Прощай, электронная почта — 3 причины против электронной почты и 3 альтернативы

Почему вам следует избегать электронной почты в деловой среде? Мы говорим, почему и что лучше работает

Сегодняшнее рабочее место уже не состоит исключительно из пакета Office с Word, Excel и PowerPoint, которому помогают Acrobat Reader и штатный инструмент — электронная почта. Скорее, наш офис уже давно включает в себя х количество других приложений с другими возможностями, и функции электронной почты уже недостаточно для оперативного общения. Именно поэтому здесь представлены Trello, Slack и Confluence. И инсайдерский совет.

Бывает ли у вас ощущение, что вы отстали от времени, когда пишете электронное письмо? В то же время вы общаетесь на LinkedIn, посещаете мероприятия через Xing или Meetup, представляете себя или свою компанию через Instagram или Facebook. Как вписывается старая добрая электронная почта? Не совсем. Вот причины.

Причина 1: Электронная почта ≠ Agile.

На самом деле, электронная почта — это то, что уже не вписывается в наше время: потому что вы линейны. Они попадают к одному человеку или — что еще хуже, но об этом подробнее ниже — к нескольким людям, и на них приходится снова отвечать тем же способом. Входящая почта должна быть отсортирована по досье, по срочности, по среднесрочности или по хранению, иначе она сразу попадает в мусорную корзину. Инструменты гибкой коммуникации предлагают исследования ключевых слов для поисковых действий и, в виде проектов, места хранения информации с более длительным периодом полураспада. Нет необходимости в дополнительном хранении и фильтрации.

Но что же все-таки «тревожит» в электронных письмах? Они больше не представляют мир гибкой работы. Agile означает быстро узнавать новое, быстро впитывать новое, отбрасывать и двигаться вперед. Agile также означает быстро внедрить что-то и, при определенных обстоятельствах, быстро забыть об этом снова. Это и есть фокус ловкости. И это касается всех отраслей и целей. Это не похоже на электронную почту, которая весома, серьезно относится к себе и имеет привлекательный характер: «Вы должны воспринимать меня серьезно», «Вы должны ответить мне». Электронная почта имеет больше статус файла, чем разговорное общение. Но гибкая коммуникация, напоминающая разговорный язык, очень важна в настоящее время. Не в последнюю очередь для того, чтобы обеспечить функционирующий обмен знаниями и информацией.

Причина 2: Электронная почта ≠ преимущества совместной работы.

С помощью гибких интеллектуальных инструментов совместной работы основной принцип работы почты меняется на противоположный. Если электронное письмо соответствует «принципу толчка», то это средство, которое должно привлекать к себе внимание: объявлением, темой письма или восклицательным знаком для срочности.

С другой стороны, принцип «тяни-толкай» соответствует тому, что визуально представлено, протянуто и нуждается только в том, чтобы его взяли в зависимости от интереса. Поэтому пользователь может как следовать чему-то, так и не следовать. Она сама решает, как часто она смотрит на что-то, следит за этим или работает с этим.

Теперь — вам не нужно отказываться от почты, особенно если ваша экосистема, ваша собственная компания, все еще использует ее. Но: там, где вы можете проектировать, например, в вашей команде, в вашем внутреннем кругу: используйте другие, более гибкие приложения, такие как Trello, Slack, Confluence для совместной работы и общения. Потому что: новые виды приложений для офиса работают в режиме реального времени и, таким образом, предлагают дополнительные преимущества. Они показывают поток, который записывает все, что поступает. Но его не обязательно постоянно наблюдать, он может и протекать мимо.

Таким образом, они выполняют основную коммуникационную задачу, поскольку позволяют легко и, конечно, без комментариев (больше никакой «темы письма») обмениваться информацией. И это все еще можно комментировать. Поэтому они подходят для всех сред, где люди работают на равных, под свою ответственность и в значительной степени автономно.

Их часто можно использовать в качестве инструмента планирования или проведения совещаний, поскольку они более наглядны, чем почтовая программа, и включают такие инструменты, как индексные карточки.

Они также позволяют напрямую обмениваться сообщениями без участия каждого; но в то же время они позволяют участвовать любому количеству людей, которые потенциально должны получить ту или иную информацию или сообщение. Нет необходимости активно размышлять о том, кому какая информация нужна. Вложения, изображения и другие файлы доступны всем. Их легко использовать с помощью «кнопок поделиться», а также можно использовать на смартфоне.

