Списък с над 88 инструмента и софтуерни решения за бизнеса. От решения за проблеми с дистанционната работа и домашния офис до оптимизиране на бизнес процесите и други теми.
Index
Кризата с COVID-19, известен още като вирус Corona, изпрати много хора вкъщи. Но как можете да изградите функциониращ домашен офис? На много компании се налага да преосмислят в кратки срокове и да осигурят на служителите си подходящи инструменти, за да могат да продължат да работят нормално и да останат продуктивни.
Но този списък е ценен не само за краткосрочно използване за компаниите. В по-дългосрочен план тези инструменти и софтуерни решения също могат да бъдат полезни за увеличаване на производителността и за повишаване на ефективността на компанията.
Статия, посветена на инструментите с отворен код за домашен офис и дистанционна работа
Инвентаризация и оценка на нуждите
Мнозина започват да купуват див софтуер и също така го въвеждат безконтролно. Но един от най-важните моменти преди закупуването на този софтуер е инвентара, така че тук има няколко вдъхновения за въпроси за инвентаризацията
- Кои процеси са важни?
- Кои теми са важни за компанията?
- Кои други инструменти се използват често (напр. бели дъски, постери, дъска Kanban и др.)?
- Кои срещи са важни?
- Как комуникираме с клиентите, служителите и доставчиците?
- и т.н.
Също така препоръчваме да започнете с малки стъпки и да не въвеждате цял списък с инструменти. Важни са теми като комуникация, съхранение на данни и може би добре работещ инструмент за управление на проекти. Тук ще намерите списък с най-важните категории, както и най-добрите и най-популярните софтуерни решения за тези категории. Забавлявайте се с разглеждането и намирането!
Инструменти, компании, домашен офис и дистанционна работа
Всички инструменти, софтуерни пакети и решения в списък, които са важни за управлението на екипи, за осигуряване на домашен офис и за ефективна работа от разстояние.
Комуникация
Един от най-важните и най-използвани инструменти за домашния офис и отдалечените екипи, разбира се, е комуникацията. Тук трябва да се прави разлика между различни начини като чат, видео, глас и т.н.
Групови и екипни чатове
Обсъждайте теми заедно и използвайте софтуер за чат, за да обсъждате и обменяте всички вътрешни фирмени въпроси. С един от тези инструменти всяка компания трябва да започне да организира дистанционния екип.
- Chanty – Лесно и бързо за създаване приложение за чат, което съчетава всички необходими функции.
- Glip – Този инструмент свързва различни функции. Всичко е включено – от чат до трансфер на данни и видео комуникация.
- Mattermost – Гъвкава програма за чат с отворен код, която е сигурна и предлага широка функционалност.
- Slack – Това е една от най-популярните програми за чат в бизнес среда. Тя е богата на функционалности и интеграции.
Видео и аудиоконференции
Вероятно един от най-полезните инструменти са видеоконференциите. С тях можете да обменяте информация не само вътрешно, но и с клиенти и т.н. Ще ви покажем кои инструменти за видеоконференции са най-подходящи.
- Amazon Chime – Amazon създаде свои собствени инструменти за видеоконференции с много функционалности, отлично качество на видеото и звука, както и лесно управление.
- BlueJeans – Инструмент за видеоконференции, който работи и с инструменти за съвместна работа.
- Discord – Този всеобхватен инструмент, познат най-вече от сферата на игрите, е най-добрият кандидат за вътрешна комуникация в компанията. Всички устройства имат достъп до него чрез приложения или уеб.
- Freebird – Подобно на Discord и Teamspeak можете да създадете канали, в които лесно да обменяте звук.
- GoToMeeting – Един от по-големите доставчици на видеоконференции, включително с поддръжка на HD.
- Google Hangouts – Инструмент за срещи в реално време от Google с най-високо качество на видеото и звука, който е подходящ и за по-големи групи. Хубава характеристика – не е необходимо да инсталирате нищо, всичко работи в браузъра. Предлага се безплатно.
- Join.me – Безплатен инструмент, с който можете бързо да организирате видеоконференции, споделяне на екрани и др.
