Las ofertas de software como servicio (SaaS) son casi indispensables hoy en día. Le explicamos qué es y cómo funciona el enfoque SaaS.
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Las ofertas de software como servicio (SaaS) llevan tiempo ganando terreno, tanto en el ámbito privado como en el empresarial. Esta evolución ya no puede detenerse, y mientras tanto todo apunta a que, como empresas o usuarios particulares, obtendremos y utilizaremos prácticamente todas las aplicaciones de software «como servicio» y, por tanto, desde la nube en un futuro próximo, y con razón.
Pero, ¿qué significa exactamente el «software como servicio»? ¿Y cuáles son las ventajas en comparación con los métodos de uso más tradicionales? Eso es precisamente lo que queremos analizar con más detalle a continuación.
SaaS – Magia desde el navegador
En primer lugar, el uso de software como servicio significa que yo, como consumidor o cliente corporativo, concedo una licencia de una solución de software como servicio durante un determinado período de tiempo y, en consecuencia, la solución correspondiente se pone a disposición de los usuarios finales a través de Internet o mediante un navegador de Internet cuando se necesita («a petición»). Así, a diferencia del uso tradicional de las aplicaciones de software, el software ya no se instala localmente en el dispositivo final, sino que los usuarios pueden acceder a la aplicación web desde casi cualquier dispositivo final y en cualquier momento a través de un navegador.
Como cliente corporativo, no tengo que preocuparme por el alojamiento, la operación y el despliegue, y el proveedor también es responsable del desarrollo continuo (nuevas funciones) y de las actualizaciones (por ejemplo, parches de seguridad).
Un nuevo tipo de relación con el cliente
Esta configuración da lugar a algunas características especiales en cuanto a la relación entre el proveedor de software y el cliente. Debido a que el esfuerzo de implantación suele ser bajo, muchas soluciones pueden activarse y utilizarse como las llamadas «soluciones de autoservicio», es decir, a través de un simple pedido en Internet, similar a una tienda web. Esto elimina la necesidad de un contacto directo con un representante de ventas, que, sin embargo, también requiere más independencia y una comparación previa entre proveedores por parte del cliente.
Por otro lado, al estar la solución alojada en el propio proveedor, existe un canal de comunicación adicional y muy directo entre ambas partes. Así, los chats, los mensajes de error y los mensajes de actualización se pueden consultar cada vez más directamente en la propia solución de software: como consumidor, estoy constantemente informado sobre las innovaciones y puedo dar al proveedor una respuesta directa o hacer preguntas.
Además, los proveedores de SaaS suelen ser muy afines en materia de marketing y proporcionan regularmente información a los clientes por correo electrónico y otros canales. En el caso de las soluciones más grandes, incluso tienen sus propios «Success Manager» que se ocupan del bienestar y las necesidades del cliente; como su nombre indica, quieren que sus clientes tengan éxito y, por supuesto, aumentar las ventas del cliente al mismo tiempo.
Costes continuos en lugar de elevadas inversiones puntuales
El modelo de costes también difiere de las prácticas anteriores. En lugar de los elevados costes de adquisición de las licencias de compra, los proveedores de software como servicio suelen basarse en costes recurrentes y, por tanto, planificables. Para el cliente, esto significa que paga cantidades mensuales -generalmente más baratas- durante todo el tiempo que quiera utilizar la solución.
Si se rescinde el contrato (lo que suele ser posible con poca antelación), no se incurre en más gastos, pero el derecho a utilizar la solución de software respectiva expira, el cliente queda más o menos bloqueado de la aplicación que ha estado utilizando hasta ahora y suele perder también todos sus datos. Pero, por supuesto, casi todos los proveedores ofrecen la posibilidad de exportar o hacer una copia de seguridad de los datos durante el periodo de cancelación restante.
Ventajas para el cliente
Para los clientes, el concepto de software como servicio ofrece numerosas ventajas. El argumento más importante para el éxito continuado de este tipo de uso del software es la concentración en el valor añadido real. Los clientes pueden concentrarse en su negocio principal en el que la solución de software les apoya (por ejemplo, en las áreas de marketing, gestión de proyectos, recursos humanos o CRM) y «no desperdiciar» recursos en el alojamiento o el funcionamiento de la solución o las actualizaciones correspondientes; a menudo, incluso la asistencia al usuario final puede subcontratarse al proveedor. Al mismo tiempo, esto significa que se pueden utilizar soluciones de software complejas incluso sin conocimientos de informática ni los recursos correspondientes.
Además, las empresas tienen otras ventajas. Por ejemplo, los ya mencionados menores costes de entrada -en su mayoría tarifas de licencia mensuales y, en su caso, una cuota de instalación manejable- que van de la mano de una más rápida disposición para el uso de la solución elegida tras la decisión de compra. Estos tipos de licencias mensuales son más fáciles de financiar, especialmente para las empresas más pequeñas, que las grandes inversiones puntuales anteriores.
Además, los usuarios se benefician de la mayor facilidad de ampliación de las soluciones de software como servicio. ¿Más empleados? ¿Más datos? ¿Más clientes? ¿Más funciones? Todo sin problema, en el peor de los casos los costes mensuales aumentan en consecuencia.
Al final, las aplicaciones de software modernas suelen convencer por su sencillez y su diseño atractivo y son comparables a aplicaciones conocidas del entorno privado como Airbnb, Uber, Google Drive y otras. Esto significa que los usuarios finales de su propia empresa dominarán el nuevo software en muy poco tiempo e, idealmente, también disfrutarán trabajando con él. Esta es también la razón por la que la «TI en la sombra» está floreciendo, especialmente en las grandes empresas, es decir, los empleados utilizan las soluciones SaaS por su cuenta para evitar los sistemas establecidos, engorrosos y a menudo menos intuitivos.
No todas las soluciones SaaS son iguales
Sin embargo, todo esto no significa que utilizar la mejor solución SaaS sea una garantía de éxito. Incluso las soluciones de software modernas siguen siendo muy diferentes en cuanto a funcionalidad, calidad, facilidad de uso y precio. Esto significa que, como cliente corporativo, no hay forma de evitar un análisis limpio de los requisitos y una comparación de las aplicaciones adecuadas. Factores como las personas de contacto regionales también pueden seguir desempeñando un papel: muchos clientes siguen sintiéndose seguros llamando a la puerta de un proveedor cercano en caso de necesidad, en lugar de tener que recurrir al correo electrónico y al teléfono y posiblemente tener que lidiar con diferentes zonas horarias.
Por ello, dedicaremos uno de nuestros próximos artículos precisamente al tema del análisis de requisitos y la selección de proveedores.
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