Причина 3: Электронная почта ≠ творчество

Цель работы по принципу agile — всегда иметь возможность генерировать что-то новое. Этому противоречат принципы электронной почты. И эти подходы для большего количества инноваций и для среды, способствующей творчеству. Творчество основано на том, чтобы из существующих вещей придумать новые. Однако, к сожалению, среди множества идей для инноваций очень, очень мало тех, которые действительно хороши. Вот почему нам нужно много идей и среда, в которой много идей могут возникать и реализовываться. И пространство совместного резонанса, где можно оставлять комментарии.

Таким образом, инструменты agile также представляют интуитивный принцип, позволяющий важным вещам всплывать, и доверие к тому, что идеи хороши, правильны и оправданы в любое время. Независимо от того, насколько они долговечны. Вы не пробовали стереть что-нибудь с экрана компьютера?

Средства коммуникации должны учитывать эти принципы. Электронная почта, например, также противоречит этому, являясь генератором мусора: ее легко узнать по мусорным корзинам, в которые наглядно помещается «хлам». Хорошо, если что-то можно исследовать в силу необходимости, но на самом деле — положа руку на сердце — это редко имеет значение. Поэтому нам не нужно видеть полную корзину для мусора. Идеи имеют отношение к «потоку», и это должно нас бодрить и стимулировать.

Что также относится к ней: Делегирование ответственности

Возможные критические возражения против отказа от электронной почты могут быть следующими: Знания теряются, никто не смотрит на них, как сделать так, чтобы все знали самое важное? Что ж, в этих инструментах agile collaboration задействован принцип самоответственности: это означает, что необходимо создать базовую культуру доверия и делегирования. Существует рабочий климат, в котором каждый сам решает, что ему делать, когда и как. Это не само собой разумеется, но становится понятно, почему компании, создавшие самоорганизованные команды, полагаются именно на эти приложения для совместной работы. Плюс: в приложениях есть возможность поиска.

Таким образом, новые инструменты совместной работы напоминают принцип «толкай и тяни». В то время как электронная почта все еще придерживалась метода push, Trello и Co. соответствуют методу pull. Push означает: внимание должно быть привлечено к продукту — в данном случае к электронному письму; его нужно продвигать и указывать на его важность. Pull, с другой стороны, означает: каждый сам отвечает за обмен информацией: как спрашивает, так и предлагает. Участие происходит ровно в той степени, которая кажется подходящей в данный момент. Не все должно восприниматься всеми в потоке и одновременно; у каждого есть выбор поискать что-то потом или решить, что в данный момент нет необходимости в активном подключении к информационно-коммуникационному потоку. Таким образом, временные ресурсы также распределяются эффективно, и каждый решает, что и когда делать. Это также концепция agile, когда все тянут в одном направлении.

Этикет остается важным

Это не означает, что больше не существует правил для формы взаимодействия. Как и в сетях в целом, так и в самоорганизующихся единицах, еще важнее договориться о правилах. Правила делегирования ответственности также означают обязанность отвечать не только за свою информацию, но и за тон голоса.  Это полная противоположность все еще иерархически контролируемой информационной политике «сверху вниз», которая милостиво определяет, кто и когда получает какую информацию, а с помощью cc) также иногда обслуживает второранговых или с помощью bc) также иногда информирует кого-то дополнительно. У кого нет ярких воспоминаний о дипломатических промахах, вызванных слишком большим количеством, отсутствием или неправильным адресованием сс)? Именно: электронная почта цементирует иерархию в соответствии с девизом: кто имеет, тому дано будет. Trello и Co., напротив, воплощают общую игровую площадку, свободу от страха (не зря метод «ненасильственного общения» снова стал модным в компаниях) и общее целое.

Преимущества и характеристики Trello & Co.

Вот небольшое объяснение того, какие приложения для чего предназначены. В интернете полно сравнений между приложениями, не стесняйтесь их просмотреть. Лучший способ принять решение — это опрос коллег, которым вы доверяете, чтобы перенять опыт. И которые работают в аналогичных условиях. Информацию о бесплатных и платных функциях также можно найти в Интернете. Часто достаточно базовых функций. Профессиональные функции следует тщательно изучить на предмет того, нужны ли они вам, но они могут быть необходимы или иметь смысл. Самое главное: не торопитесь и попробуйте их. И: абсолютно кроме интуитивного просто зайдите и посмотрите, что инструменты могут делать, также посмотрите на функции, которые не так важны в первый момент. Часто люди этого не делают, и большинство использует лишь малую часть возможностей своих приложений. Вот некоторые подробности:

Trello

Trello — это в первую очередь инструмент для совместной работы, в котором есть карточки, которые можно интуитивно перемещать по принципу сделано/не сделано. Это отличный способ документировать задания команды и отмечать их выполнение. Буквально: клещи действительно могут быть сделаны. Проверить, что и когда было решено, легко и наглядно для всех. Для этой функции нужен человек, который будет курировать доску Trello. Один или фасилитатор или старомодный администратор. Поэтому, когда принимаются групповые решения, всегда должно быть право голоса того, кто отвечает за записи в Trello.