- Microsoft Teams – Опростен инструмент на Microsoft, който позволява чат, видеоконференции и др. Разширени функции и е безплатен.
- Portal von Facebook – Също така Facebook разработи свой собствен инструмент за видеоконференции, който съчетава отлично качество и функции.
- Zoom – Един от най-използваните инструменти за видео и уеб конференции в компаниите.
Облак и онлайн съхранение
Много екипи често трябва да работят с едни и същи данни. Съществуват услуги, които автоматично запазват тези файлове и ги разпространяват в другите системи.
- Amazon Web Services – Услугата S3 на Amazon е силно резервирана система от облачни услуги, която ви позволява да съхранявате файлове онлайн и да ги предоставяте навсякъде във вашата компания.
- Box – Кутията е разработена специално за компании. Това се усеща по начина, по който е структуриран, и затова е един от водещите доставчици, освен Google, Microsoft и Amazon.
- DropBox Business – Също така е много добре познат доставчик за лесен обмен на файлове. С помощта на интеграцията файловете могат да се синхронизират директно на компютъра.
- Google Drive / Google GSuite – Имате безплатната версия на Google Drive или получавате пакета GSuite за бизнеса. Чрез GSuite е възможен прост обмен на данни, както и онлайн редактиране.
- Microsoft OneDrive – Има и безплатна частна версия, а иначе с пакета Office 365 получавате допълнителни бизнес функции и повече място за съхранение.
Сътрудничество и взаимодействие
В даден момент всеки екип трябва да намери решения на проблеми заедно. По време на срещите това обикновено се прави с помощта на бели дъски, няколко листа хартия или други възможности. Какви онлайн инструменти са на разположение за сътрудничество, ще покажем тук.
Инструменти за брейнсторминг
Специално за мозъчната атака е важно да се използват няколко основни инструмента, които поддържат различни методи за брейнсторминг.
- A Web Whiteboard – Приложение, което улеснява съвместното рисуване, брейнсторминга и намирането на идеи на споделена бяла дъска. Всичко това е предназначено за сензорни устройства.
- Cardboard – Събирайте карти, например Post-Its, и ги подреждайте в т.нар. карти на историята. По този начин лесно могат да се покажат пътуванията на клиентите или да се организират работните процеси.
- Dropbox Paper – Доставчикът на услуги за онлайн съхранение Dropbox също е разработил вълнуващ инструмент, с който екипите могат да изпускат парата заедно в работното пространство. Определено вълнуващо за всички, които вече използват Dropbox.
- GroupMap – Този инструмент за брейнсторминг е особено подходящ за бързо събиране на идеи, тяхното приоритизиране и последващо използване за генериране на идеи.
- Miro – Това е всеобхватен инструмент, който предлага много възможности за събиране на идеи, за съвместна работа по тях, както и за определяне на приоритетите им. Благодарение на многото възможности за интегриране той е един от най-всеобхватните инструменти.
- Web Whiteboard – Без инсталация, без влизане в системата – инструментът е един от най-лесните за разработване на идеи заедно – просто споделете връзка и всички могат да споделят и обсъждат идеи.
Мисловни карти – Инструменти за мисловни карти
От време на време на всеки се налага да организира по-сложни теми в така наречените „мисловни карти“. Този популярен метод за съвместно генериране на идеи не бива да липсва за Home Office.
- Canva – Въпреки че Canva е по-известна като „онлайн Photoshop“, можете да създавате и съвместни мисловни карти.
- MindMeister – Вероятно е един от водещите доставчици и предлага съответно много функционалности.
- MindMup – Това е безплатен инструмент, който позволява да запазвате всички данни в Google Drive. Просто картографиране на мисли без допълнителни разходи.
- Scapple – Този инструмент прилича повече на лист хартия, върху който създавате мисловни карти една по една и ги свързвате по подходящ начин. Вълнуващ подход.
Вземане на решения
Когато имате разработени идеи, обикновено е трудно да се вземат правилни решения без личен обмен. И тук са разработени някои инструменти, които подпомагат по-добре този процес и също така внасят нови подходи.
- Conteneo – Този инструмент е специално разработен за по-добро решаване на групови решения чрез достигане до същността на проблема.
