在Corona期间通过决议–如何以合法合规的方式进行数字股东大会？

COVID-19大流行病严重威胁着公共有限公司、协会和合作社的行动和通过决议的能力。这是因为董事会的解聘、董事的任命或公司章程的修改等重要决定，只能由会员开会决定。尽管有会议禁令和接触限制，但为了保持法定人数，各组织必须找到新的方法使成员能够投票。

在这样的背景下，数字会议提供了一个有效的工具，以更灵活、更经济的方式实现合法合规的决策。但是，要想成功举办一次虚拟的大会，需要什么条件呢？哪些要求必须遵守？而企业和公共机构又该如何在电晕时间之后从数字投票的优势中获益？

遵守法律和技术要求

要成功实施数字化大会，必须考虑到两个核心观点。一方面，必须建立法律基础，以便通过符合法律的决议，并保护它们不受挑战。另一方面，有必要提供合适的技术平台，使会议能够合规、正常进行。这两种观点是相互依存的，因此应在两个学科的参与下进行协调。

从法律的角度来看，这首先涉及到通过电子通信媒介通过决议的可接受性。为此，必须审查公司章程中规定的规则，必要时加以补充。在德国，在减轻COVID-19后果的法律过程中，召开虚拟股东大会的障碍被大大降低。因此，至少在条例的有效期内，没有必要修改公司章程。如果要在这一期限之后建立虚拟会议的基础，就必须对公司章程进行相应的修改，修改后的章程必须提交给注册法院。

实时通信和电子决策

除了这些法律要求外，还必须提供必要的技术平台。一方面，这包括会议主席和与会者之间通过Zoom或Microsoft Teams等（视频）会议服务进行实时沟通的选择。其设计方式应使每个与会者都有机会在会议期间就某一决议项目提出问题或表达意见。另一方面，决策过程也必须使用合适的解决方案来绘制。立法者在这里没有做出具体的规定。然而，根据投票的类型（如无记名投票）和参与者的数量，应使用专业的电子投票解决方案，以避免决议的可争议性。

通过区块链操纵安全

在上述要求的背景下，基于区块链的投票解决方案在投票过程的数据和操纵安全性方面具有特殊的优势。例如，区块链上的去中心化处理和加密程序的使用，可以防止投票结果在决议通过后被改变或操纵。同时，所有参与者都可以透明地查看投票结果和投票程序，而投票本身是完全匿名的。最后，智能合约确保只有拥有投票权的参与者才能参与投票。

数字大会的四个阶段

按照上述建议，在成功的虚拟会议的道路上，可以得出四个典型的步骤。这些都是在使用DecentraVote等电子投票解决方案的基础上进行的，可能因使用的投票软件不同而有所不同。

1. 邀请成员及宣布决议项目

即使是虚拟大会，也必须按照公司章程规定的形式和期限及时邀请与会人员，并告知与会程序和会员权利的行使。

在这种情况下，成员们会收到一个通过电子邮件发出的邀请函的访问代码，他们可以用这个代码登记参加会议。决议的计划项目也必须在邀请过程中宣布。委员们只能在会议期间对其进行修正。

2. 认可与会者和授权投票权

为了在虚拟会议中积极行使表决权，已登记的成员必须在会议前进行认证。在此过程中，系统会检查认证是否来自于注册用户，并将投票权分配给该用户。不愿参加大会的用户可选择将其表决权转让给另一与会者。然而，该投票代表必须以书面形式进行，因此必须由管理委员会记录在系统中。

3. 投票的进行和计票

会议本身由会议主席宣布开幕，并按照既定议程进行。根据他们的发言权和知情权，与会者有机会提出问题或一般性地表达自己的意见。在视频会议的情况下，可以通过请求发言或通过聊天交流。在与会者人数较多的情况下，理事会可事先要求提问和发言，然后在会议期间的某些固定时段进行记录。而投票和计票，则是在投票方案中完成的。在那里，投票是以加密的形式进行的，存储起来，只有在计票时才会解密。这样可以防止中间结果在投票结束前被人知道，影响其他参与者的投票行为。

4. 创建副本并链接到区块链上的交易

会后，必须将通过的决议记录在案。原则上，文件义务与常规会议相同。如果要修改公司章程或选举董事会成员，必须向主管登记法院提出。需要提供与会者名单以及大会记录和相应的决议。为此所需的文件，如参与者名单和投票结果概览，可以直接从投票解决方案中导出。先进的加密程序(零知识证明)确保在匿名投票的情况下，不可能对投票结果进行后续分配。

结论和展望

按照这里所概述的程序，虚拟会议可以使法律上安全和有效的决策成为可能，而不受会议禁令和地方限制的影响。然而，为了成功实施，协会和合作社应考虑一些成功因素。除了有足够的准备时间为虚拟会议提供技术和法律要求外，还包括在会议之前和会议期间为成员提供密集的配套通信和技术支持。此外，尽管或甚至由于与会者之间的实际距离，也应规划并在技术上为会议框架内的交流和讨论提供足够的空间。如果满足这些要求，数字大会为耗时和昂贵的现场活动提供了一个有吸引力的替代方案，甚至超越了电晕大流行。

作者：Zoltán Fazekas博士，iteratec GmbH。

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