88+ инструмента за бизнеса, домашния офис и отдалечените работни екипи

Кризата с COVID-19, известен още като вирус Corona, изпрати много хора вкъщи. Но как можете да изградите функциониращ домашен офис? На много компании се налага да преосмислят в кратки срокове и да осигурят на служителите си подходящи инструменти, за да могат да продължат да работят нормално и да останат продуктивни.

Но този списък е ценен не само за краткосрочно използване за компаниите. В по-дългосрочен план тези инструменти и софтуерни решения също могат да бъдат полезни за увеличаване на производителността и за повишаване на ефективността на компанията.

Статия, посветена на инструментите с отворен код за домашен офис и дистанционна работа

Инвентаризация и оценка на нуждите

Мнозина започват да купуват див софтуер и също така го въвеждат безконтролно. Но един от най-важните моменти преди закупуването на този софтуер е инвентара, така че тук има няколко вдъхновения за въпроси за инвентаризацията

• Кои процеси са важни?
• Кои теми са важни за компанията?
• Кои други инструменти се използват често (напр. бели дъски, постери, дъска Kanban и др.)?
• Кои срещи са важни?
• Как комуникираме с клиентите, служителите и доставчиците?
• и т.н.

Също така препоръчваме да започнете с малки стъпки и да не въвеждате цял списък с инструменти. Важни са теми като комуникация, съхранение на данни и може би добре работещ инструмент за управление на проекти. Тук ще намерите списък с най-важните категории, както и най-добрите и най-популярните софтуерни решения за тези категории. Забавлявайте се с разглеждането и намирането!

Инструменти, компании, домашен офис и дистанционна работа

Всички инструменти, софтуерни пакети и решения в списък, които са важни за управлението на екипи, за осигуряване на домашен офис и за ефективна работа от разстояние.

Комуникация

Един от най-важните и най-използвани инструменти за домашния офис и отдалечените екипи, разбира се, е комуникацията. Тук трябва да се прави разлика между различни начини като чат, видео, глас и т.н.

Групови и екипни чатове

Обсъждайте теми заедно и използвайте софтуер за чат, за да обсъждате и обменяте всички вътрешни фирмени въпроси. С един от тези инструменти всяка компания трябва да започне да организира дистанционния екип.

• Chanty – Лесно и бързо за създаване приложение за чат, което съчетава всички необходими функции.
• Glip – Този инструмент свързва различни функции. Всичко е включено – от чат до трансфер на данни и видео комуникация.
• Mattermost – Гъвкава програма за чат с отворен код, която е сигурна и предлага широка функционалност.
• Slack – Това е една от най-популярните програми за чат в бизнес среда. Тя е богата на функционалности и интеграции.

Видео и аудиоконференции

Вероятно един от най-полезните инструменти са видеоконференциите. С тях можете да обменяте информация не само вътрешно, но и с клиенти и т.н. Ще ви покажем кои инструменти за видеоконференции са най-подходящи.

• Amazon Chime – Amazon създаде свои собствени инструменти за видеоконференции с много функционалности, отлично качество на видеото и звука, както и лесно управление.
• BlueJeans – Инструмент за видеоконференции, който работи и с инструменти за съвместна работа.
• Discord – Този всеобхватен инструмент, познат най-вече от сферата на игрите, е най-добрият кандидат за вътрешна комуникация в компанията. Всички устройства имат достъп до него чрез приложения или уеб.
• Freebird – Подобно на Discord и Teamspeak можете да създадете канали, в които лесно да обменяте звук.
• GoToMeeting – Един от по-големите доставчици на видеоконференции, включително с поддръжка на HD.
• Google Hangouts – Инструмент за срещи в реално време от Google с най-високо качество на видеото и звука, който е подходящ и за по-големи групи. Хубава характеристика – не е необходимо да инсталирате нищо, всичко работи в браузъра. Предлага се безплатно.
• Join.me – Безплатен инструмент, с който можете бързо да организирате видеоконференции, споделяне на екрани и др.
• Microsoft Teams – Опростен инструмент на Microsoft, който позволява чат, видеоконференции и др. Разширени функции и е безплатен.
• Portal von Facebook – Също така Facebook разработи свой собствен инструмент за видеоконференции, който съчетава отлично качество и функции.
• Zoom – Един от най-използваните инструменти за видео и уеб конференции в компаниите.