- The Decider – Инструмент, с който можете да отговорите на няколко прости въпроса, за да вземете по-добри групови решения.
- Mingle – Произхождащ от сферата на гъвкавото управление на проекти, Mingle е чудесен инструмент за вземане на решения в реално време въз основа на данни в реално време.
- WE THINQ – Първоначално разработен като софтуер за управление на идеи и обратна връзка, този инструмент предлага и чудесни функции за вземане на решения.
- Yabbu – Инструмент, разработен специално за отдалечени екипи, който проследява идеите, помага при вземането на решения, измерва напредъка и позволява споделяне дори когато не се виждате.
Съвместно редактиране на документи
Важни са и инструментите, с които можете да работите върху един и същ документ. Това включва бизнес документи, както и оферти, договори и т.н., които трябва да бъдат съгласувани от екипа.
- Confluence – е един от най-големите играчи на пазара за сътрудничество в областта на съдържанието. Използва се от различни големи корпорации и предлага много функции.
- Draft – Инструментът се използва по различен начин. Първоначално всички редактори имат своя собствена версия, а само ако приемете или игнорирате тези промени, оригиналният документ ще бъде променен.
- Etherpad – Това е онлайн редактор с отворен код, който предлага много възможности за съвместно редактиране на документи в реално време.
- Google Docs / Google Sheets и др. – Пакетът на Google е вероятно най-популярният от инструментите в списъка. С Google Docs можете да управлявате документи заедно, с Sheets можете да управлявате електронни таблици, с Notes можете да управлявате бележки и много други.
- Quip – Независимо дали става въпрос за документи, таблици, контролни списъци или дори за чат в екип. Quip съчетава всичко това в един инструмент.
- Xtensio – Улеснено онлайн съвместно редактиране на документи с професионални инструменти за презентации и др.
Wikis
Особено ако документацията и знанията трябва да се записват в компанията, се препоръчва създаването на вътрешнофирмена Wiki.
- Confluence Wiki – Atlassian също е създала уики. Компанията, която стои зад JIRA, HipChat и др., е създала обширен уики инструмент.
- MediaWiki – Уики с отворен код, което компаниите могат да използват и вътрешно. Могат да се управляват много големи обеми от знания – софтуерът се използва и за Уикипедия.
- Nuclino – Лесен начин за създаване на база знания или уики в компанията.
- Tettra – Уики за компании, което има и чудесна интеграция със Slack за бързо събиране на знания.
Управление на задачи и проекти
- Aha! – Особено подходящ за пътни карти. Особено за продукти и стратегии за тяхното управление и изпълнение на пътни карти.
- Asana – Разширен инструмент за управление на проекти, който предлага различни интеграции и функционалности. Един от настоящите пазарни лидери.
- Basecamp – Цялостен инструмент за организиране на екипи, проекти, работа с клиенти и комуникация в рамките на компанията.
- Cage – Софтуер за управление на проекти, но и за съвместна работа, който е специално разработен за агенции, дизайнери и творчески екипи.
- Eylean – Инструмент, който може да се интегрира супер с инструментите на Office. Също така Scrum и Kanban могат да бъдат интегрирани толкова лесно.
- Jira – Един от най-известните инструменти за управление на проекти. Планирането, проследяването, администрирането и гъвкавото управление на проекти са обединени в един инструмент.
- nTask – Интелигентна платформа за управление и разпределяне на задачи. Най-хубавото – тя е безплатна!
- ProofHub – Инструмент за управление на проекти „всичко в едно“, който предлага широк набор от функционалности.
- Smartsheet – Един от най-добрите инструменти за бързо реализиране на идеи. От планиране до проследяване и отчитане.
- Teamwork – Онлайн софтуер за управление на проекти, бюро за помощ и екипни съобщения с широки функционалности.
- Trello – Един от най-известните в този списък. Със списъците и списъците kanban задачите могат да се проследяват, да се споделят в екип и т.н.
- Workplace von Facebook – Споделяне на идеи, мозъчна атака и други инструменти за сътрудничество. Цялостният инструмент на Facebook предлага разнообразни функционалности за управление на компании и проекти.
