begriff: Zoom Fatigue

Statt diesen Mangel zu beseitigen, stellen sich Organisationen auf dieser Stufe eine andere Frage: Arbeiten die Mitarbeiter genug? Denn Mitarbeiter, die nicht jeden Tag zur Arbeit fahren und sichtbar in ihrem Büro sitzen, sind verdächtig. Um diese Frage zu beantworten, liegt der Fokus auf Systemen, die Mitarbeiter überwachen. FaceTime in virtuell.

Stufe 3: Synchron in der Cloud

Auf Stufe drei hat sich der Fokus verändert. Misstrauen weicht Vertrauen. Und viele Führungskräfte gehen mit gutem Beispiel voran.

Virtuelle Meetings werden vor- und nachbereitet. Das funktioniert, weil vor und nach jedem Meeting im Kalender dafür Zeit eingeplant wird. Es nehmen nur noch diejenigen teil, die etwas zur Agenda beitragen können und wollen. Die Meetings dauern nur selten länger als eine Stunde. Auf einmal funktionieren Online-Meetings besser als physische.

Auf dieser Stufe sind Kollegen zur gleichzeitig online und arbeiten in Echtzeit gemeinsam an Dokumenten in der Cloud (synchron). In Meetings hat zum Beispiel jeder Zugriff auf das gemeinsame Protokoll, überprüft die Richtigkeit und nimmt selbstständig Anpassungen vor. Jeder weiß jeder, was beschlossen wurde und kennt die nächsten Schritte. Wer nicht teilnehmen konnte, kann alles nachlesen und sich informieren.

Stufe 4: Asynchron in der Cloud

Auf Stufe vier wird asynchron d. h. zu unterschiedlichen Zeiten gearbeitet. Hier sind sogar Teams mit Mitgliedern aus verschiedenen Zeitzonen möglich. Lebensweisen müssen nicht mehr in einen starren acht Stunden Tag gepresst werden. Teammitglieder können Arbeit und Privates weitgehend in eigener Regie gestalten.

Dieses außergewöhnliche Maß an Flexibilität zieht motivierte Top-Talente an, für die ein hohes Gehalt nicht das einzige Entscheidungskriterium ist. Nicht zu unterschätzen ist zusätzlich die Wirkung dieser Arbeitsumgebung auf vorhandenen Mitarbeiter. Das Potential von Introvertierten wird regelmäßig nicht erkannt oder unterschätzt. Durch die neue Art der Zusammenarbeit wird es endlich sicht- und nutzbar.

Ein Dilemma der Kommunikation ist, dass wir viel schneller sprechen als unser Gesprächspartner zuhören und das Gesagte verarbeiten kann. Bei der asynchronen Kommunikation dauert, dass Schreiben deutlich länger als das Lesen. Natürlich nervt das. Schließlich dauert es mehr Zeit seine Gedanken aufzuschreiben.

Der Mehraufwand lohnt sich aber:

Gedankenfehler sind leichter zu erkennen und nachzubessern. Die Entscheidungsprozesse und deren Begründung sind transparent und nachvollziehbar. Und unser Gesprächspartner kann die Information in seiner Geschwindigkeit verarbeiten, … und bei Bedarf nachfragen.

Asynchron vs Synchron im virtuellen Arbeiten
Asynchron vs Synchron im virtuellen Arbeiten – Quelle: Eigene Darstellung

Es kommt auf die richtige Mischung an

Der persönliche Kontakt wird IMMER eine wichtige Rolle spielen. Er erleichtert den Vertrauensaufbau und das Entstehen eines starken Wir- und Team-Gefühls, das durch das Feiern von gemeinsam erzielten Erfolgen weiter gefestigt wird.

Deshalb darf die Schlussfolgerung nicht sein, von 100% offline 100% online umzusteigen. Wie in fast allen Lebensbereichen kommt es auf einen ausgewogenen Mix an, der das Beste aus den vorhandenen Möglichkeiten vereint.

Einer der Vordenker des virtuellen Arbeitens ist der CEO von WordPress Matt Mullenweg. Er geht sogar noch eine Stufe weiter: Organisationen auf Stufe sechs haben das asynchrone Arbeiten perfektioniert und sind unschlagbar.

Moritz Meißner is a former army officer, business administration graduate and M.A. in business psychology. Thanks to his experience as a lecturer, as consultant to companies of various sizes, as part of a start-up team and his work as a department head in a large corporation, he can assess challenges from a wide variety of perspectives. His main focus here is on preparing employees for tomorrow's challenges in the best possible way. A central component for this lies in the teaching of new ways of cooperation.

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