Облак и онлайн съхранение

Много екипи често трябва да работят с едни и същи данни. Съществуват услуги, които автоматично запазват тези файлове и ги разпространяват в другите системи.

• Amazon Web Services – Услугата S3 на Amazon е силно резервирана система от облачни услуги, която ви позволява да съхранявате файлове онлайн и да ги предоставяте навсякъде във вашата компания.
• Box – Кутията е разработена специално за компании. Това се усеща по начина, по който е структуриран, и затова е един от водещите доставчици, освен Google, Microsoft и Amazon.
• DropBox Business – Също така е много добре познат доставчик за лесен обмен на файлове. С помощта на интеграцията файловете могат да се синхронизират директно на компютъра.
• Google Drive / Google GSuite – Имате безплатната версия на Google Drive или получавате пакета GSuite за бизнеса. Чрез GSuite е възможен прост обмен на данни, както и онлайн редактиране.
• Microsoft OneDrive – Има и безплатна частна версия, а иначе с пакета Office 365 получавате допълнителни бизнес функции и повече място за съхранение.

Сътрудничество и взаимодействие

В даден момент всеки екип трябва да намери решения на проблеми заедно. По време на срещите това обикновено се прави с помощта на бели дъски, няколко листа хартия или други възможности. Какви онлайн инструменти са на разположение за сътрудничество, ще покажем тук.

Инструменти за брейнсторминг

Специално за мозъчната атака е важно да се използват няколко основни инструмента, които поддържат различни методи за брейнсторминг.

• A Web Whiteboard – Приложение, което улеснява съвместното рисуване, брейнсторминга и намирането на идеи на споделена бяла дъска. Всичко това е предназначено за сензорни устройства.
• Cardboard – Събирайте карти, например Post-Its, и ги подреждайте в т.нар. карти на историята. По този начин лесно могат да се покажат пътуванията на клиентите или да се организират работните процеси.
• Dropbox Paper – Доставчикът на услуги за онлайн съхранение Dropbox също е разработил вълнуващ инструмент, с който екипите могат да изпускат парата заедно в работното пространство. Определено вълнуващо за всички, които вече използват Dropbox.
• GroupMap – Този инструмент за брейнсторминг е особено подходящ за бързо събиране на идеи, тяхното приоритизиране и последващо използване за генериране на идеи.
• Miro – Това е всеобхватен инструмент, който предлага много възможности за събиране на идеи, за съвместна работа по тях, както и за определяне на приоритетите им. Благодарение на многото възможности за интегриране той е един от най-всеобхватните инструменти.
• Web Whiteboard – Без инсталация, без влизане в системата – инструментът е един от най-лесните за разработване на идеи заедно – просто споделете връзка и всички могат да споделят и обсъждат идеи.

Мисловни карти – Инструменти за мисловни карти

От време на време на всеки се налага да организира по-сложни теми в така наречените „мисловни карти“. Този популярен метод за съвместно генериране на идеи не бива да липсва за Home Office.

• Canva – Въпреки че Canva е по-известна като „онлайн Photoshop“, можете да създавате и съвместни мисловни карти.
• MindMeister – Вероятно е един от водещите доставчици и предлага съответно много функционалности.
• MindMup – Това е безплатен инструмент, който позволява да запазвате всички данни в Google Drive. Просто картографиране на мисли без допълнителни разходи.
• Scapple – Този инструмент прилича повече на лист хартия, върху който създавате мисловни карти една по една и ги свързвате по подходящ начин. Вълнуващ подход.

Вземане на решения

Когато имате разработени идеи, обикновено е трудно да се вземат правилни решения без личен обмен. И тук са разработени някои инструменти, които подпомагат по-добре този процес и също така внасят нови подходи.

• Conteneo – Този инструмент е специално разработен за по-добро решаване на групови решения чрез достигане до същността на проблема.
• The Decider – Инструмент, с който можете да отговорите на няколко прости въпроса, за да вземете по-добри групови решения.
• Mingle – Произхождащ от сферата на гъвкавото управление на проекти, Mingle е чудесен инструмент за вземане на решения в реално време въз основа на данни в реално време.
• WE THINQ – Първоначално разработен като софтуер за управление на идеи и обратна връзка, този инструмент предлага и чудесни функции за вземане на решения.
• Yabbu – Инструмент, разработен специално за отдалечени екипи, който проследява идеите, помага при вземането на решения, измерва напредъка и позволява споделяне дори когато не се виждате.