Однако на практике совместная работа может вестись одновременно на доске Trello в аналоговой или виртуальной сессии. Любой желающий может добавить предложение или решение на глазах у всех. Таким образом, распределение ответственности также потеряет свою актуальность, если согласиться с тем, что записи будут вноситься ad hoc.

Вход через учетную запись является низкопороговым, а гостей можно легко пригласить с помощью ссылки. Служба поддержки Trello, если с ней нужно связаться напрямую, переводит с немецкого, но отвечает на английском. Визуально Trello привлекателен тем, что он оформлен как стена, и в нем можно хранить отдельные цвета и изображения.

Slack

Рекламный слоган на странице входа в систему говорит сам за себя: «С Slack ваша команда всегда на расстоянии одного клика мыши. Соответственно, в комнате команды может быть организовано «Рабочее пространство». Slack больше соответствует принципу информационного потока, но может использоваться и для проектов, особенно если, например, в Trello встроено то, что позволяет Slack.

Slack предлагает потоковый поиск и любое количество каналов, например, тематических, а также варианты прямого обмена сообщениями. По интерфейсу он похож на Facebook в самом широком смысле. Он позволяет встраивать документы и делать на них ссылки по своему усмотрению. Служба поддержки также говорит на немецком языке, что может быть преимуществом.

Confluence

Confluence предлагает аналогичную функциональность, которая объединяет оба представленных инструмента. Он более мощный и служит в первую очередь для управления знаниями и подходит для огромных, межфирменных областей, аналогичных интранету. Однако, прежде чем приступить к работе, необходимо провести большую конфигурационную подготовку и систематическое обдумывание. Поэтому требуется специальное программирование или работа администратора, в то время как Slack и Trello можно использовать сразу.

Таким образом, Slack и Trello подходят для небольших команд, которым нужны быстрые решения; Confluence, таким образом, охватывает оба варианта, но требует предварительной работы и осторожности в начале работы. Визуально он более спокойный, в надежном синем цвете, но его цвет можно изменить с помощью функции «customize». Он также объединяет документацию с возможностями совместной работы и дифференцированного комментирования и предлагает все возможные функции хранения и поиска, отсюда и сходство с известной интрасетью. Особенно в большом пространстве совместных обсуждений Confluence имеет дополнительные преимущества, а также если вы хотите использовать его в качестве интранет-подобного инструмента.

До 10 человек могут пользоваться Confluence бесплатно; однако, поскольку Confluence ориентирован на гораздо большие группы, он стоит определенных денег.

Заключение и выбор

Как всегда в цифровом мире: важно получить картину, как можно точнее определить потребность и сопоставить ее с ожидаемой выгодой. Наконец, эти маленькие помощники также заставляют нас сосредоточиться на общей культуре.  Много работы для начальников, которые хотят изменить культуру в своей компании, понимая, что лидерство все больше означает работу с чистой культурой. «облегчение» в новом немецком языке. И в качестве дополнительного совета: в дополнение к виртуальному документированию, запуску и обсуждению, возрождается старый добрый инструмент, который намного старше электронной почты: телефон.

Führungscoach, Sparring-Partnerin für Kommunikations- und Wissensförderung, Dozentin, Moderatorin, NEW-WORK-Spezialistin. Kommunikationsstarke mehrsprachige Macherin mit Freude am Teilen von Erfahrung. Ich schöpfe aus einem reichen Netz an innovativen & starken Begegnungen. Ich begleite Teams in ihrer Entwicklung für klare Kommunikation & berate bei Führungs- und Diversity-Fragen. Spezialgebiete sind Neue Arbeitswelt (Kompetenzen & organisationaler Wandel) , Organisation & der Umgang mit Wissen. Meine Vision Brücken bauen und gemeinsam Neues lernen.

Комментарии закрыты.

This website uses cookies to improve your experience. We'll assume you're ok with this, but you can opt-out if you wish. Accept Read More