Bittere Konsequenzen bei Non-Compliance
Aufsichtspflichten, Konseqzenzen und Non-Compliance Fallen - Worauf sollte man achten?
Geschäftsführer und Unternehmen können schnell in unangenehme Situationen geraten. Legalitätspflichten und vor allem Aufsichtspflichten können zu Compliance Problemen führen, obwohl es leicht vermeidbar wäre.
Index
Der typische Fall
Das Landgericht einer süddeutschen Stadt verurteilte einen ehe-maligen Manager eines Industrieunternehmens wegen Bestechlichkeit zu vier Jahren und drei Monaten Haft.
Was war geschehen? Der Ex-Manager hatte in insgesamt 24 Fällen von einem Lieferanten Bestechungsgelder kassiert. Die Beträge summierten sich auf mehrere Hunderttausend Euro. Als Gegenleistung beauftragte der Ex-Manager den ebenfalls angeklagten Unternehmer, der das Schmiergeld an ihn gezahlt hatte. Der Unternehmer erhielt eine Freiheitsstrafe von drei Jahren und neun Monaten.
Verlust des Arbeitsplatzes als Folge
Nach Bekanntwerden der Korruptionsvorwürfe verlor der ehemalige technische Leiter des Unternehmens fristlos seinen Arbeitsplatz.
Sein ehemaliger Arbeitgeber prüft jetzt Ansprüche auf Schadensersatz gegen seinen ehemaligen Mitarbeiter. Ein Verfahren vor dem Zivilgericht ist anhängig. Die D&O Versicherung wird nicht zahlen. Der Ex-Manager wird die berechtigten Forderungen seines ehemaligen Arbeitgebers (in siebenstelliger Höhe) aus der eigenen Tasche zahlen müssen.
Gebrandmarkt
Die Presse berichtete zwar immer ohne Nennung des Namens. Jedoch wurden die Funktion im Unternehmen, das Unternehmen und das Alter des Ex-Managers genannt, so dass im Umfeld des Ex-Managers und in der Branche des Unternehmens genau erkennbar war wer hier gemeint ist.
Eine Aufmerksamkeit, die niemand haben will. Das lässt sich vermeiden.
Ein Problem auch für den Geschäftsführer
Eine unschöne Situation auch für den Geschäftsführer des betroffenen Unternehmens. Seine Pflicht wäre es gewesen, das Unternehmen so zu organisieren, dass ein solcher Fall nicht geschehen kann und geeignete Überwachungsmechanismen einzurichten, die ein Fehlverhalten sofort erkennen und melden. Von welcher Grundlage wird diese Pflicht zur rechtssicheren Organisation des Unternehmens abgeleitet und welche Anforderungen hat der Geschäftsführer zu erfüllen?
Legalitätspflicht
Grundlage rechtssicherer Geschäftsführung ist die sogenannte Legalitätspflicht des Unternehmers. Danach ist dieser zum einen verpflichtet alle für das Unternehmen relevanten Rechtsvorschriften einzuhalten. Weiterhin trägt er die Verantwortung dafür, dass sich alle Mitarbeitenden im Rahmen ihrer betrieblichen Tätigkeit rechtskonform verhalten.
Unterlässt er es die hierfür notwendigen Aufsichtsmaßnahmen einzuführen – ganz gleich ob vorsätzlich oder fahrlässig – kommt er selbst in die Haftung. Das bedeutet er läuft Gefahr mit einem bis zu siebenstelligen Bußgeld belegt zu werden und von seinem Unternehmen auf Ersatz des eventuell entstandenen Schadens in Anspruch genommen zu werden.
Was ist also zu tun?
Es gibt hier keine konkrete gesetzliche Vorgabe, die man wie eine Checkliste „abarbeiten“ könnte. Was zu tun ist, um der Legalitätspflicht nachzukommen, ist abhängig von der Art, der Größe, dem spezifischen Risiko und der jeweiligen Organisation des Unternehmens. Der Maßstab ist hier das, was realistisch zumutbar ist und nicht was das Budget des Unternehmens nach diversen Sparrunden gerade noch hergibt. Zusammengefasst: Organisation und Prozesse des Unternehmens sind so zu gestalten, dass die jeweils erforderliche Überwachung auch effektiv durchgeführt werden kann.
Die Gerichte haben hier fünf Elemente für die Aufsichtspflicht definiert.
5 Elemente der Aufsichtspflicht
1. Die Organisationspflicht
Das Unternehmen ist so zu organisieren, dass die Mitarbeitenden befähigt werden die geltenden Gesetze einzuhalten. Natürlich kann der Unternehmer auch Aufgaben delegieren. Das muss aber ordnungsgemäß erfolgen. Das heißt die ausgewählte Person muss für die Aufgabe geeignet sein und auch die notwendige Ausstattung zur Erfüllung der Aufgabe erhalten. Eine klare Regelung der Zuständigkeiten und Kompetenzen im Unternehmen ist ebenfalls notwendig.
2. Die Auswahlpflicht
Die zukünftigen Mitarbeitenden sind sorgfältig auszuwählen und angegebene Qualifikationen gegebenenfalls zu überprüfen. Die Kenntnisse und Fähigkeiten für die jeweiligen Aufgaben müssen vorhanden sein.
3. Die Instruktionspflicht
Die Mitarbeitenden sind über die geltenden Gesetze und Regeln zu informieren, eventuell sind auch entsprechende Schulungen und Anweisungen notwendig.
4. Die Überwachungspflicht
Der Unternehmer kann sich nicht auf eine immer ordnungsgemäße Geschäftsabwicklung verlassen, auch bei der besten aller Organisationen nicht. Deshalb sind regelmäßige und der Art des Geschäfts angepasste Kontrollen notwendig.
5. Die Sanktionspflicht
Festgestellte Verstöße sind aufzuklären und auf Fehlverhalten ist zu reagieren. Es besteht eine Pflicht zum Einschreiten. Im Sinne der kontinuierlichen Verbesserung sind Maßnahmen zu definieren, wie solche Verstöße zukünftig vermieden werden können.
Der Geschäftsführer hat also die Pflicht, sein Unternehmen zu organisieren, in dem er ein Management System einführt, das bestimmte Mindestanforderungen erfüllt. Insbesondere muss er dafür sorgen, dass im Unternehmen von den Mitarbeitenden die geltenden Gesetze eingehalten werden. Für ein solches Management System gibt es internationale Standards, ISO 37001 und ISO 37301 – Die Compliance Management Systeme.
Ein Compliance Management System ist ein auf das jeweilige Unternehmen speziell angepasstes Management System, das die unternehmensspezifischen Risiken identifiziert, analysiert und bewertet. Mit einem für das jeweilige Unternehmen praktikablen System können diese Risiken überwacht und gesteuert werden. Es macht Prozesse und Risiken im Unternehmen transparent. Das Compliance Management System ist ein präventives System, das Störfälle vermeidet und Unternehmen und Mitarbeitende befähigt, die relevanten Gesetze und internen Regeln einzuhalten. Dadurch werden behördliche und gerichtliche Sanktionen verhindert, die Reputation des Unternehmens geschützt und die Akzeptanz bei Kunden erhöht. Wichtig ist, dass das Compliance Management System auf das jeweilige Unternehmen spezifisch angepasst wird.
Unabhängig von der Größe eines Unternehmens ist ein Compliance Management System der richtige Weg, um die Risiken der Haftung mit privatem Vermögen und Lebenszeit für Geschäftsführer und Manager zu reduzieren.
AUTORIN: Astrid Meyer-Krumenacker (Xing / LinkedIn) | Rechts- und Compliance-Beratung
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