Съвместно редактиране на документи

Важни са и инструментите, с които можете да работите върху един и същ документ. Това включва бизнес документи, както и оферти, договори и т.н., които трябва да бъдат съгласувани от екипа.

• Confluence – е един от най-големите играчи на пазара за сътрудничество в областта на съдържанието. Използва се от различни големи корпорации и предлага много функции.
• Draft – Инструментът се използва по различен начин. Първоначално всички редактори имат своя собствена версия, а само ако приемете или игнорирате тези промени, оригиналният документ ще бъде променен.
• Etherpad – Това е онлайн редактор с отворен код, който предлага много възможности за съвместно редактиране на документи в реално време.
• Google Docs / Google Sheets и др. – Пакетът на Google е вероятно най-популярният от инструментите в списъка. С Google Docs можете да управлявате документи заедно, с Sheets можете да управлявате електронни таблици, с Notes можете да управлявате бележки и много други.
• Quip – Независимо дали става въпрос за документи, таблици, контролни списъци или дори за чат в екип. Quip съчетава всичко това в един инструмент.
• Xtensio – Улеснено онлайн съвместно редактиране на документи с професионални инструменти за презентации и др.

Wikis

Особено ако документацията и знанията трябва да се записват в компанията, се препоръчва създаването на вътрешнофирмена Wiki.

• Confluence Wiki – Atlassian също е създала уики. Компанията, която стои зад JIRA, HipChat и др., е създала обширен уики инструмент.
• MediaWiki – Уики с отворен код, което компаниите могат да използват и вътрешно. Могат да се управляват много големи обеми от знания – софтуерът се използва и за Уикипедия.
• Nuclino – Лесен начин за създаване на база знания или уики в компанията.
• Tettra – Уики за компании, което има и чудесна интеграция със Slack за бързо събиране на знания.

Управление на задачи и проекти

• Aha! – Особено подходящ за пътни карти. Особено за продукти и стратегии за тяхното управление и изпълнение на пътни карти.
• Asana – Разширен инструмент за управление на проекти, който предлага различни интеграции и функционалности. Един от настоящите пазарни лидери.
• Basecamp – Цялостен инструмент за организиране на екипи, проекти, работа с клиенти и комуникация в рамките на компанията.
• Cage – Софтуер за управление на проекти, но и за съвместна работа, който е специално разработен за агенции, дизайнери и творчески екипи.
• Eylean – Инструмент, който може да се интегрира супер с инструментите на Office. Също така Scrum и Kanban могат да бъдат интегрирани толкова лесно.
• Jira – Един от най-известните инструменти за управление на проекти. Планирането, проследяването, администрирането и гъвкавото управление на проекти са обединени в един инструмент.
• nTask – Интелигентна платформа за управление и разпределяне на задачи. Най-хубавото – тя е безплатна!
• ProofHub – Инструмент за управление на проекти „всичко в едно“, който предлага широк набор от функционалности.
• Smartsheet – Един от най-добрите инструменти за бързо реализиране на идеи. От планиране до проследяване и отчитане.
• Teamwork – Онлайн софтуер за управление на проекти, бюро за помощ и екипни съобщения с широки функционалности.
• Trello – Един от най-известните в този списък. Със списъците и списъците kanban задачите могат да се проследяват, да се споделят в екип и т.н.
• Workplace von Facebook – Споделяне на идеи, мозъчна атака и други инструменти за сътрудничество. Цялостният инструмент на Facebook предлага разнообразни функционалности за управление на компании и проекти.
• ZenHub – Този гъвкав инструмент за управление на проекти е особено подходящ за програмисти, които използват GitHub.

Инструменти за продуктивност

Трябва да се създадат и други инструменти, които осигуряват сигурност, простота и по-голям комфорт в работния ден на домашния офис.

