In vier Schritten zum digitalen KMU

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Die sogenannte Digitalisierung ist derzeit in aller Munde. Wie aktuell das Thema ist, zeigt sich wenn man die vom deutschen Zukunftsinstitut als «Mega Trends» bezeichneten Veränderungen und Tendenzen in der globalen Community genauer studiert. Denn in fast allen weltweiten «Trend-Themen» wie z.B. Mobilität, Konnektivität oder Wissenskultur spielt die Digitalisierung von Arbeit, Prozessen, Daten und anderen Gütern eine Rolle.

Wie können sich Schweizer KMUs im Umfeld der Digitalisierung und Globalisierung erfolgreich am Markt behaupten? Welches sind sinnvolle erste Schritte und wo liegen die Chancen und Gefahren? Auf diese Fragen geht dieser Artikel ein.

Schritt 1: Digitalisierung beginnt im Kopf

Viele erfolgreiche Schweizer KMUs arbeiten heute komplett ohne irgendeine digitale Strategie. Obwohl in vielen Unternehmungen zur Datenverarbeitung oder zur Abbildung von Kundeninteraktionen bereits umfangreiche ERP Lösungen eingesetzt werden, fehlt es an gut durchdachten digitalen End-to-End-Prozessen. Das heisst, Software wird allzu oft nur dazu gebraucht, die in der echten Welt erledigten Arbeiten zu dokumentieren. Was fehlt, sind Strategien zum ganzheitlichen Einsatz von digitalen Technologien um neue Absatzkanäle und neue Kommunikationswege zu erschliessen oder gar ergänzende Dienstleistungen und Produkte zu entwickeln.

Doch wo ein Wille ist, ist auch ein Weg. Und selbst der längste Weg beginnt mit dem ersten Schritt. Dieser erste Schritt muss in den Köpfen der Geschäftsleitungsmitglieder und Firmeninhaber unternommen werden. Bei diesen gilt es, das Bewusstsein der Notwendigkeit und der Vorteile einer echten digitalen Strategie zu fördern oder überhaupt erst zu erzeugen.

Schritt 2: Eine digitale Strategie entwickeln

Ist die erste Hürde, das Bewusstsein der Notwendigkeit einer digitalen Strategie, erst einmal genommen, tun KMUs gut daran, sich zur Erarbeitung ebendieser von Fachleuten beraten zu lassen. Denn bei der Entwicklung der digitalen Strategie müssen sämtliche Prozesse und eingesetzte Technologien hinterfragt und gegebenenfalls von Grund auf neu konzipiert werden. Dies bedingt oft die Kooperation mit externen Fachleuten. So wie eine Bergtour sorgfältig geplant und allenfalls in Begleitung eines erfahrenen Bergführers durchgeführt wird, so können externe Fachleute einer KMU helfen, die richtigen Schritte in Richtung digitales Arbeiten zu wählen und diese dann in der richtigen Reihenfolge zu gehen. In Workshops kann das digitale Potenzial eines Unternehmens festgestellt werden. Externe Berater kennen die richtigen Tools und Apps sowie deren Chancen und Vorteile. So kann gemeinsam ein massgeschneiderter Plan entwickelt werden.

Die digitale Strategie sollte alle Bereiche des Unternehmens wie z.B. Produktion, Warenwirtschaft, Vermarktung und Verkauf, Vertrieb, Administration etc. einschliessen. Mögliche Bestandteile einer digitalen Strategie sind:

  • Vision / Mission
  • Interne und Externe Prozesse
  • Arbeitsinstrumente & Tools
  • Nutzung von Cloudlösungen

Steht die digitale Strategie, ruht die Umsetzung oft auf den Schultern der Mitarbeiter. Daher empfiehlt es sich diese mittels gezielter Schulung und Orientierung von Anfang an in den Prozess einzubinden. Warum nicht z.B. eine interne Taskforce zum Thema Digitalisierung gründen und Mitarbeiter aus den verschiedenen Unternehmensbereichen und Stufen dazu einladen? Dies schafft Sicherheit und hat den Vorteil, dass die ausführenden Stellen ihr tiefes Fachwissen und die Erfahrung aus dem daily Business einbringen können.

Schritt 3: Digitalisierung light – mit einfacheren Prozessen starten.

Teil der digitalen Strategie sollte auch ein gut durchdachtes Timing sein. Dabei ist abzuwägen, zu welchem Zeitpunkt welche Prozesse oder Tools vorgestellt und eingesetzt werden sollen. Man sollte bedenken, dass die Mitarbeiter eine gewisse Zeit benötigen um sich auf die veränderte Arbeitsweise einzustellen. Mögliche Skepsis oder Ängste können durch den Einbezug der Belegschaft und das Einräumen von genügend Zeit etwas abgefedert werden.

Schritt für Schritt können so die einzelnen Bestandteile der digitalen Strategie umgesetzt werden. Wenn die Mitarbeiter in einem Teilbereich die Vorteile des digitalen Arbeitens kennen und schätzen gelernt haben, werden sie die nächsten geplanten Änderungen mit grosser Wahrscheinlichkeit positiver begleiten. Den Anfang macht man am Besten mit weniger erfolgskritischen Prozessen. Hat man diese erfolgreich transformiert, beflügelt das positive Ergebnis sowohl Geschäftsleitung als auch Mitarbeiter, die nächsten, vielleicht etwas grösseren Hürden, gemeinsam zu meistern.

Schritt 4: Die Vorteile sichtbar machen und immer wieder von vorne beginnen

Um die Vorteile des digitalen Arbeitens zu schätzen, sollten die Ergebnisse und positiven Veränderungen der Geschäftsleitung und den Mitarbeitenden periodisch zugänglich gemacht werden. Einer der Vorteile des digitalen Arbeitens ist ja genau der, dass alles messbar und somit leichter auswertbar wird.

Die Mitarbeitenden sollten merken, dass sich dank dem Einsatz innovativer Technologien die Qualität ihrer Arbeit verbessert, sie effizienter arbeiten können und sie einen besseren Zugang zu arbeitsrelevantem Wissen haben.

Die Digitalisierung einer Unternehmung ist aber kein einmaliger, geschlossener Prozess. KMUs müssen sich bewusst sein, dass die digitale Strategie immer wieder überarbeitet, angepasst und nötigenfalls verbessert werden muss. Darum lautet ein Merksatz der Digitalisierung: «Niemals aufhören anzufangen.»