- ZenHub – Този гъвкав инструмент за управление на проекти е особено подходящ за програмисти, които използват GitHub.
Инструменти за продуктивност
Трябва да се създадат и други инструменти, които осигуряват сигурност, простота и по-голям комфорт в работния ден на домашния офис.
Мениджър на пароли
Особено когато работите с отдалечени екипи или служители в домашния офис, сигурността на паролите е от решаващо значение. Ето най-добрите инструменти за управление на пароли.
- 1Password – Прост и изчерпателен инструмент, който предлага различни функционалности за повишаване на сигурността и паролите.
- Dashlane – Управлявайте паролите автоматично и интелигентно и ги направете достъпни на едно място.
- LastPass – Както подсказва името, тя управлява всички други пароли само с една парола.
- RoboForm – Мениджър на пароли, който управлява централно всички пароли.
- Zoho Vault – Инструментът за управление на пароли от Zoho Suite, който е специално разработен за екипи.
Запис на време
Ако сте зависими от записването на работното време, като например агенции, или ако работите съвместно с външни доставчици на услуги, тогава е препоръчително да въведете софтуер за записване на време.
- Clockify – Безплатен инструмент, който помага за проследяване на времето с помощта на прост инструмент за проследяване на времето и приложение. Неограничен брой потребители са безплатни.
- Harvest – Един от най-известните инструменти за регистриране на работното време на служителите, включително оценки и прозрения.
- Pendolum – Опростен и безплатен инструмент за записване на време, който също така позволява оценки и прозрения.
Автоматизация на процеси и управление на работни потоци
Ако искате да автоматизирате определени процеси, защото в противен случай те биха били твърде изтощителни, тогава има големи възможности от различни производители на софтуер.
- KiSSFLOW – Инструмент за управление на работни потоци и особено на бизнес процеси, който помага за автоматизиране и картографиране на процеси.
- IFTTT – С тази услуга могат да се комбинират различни услуги и да се автоматизират процеси.
- Integrify – Увеличете производителността и подобрете работата с клиентите чрез автоматизиране на определени процеси.
- Pipefy – Опростена платформа, с която екипите могат бързо и ефикасно да картографират процесите.
- ProcessMaker – Функционалността „влачене и пускане“ помага за бързо и лесно картографиране и оптимизиране на бизнес процесите.
- Zapier – Свързване и автоматизиране на приложения и програми в една платформа.
- Zoho Creator – Инструментът Creator на Zoho може да се използва и за автоматизиране на работните процеси и подобряване на рутинните задачи.
Софтуер за обратна връзка
Хората, които работят в домашен офис, обикновено не дават обратна връзка толкова директно, колкото ако бяха в офиса. Различни софтуерни услуги помагат за получаване на обратна връзка онлайн и анонимно.
- 15Five – Лесна и бърза заявка за обратна връзка от служителите.
- Officevibe – Получаване на обратна връзка от служителите и бързо идентифициране на проблемни области.
- Perflo – Подобряване на работата на екипите и идентифициране на възможностите за подобрение.
- Selleo Merit Money Service – Софтуер за управление на обратна връзка между колеги, който позволява на служителите да се поздравяват взаимно, да дават обратна връзка и т.н.
- Videoask – Прост, но ефективен инструмент за искане на обратна връзка.
Други полезни инструменти
За останалите инструменти няма ясна категория, но те са добри и преди всичко прости инструменти, които улесняват работата в домашния офис.
- Apple Sidecar – Просто превърнете iPad във втори екран.
- LibreOffice – Алтернатива на Microsoft Office с отворен код за нулеви разходи.
- Google Drive – Организирайте и споделяйте файлове онлайн.
- Skitch by Evernote – Просто сканирайте бележките директно.
- Teamviewer – Много важно, особено за ИТ поддръжката. Така можете лесно да управлявате компютри от разстояние.
- Todoist – Опростен интелигентен списък със задачи.
- Timezone.io – Просто преглеждайте и управлявайте международните часови зони.
Надявам се, че сте успели да намерите всички инструменти за вашия бизнес. Също така се надяваме, че някои решения ще ви помогнат да направите работата в домашния офис и дистанционната работа по-лесна и по-ефективна.
Comments are closed.