Melhor gestão de fornecedores através de e-procurement

A aquisição digital está a mudar permanentemente e está a deslocar o processo de aquisição em parte para os departamentos em que as necessidades surgem. Que influência tem esta transformação digital na gestão de fornecedores?

Para se manterem competitivas, as empresas precisam de um sistema de aprovisionamento fiável, para além de um bom produto e de uma estratégia de marca de sucesso. Só com um processo de cadeia de fornecimento bem coordenado e apoiado por TI é que as empresas podem satisfazer de forma rentável as complexas exigências dos clientes e do mercado e estabelecer uma estratégia de compras bem sucedida. Um pré-requisito importante para tal tem sido sempre uma boa relação com os fornecedores. Na maioria dos casos, as relações pessoais entre compradores e fornecedores têm crescido ao longo de muitos anos. O processo de aquisição continua então a decorrer tradicionalmente, por exemplo por catálogo, telefone e requisição e através do departamento central de compras.

As barreiras à introdução do e-procurement

Estas redes de crescimento acima mencionadas representam frequentemente um grande obstáculo à conversão para um processo de aquisição digital. Porque para além do receio de possíveis custos de investimento elevados que um tal processo de digitalização acarreta, há também muitas vezes preocupações de que as relações existentes entre fornecedores sejam postas em risco. Mas de onde vem este medo?

A mudança do analógico para o digital vai de mãos dadas com a introdução de uma plataforma de e-procurement. Em primeiro lugar, isto conduz a uma simplificação de todo o processo de encomenda. Tal como numa loja online convencional, as mercadorias relevantes podem ser pesquisadas em todos os fornecedores através de uma interface de utilizador fácil de utilizar e encomendadas rápida e facilmente. Isto significa que o sistema pode ser utilizado intuitivamente pelos empregados numa vasta gama de departamentos da empresa sem a necessidade de instruções extensivas.

O facto de os fornecedores como parceiros valiosos poderem desaparecer por detrás desta interface de utilizador parece ser uma objecção justificada se se tomar como ponto de partida os grandes mercados B2B. Isto deve-se ao facto de eles próprios actuarem como fornecedores e oferecerem a carteira de bens de consumo que reuniram. Neste caso, portanto, já não existe de facto uma relação entre cliente e fornecedor, mas apenas entre cliente e plataforma. Por conseguinte, é difícil obter itens específicos através dos grandes fornecedores ou mesmo trabalhar com o fornecedor de escolha.

Os grandes mercados de compras em linha tendem assim a ser concebidos para relações comerciais de curta duração. Porque as relações comerciais a longo prazo e as redes dentro das quais clientes e fornecedores trabalham em conjunto com sucesso não são compatíveis com o modelo empresarial da Amazon Business & Co. Ao mesmo tempo, cada empresa que desenvolve, produz e vende produtos está dependente de parcerias fiáveis. Numa boa rede, o know-how dos parceiros contribui para o próprio sucesso da empresa – em alguns casos são mesmo a chave para a inovação.

Este aspecto torna-se ainda mais importante quando se considera que a aquisição hoje em dia é muito mais do que apenas materiais. Ao externalizar processos internos a terceiros, funções como TI, recursos humanos, logística ou jurídica estão agora também a ser adquiridas. A base de fornecedores está, portanto, a tornar-se cada vez mais ampla e, em última análise, também estrategicamente mais relevante.

Respondendo a mudanças rápidas

Qualquer pessoa que queira reagir rapidamente às mudanças no mercado ou do lado do consumidor precisa hoje de uma base de fornecedores sólida que permita a distribuição ágil de bens e serviços.

As modernas soluções de e-procurement oferecem aqui vantagens claras, porque agrupam os bens e serviços dos principais fornecedores e, no melhor dos casos, permitem também a integração dos próprios catálogos internos da empresa. Aqui, a empresa configura o seu próprio catálogo individual, que ela própria também gere. Desta forma, artigos ou serviços específicos que não são abrangidos pela gama de produtos dos parceiros do sistema já ligados, como é o caso de fornecedores mais pequenos ou mesmo regionais, podem ser reunidos num catálogo específico do cliente e colocados à disposição dos utilizadores para encomendas. Alguns fornecedores de e-procurement também oferecem a opção de trazer os seus próprios fornecedores, que podem ser incluídos no pool de fornecedores após verificação dos critérios definidos.

Assim, só passando para a aquisição digital é que a gestão de fornecedores se torna adequada para o futuro. As plataformas apoiam o comprador na verificação e optimização da base de fornecedores e, claro, na manutenção de uma visão geral das encomendas, bem como na exibição das disponibilidades e capacidades de entrega. Se necessário, a funcionalidade pode ser alargada por outras ferramentas. No futuro, a análise inteligente, a análise preditiva ou as aplicações de cadeia de bloqueio contribuirão para uma transparência ainda maior e uma maior autonomia do processo de compra. Dentro deste sistema de auto-aprendizagem, o intercâmbio de know-how tem êxito em ambos os sentidos de forma fiável. Assim, o fornecedor está integrado na estratégia de compra como parceiro igualitário em muito maior medida do que era anteriormente concebível.

Conclusão

Aqueles que querem permanecer inovadores e bem sucedidos no seu campo de negócios não devem apenas ligar em rede a sua produção. Devem também tornar a sua gestão de fornecedores apta para o futuro, integrando os seus fornecedores como parceiros estratégicos e reforçando assim a sua rede. O E-procurement contribui eficazmente para isto. Também aqui é importante seleccionar o parceiro certo, porque nem todas as plataformas de aquisição permitem a integração dos próprios fornecedores de uma empresa.

Autor: Christian Obeser, Chefe de Gestão de Produtos no sistema simples
Repensar a aquisição eficiente: Do ROI ao ROP (Return on Procurement) é o lema de Christian Obeser. Como Chefe de Gestão de Produtos no sistema simples, apoia as empresas na digitalização dos seus processos de cadeia de fornecimento. Christian Obeser tem 20 anos de experiência profissional no campo do e-business e consultoria para a optimização de processos em aquisições indirectas.

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