Мениджър на пароли

Особено когато работите с отдалечени екипи или служители в домашния офис, сигурността на паролите е от решаващо значение. Ето най-добрите инструменти за управление на пароли.

• 1Password – Прост и изчерпателен инструмент, който предлага различни функционалности за повишаване на сигурността и паролите.
• Dashlane – Управлявайте паролите автоматично и интелигентно и ги направете достъпни на едно място.
• LastPass – Както подсказва името, тя управлява всички други пароли само с една парола.
• RoboForm – Мениджър на пароли, който управлява централно всички пароли.
• Zoho Vault – Инструментът за управление на пароли от Zoho Suite, който е специално разработен за екипи.

Запис на време

Ако сте зависими от записването на работното време, като например агенции, или ако работите съвместно с външни доставчици на услуги, тогава е препоръчително да въведете софтуер за записване на време.

• Clockify – Безплатен инструмент, който помага за проследяване на времето с помощта на прост инструмент за проследяване на времето и приложение. Неограничен брой потребители са безплатни.
• Harvest – Един от най-известните инструменти за регистриране на работното време на служителите, включително оценки и прозрения.
• Pendolum – Опростен и безплатен инструмент за записване на време, който също така позволява оценки и прозрения.

Автоматизация на процеси и управление на работни потоци

Ако искате да автоматизирате определени процеси, защото в противен случай те биха били твърде изтощителни, тогава има големи възможности от различни производители на софтуер.

• KiSSFLOW – Инструмент за управление на работни потоци и особено на бизнес процеси, който помага за автоматизиране и картографиране на процеси.
• IFTTT – С тази услуга могат да се комбинират различни услуги и да се автоматизират процеси.
• Integrify – Увеличете производителността и подобрете работата с клиентите чрез автоматизиране на определени процеси.
• Pipefy – Опростена платформа, с която екипите могат бързо и ефикасно да картографират процесите.
• ProcessMaker – Функционалността „влачене и пускане“ помага за бързо и лесно картографиране и оптимизиране на бизнес процесите.
• Zapier – Свързване и автоматизиране на приложения и програми в една платформа.
• Zoho Creator – Инструментът Creator на Zoho може да се използва и за автоматизиране на работните процеси и подобряване на рутинните задачи.

Софтуер за обратна връзка

Хората, които работят в домашен офис, обикновено не дават обратна връзка толкова директно, колкото ако бяха в офиса. Различни софтуерни услуги помагат за получаване на обратна връзка онлайн и анонимно.

• 15Five – Лесна и бърза заявка за обратна връзка от служителите.
• Officevibe – Получаване на обратна връзка от служителите и бързо идентифициране на проблемни области.
• Perflo – Подобряване на работата на екипите и идентифициране на възможностите за подобрение.
• Selleo Merit Money Service – Софтуер за управление на обратна връзка между колеги, който позволява на служителите да се поздравяват взаимно, да дават обратна връзка и т.н.
• Videoask – Прост, но ефективен инструмент за искане на обратна връзка.

Други полезни инструменти

За останалите инструменти няма ясна категория, но те са добри и преди всичко прости инструменти, които улесняват работата в домашния офис.

• Apple Sidecar – Просто превърнете iPad във втори екран.
• LibreOffice – Алтернатива на Microsoft Office с отворен код за нулеви разходи.
• Google Drive – Организирайте и споделяйте файлове онлайн.
• Skitch by Evernote – Просто сканирайте бележките директно.
• Teamviewer – Много важно, особено за ИТ поддръжката. Така можете лесно да управлявате компютри от разстояние.
• Todoist – Опростен интелигентен списък със задачи.
• Timezone.io – Просто преглеждайте и управлявайте международните часови зони.

Надявам се, че сте успели да намерите всички инструменти за вашия бизнес. Също така се надяваме, че някои решения ще ви помогнат да направите работата в домашния офис и дистанционната работа по-лесна и по-ефективна.

Benjamin Talin

CEO & Founder of MoreThanDigital. Serial entrepreneur since he successfully founded his first companies at the age of 13. He has always questioned the "status quo" and is committed to innovation, disruption and new ideas. As International keynote speaker, consultant for companies and governments & states, lecturer and published digital transformation expert, Benjamin tries to advance the topics of digitalization, digital transformation and innovation internationally.